Hvordan legge til sporendringer i Excel-båndmenyen

Etter å ha gjennomgått nyere programvareoppdateringer til visse versjoner av Microsoft Excel sommeren 2017, tildelte Microsoft sporendringer som en eldre funksjon. For å gjøre det enklere å bruke, kan du legge det til på hurtigtilgangsverktøylinjen for å spore hver fil. Alternativt kan du legge til Excel-båndet ved å opprette en ny gruppe og legge den til i denne nye gruppen.

I likhet med Word, oppdaterte Microsoft programmet sitt med inkludering av en ny medforfatterfunksjon for å muliggjøre deling av arbeidsbok på nettet og endringshistorikk blant kolleger, jevnaldrende, venner, familie osv. Delte arbeidsbøker er utviklet for å tillate brukere å få tilgang til og redigere sammen når de får godkjenning.

La oss for eksempel si at du ba noen om å korrekturlese eller samarbeide om et Excel-prosjekt med deg. Det er en ganske grei mekanisme ettersom Excel praktisk talt lar deg markere stavefeil (og har en stavekontroll), sette inn kommentarer i margen osv. elektronisk, og relativt likt som i et Word-dokument.

Det eneste unntaket å merke seg er at Excel vil fremheve de endrede cellene, mens du i Word vil observere endringer i ord og setninger. Det er imidlertid to ting å ta hensyn til før vi begynner.

Hvis Excel-arket ditt inneholder en tabell, nekter funksjonen Spor endringer å fungere i et regneark. For å tillate bruken, må du aktivere " Spor endringer " på arbeidsbøkene ved først å velge den eksisterende tabellen, deretter velge " Design-fanen " og deretter velge " Konverter til området ." Hvis du trenger redigeringer fra andre brukere, må arbeidsbøkene deles på et gjensidig tilgjengelig sted.

På grunn av det faktum at versjonene er forskjellige med hensyn til oppdateringsnivået, kan det hende du ikke kan se denne funksjonen på standardbåndet. Men ikke bekymre deg. Bare legg til " Spor endringer "-knappen til båndmenyen selv ved å følge trinnene nedenfor:

På båndmenyen, bruk musen til å høyreklikke praktisk talt hvor som helst og velg popup-alternativet " Tilpass båndet ".

Fra " Tilpass båndet "-dialogskjermen drar du musen til ruten " Velg kommandoer fra " i det høyre panelet: en " rullegardinmeny / liste " skal vises der du må velge enten " Alle kommandoer ". eller " Kommandoer ikke i båndet ".

Fra den parallelle " Tilpass båndet "-kommandoen kommer du inn i en rullegardinmeny. Denne i seg selv bør settes til " Hovedfaner " allerede i standardmodus (dvs. rullelisten under bør vise hovedfanene på forhånd). Etter denne bekreftelsen klikker du på + -tegnet ved siden av " Gjennomgå " i listen, fortsett å klikke på "Ny gruppe"-valget fra under listen. Dette vil resultere i at det legges til en ny gruppe i delen " Gjennomgang ".

Deretter, for å gi nytt navn til denne nyopprettede gruppen, høyreklikker du ganske enkelt på « Ny gruppe »-linjen, endrer den til det du vil kalle den, og du kan gjerne legge til et ikon hvis du ønsker det. For demonstrasjonens skyld endrer vi den til " Spor endringer ." (Excel vil av seg selv legge til en " Egendefinert "-etikett etter navnet ditt, men bare når det gjelder denne listen.) Hvis du klikker og deretter drar " XYZ Group ", kan du flytte den til et annet område i gjennomgangslisten.

Når du har merket sporendringer-gruppen, fortsett å velge to kommandoer fra kommandolisten tilgjengelig på venstre side:

• " Uthev endringer "
• " Godta / avvis endringer "

For å flytte hver av kommandoene til gruppen, må du klikke på " Legg til "-knappen.

Du vil observere at når New Group nå er på båndet. Deretter må du:

Trykk på kommandoen " Marker endringer ".

" Spor endringer mens du redigerer " vil vises, bruk musen til å klikke og sjekk den. Gjenta for " Uthev endringer på skjermen ."

For å fullføre, klikk " OK ."

Etter at disse oppgavene er fullført, vil hver eneste endring som er gjort i det ønskede Excel-regnearket spores og utheves via en unik blå kantindikator og i øvre venstre hjørne en liten blå trekant som vises i de redigerte cellene. For ytterligere å imøtekomme brukervennlighet, tildeler programmet en annen farge for å identifisere flerbrukerplattformbruk.

Videre, hvis du flytter musepekeren over en allerede redigert celle, får du tilgang til følgende:

• Dato
• Forfatter
• Tidspunktet da dokumentet ble endret
• Popup-sammendrag av sporede endringer, for å se gjennom før du godtar revisjoner gjort permanent.

Du bør merke deg at bare den siste endringen vil bli arkivert og presentert i dette popup-sammendraget.

Nå, etter at hver potensiell redaktør/deltaker har fullført sin del, kan du gå videre til å godta/avvise foreslåtte endringer i oppgaven.

• Klikk på " Gjennomgå " fra den øvre delen av " Ribbon "-menyen og klikk på " Godta / Avvis "-kommandoen.
• Når Excel-popup-vinduet bekreftes på nytt med " Lagre arbeidsboken "-funksjonen, klikker du på " OK ".
• Excel vil merke den originale redigerte cellen og samtidig vise dialogboksen Velg endringer til " Godta eller avslå " ved siden av dette markeringen .
• Du vil være fortrolig med alle gjeldende endringer som gjøres i den viste listen. Fra det nevnte står du fritt til enten å velge den foretrukne redigerte versjonen, eller du kan holde deg til den originale. Velg det som gir mening for deg. Når du har bestemt deg, klikk " Godta " etter å ha valgt den beste versjonen fra listen.
  Men hvis du føler at ingen av de oppførte versjonene faller i smak, gjenta prosessen, men erstatt ved å klikke på alternativet " Avvis ". Etter avgjørelse, etter denne kommandoen, vil markøren automatisk gå videre til neste redigerte celle for videre behandling.
• Hvis endringen du velger må føre gjennom hele regnearket (for eksempel at alle og-tegn endres til et spesifikt format), klikker du på " Godta alle "-knappen. Med denne kommandoen blir alle de valgte redigeringene korrigert og akseptert i det øyeblikket.
• Nå vil du kanskje gå tilbake til å slå av funksjonen " Spor endringer ". For å gjøre det, gå tilbake til " Gjennomgangsgruppen ", og gå til gruppen " Spor endringer ". Klikk på " Marker endringer " og fjern merket i den tidligere avmerkede boksen merket " Spor endringer mens du redigerer ... "