Ar kada nors praleidote svarbų el. laišką, nes gautieji buvo pilni ankstesnių neatsakytų žinučių? Daugelis žmonių tai yra patyrę ir beveik visi žino, kaip blaško penkiasdešimt neskaitytų el. laiškų, kurie reikalauja jūsų dėmesio, kai tik ryte atidarote gautuosius.
Tyrimų duomenimis, darbuotojai net 28 procentus savo savaitės praleidžia skaitydami ir atsakydami į el. Tai daugiau nei ketvirtadalis viso jūsų darbe laiko. Kiek daugiau galėtumėte nuveikti, jei nereikėtų tvarkyti nuolatinės el. laiškų antplūdžio?
Kas yra „Inbox Zero“?
„Inbox Zero“ yra produktyvumo ekspertės Merlin Mann sukurta koncepcija. Nors dauguma žmonių pavadinimo „nulis“ aiškina kaip asmens turimų el. laiškų skaičių, iš pradžių jis nurodė, kiek laiko žmonės praleidžia galvodami apie el. Jei neturite jokių el. laiškų, beveik nieko laiko praleidžiate galvodami apie juos.
Šiame straipsnyje bus paaiškinta, kaip sumažinti neskaitytų el. laiškų skaičių gautuosiuose, naudojant „Gmail“ prieinamus įrankius, ir praktiką, kurią galite pritaikyti savo darbo dieną, padėsiančią sutramdyti gausybę gaunamų el. laiškų. Per dieną.
El. pašto valdymo pagrindai
Pirmas žingsnis siekiant pagerinti el. pašto produktyvumą – uždaryti gautuosius. Tai gali atrodyti priešingai, bet geriau skirkite sau tam tikrą laikotarpį, per kurį galėsite perskaityti el. laiškus ir į juos atsakyti, nei kreiptis į juos, kai jie ateina. Tyrimai parodė, kad terminai, patys nustatyti ar ne, pagerina efektyvumą ir sumažina projekto laiką.
Skirkite penkias minutes kiekvienos valandos pradžioje, o gal dvidešimt minučių dienos pradžioje ir pabaigoje, kad atsakytumėte į el. laiškus . Ištrinkite visus el. laiškus, kurie aiškiai yra šlamštas . Jei atsakyti į el. laišką reikia dviejų minučių ar mažiau, pirmiausia atsakykite į jį.
Jei atsakyti į el. laišką prireiks daugiau laiko, perkelkite jį į specialiai tam skirtą aplanką.
„Gmail“ naudojimas norint pasiekti nulį gautųjų
„Gmail“ yra dažniausiai naudojama el. pašto programa pasaulyje, tačiau dauguma žmonių nesuvokia, kokia iš tikrųjų yra platforma. „Gmail“ gausu įrankių ir tinkinamų parinkčių, kurios suteikia jums puikią galimybę valdyti jo išvaizdą. „Inbox Zero“ tampa daug lengviau pasiekiama, kai pasinaudosite šiais įrankiais.
Naudokite specialias žvaigždes
Visi žino apie galimybę pažymėti el. laišką žvaigždute spustelėjus žvaigždutės piktogramą, bet ar žinojote, kad galima naudoti 12 skirtingų žvaigždučių? Spustelėkite Nustatymai > Žiūrėti visus nustatymus > Bendrieji ir slinkite, kol pamatysite poskyrį „ Žvaigždės “ .
Žvaigždės yra skirtingų spalvų, tačiau yra ir piktogramų, tokių kaip šauktukas, greito sukimosi į priekį rodyklė, varnelė, klaustukas ir mažosios raidės i. Pagal numatytuosius nustatymus aktyvi tik pagrindinė žvaigždutė, bet galite spustelėti ir nuvilkti bet kurią piktogramą į skyrių Naudojama , kad jas suaktyvintumėte.
„Gmail“ bus rodomas tik vienas simbolis. Spustelėkite jį kelis kartus, kad peržiūrėtumėte visas skirtingas pasirinktas žvaigždes. Pasirinkite bent keturis simbolius: standartinę žvaigždutę, raudoną žvaigždutę, mažąsias i raides ir žalią varnelę.
Nustatykite kelis gautuosius ir filtrus
Galbūt jau esate susipažinę su keliais „Gmail“ pasiekiamais skirtukais: „Reklamos“, „Asmeniniai“, „Socialiniai“ ir kt. Eikite į „ Nustatymai“ > „Gautieji “ ir šalia „ Gautųjų tipas“ spustelėkite išskleidžiamąjį laukelį ir pasirinkite Keli gautieji.
Atsiranda nauja skiltis, pavadinta Kelios gautųjų skiltys. Galite pavadinti iki penkių pasirinktinių skilčių, kurias norite peržiūrėti kartu su pagrindiniais gautaisiais, nors dvi yra užpildytos pagal numatytuosius nustatymus. Viena skiltis skirta žvaigždute pažymėtiems el. laiškams, o kita – juodraščiams. Šios skiltys žymimos pagal jų paieškos užklausas, todėl turėsite sužinoti, kaip vadinama kiekviena iš specialių žvaigždžių, kad galėtumėte joms skirti skyrius.
Tai yra kiekvienos žvaigždės pavadinimai:
Paieškos užklausos laukas atpažįsta skirtingus operatorius, todėl galite naudoti komandas OR/AND, kad į tą patį skyrių įtrauktumėte kelias žvaigždutes. Šalia paieškos užklausos lauko yra Skilties pavadinimo laukas. Čia įveskite konkretų pavadinimą, kuriuo norite pavadinti lauką.
Norėdami pasiekti „Inbox Zero“, geriausia nustatyti keletą konkrečių skilčių:
Galite pasirinkti penktąją sekciją pagal savo poreikius, tačiau šios keturios atliks pagrindines užduotis.
Gautųjų nulis
Dabar, kai pakeitėte „Gmail“ nustatymus, laikas imtis veiksmų. Pirmiausia nustatykite filtrus. Įveskite:
| Paieškos užklausa | Skyriaus pavadinimas |
| turi: geltoną žvaigždę | Reikia veiksmų / atsakymo |
| turi: raudoną žvaigždę | Reikia skubaus atsakymo |
| turi: blue-info | Laukiama atsakymo |
| turi: žalias čekis | Deleguotas |
Kai gaunate el. laišką, pirmiausia turite nuspręsti, ar į jį reikia atsakyti, ar jį ištrinti. Jei el. laiškas yra šlamštas arba tiesiog nereikia atsakyti, nedelsdami jį ištrinkite arba suarchyvuokite.
Jei į el. laišką reikia atsakyti ir užtruks mažiau nei dvi minutes, atsakykite į jį. Jei jums reikia daugiau nei dviejų minučių, vieną kartą spustelėkite žvaigždutės piktogramą. Jei el. laiškas yra skubus ir turėtų būti kitas dalykas, į kurį atsakysite, du kartus spustelėkite piktogramą, kad pažymėtumėte raudona žvaigždute.
Kai atsakysite į el. laišką, jei laukiate atsakymo, tris kartus spustelėkite žvaigždutės piktogramą, kad pažymėtumėte ją kaip „Laukiama atsakymo“. Jei gaunate el. laišką, kurį geriau tvarkyti kas nors kitas, persiųskite jį atitinkamam asmeniui ir keturis kartus spustelėkite žvaigždutės piktogramą, kad pažymėtumėte jį kaip „Deleguotas“.
Pasirinkite, kada norite atsakyti į el. laišką, ir sutelkite dėmesį į darbą tik tuo metu. Nurodydami terminus ir terminus el. laiškų tvarkymui, sumažinate gautuosiuose praleidžiamą laiką, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į svarbesnes užduotis. Jei nuspręsite su juo susidoroti valandos pradžioje, pirmiausia sutelkite dėmesį į atsakymą į bet kokius skubius el. laiškus, o tada tvarkykite kitus.
Taikydami šiuos metodus, greitai galėsite visiškai valdyti gautuosius. Jei jau yra netvarka, skirkite pusvalandį per dieną, kad rūšiuotumėte jau turimus el. laiškus ir nustatytumėte, ar jie svarbūs, ar ne. Atsakykite tiems, kuriems to reikia, ištrinkite tuos, kuriems nereikia.
Tai gali užtrukti šiek tiek laiko, bet filtrai , paskirti gautieji ir kiti įrankiai padės pasiekti „Inbox Zero“ – ir sužinosite, kokie metodai geriausiai padeda ten likti.
„Google“ diskas gali būti nemokama vizitinių kortelių kūrimo priemonė, kai to norite. Tai jūsų neaplenks, kaip daro kiti projektavimo įrankiai, pvz., „Adobe InDesign“ ar „Illustrator“, o rezultatai gali būti tokie pat geri.
Ar kada nors susimąstėte, kaip atrodo, kad jūsų „Google Chrome“ diegimas visada atnaujinamas ir atnaujinamas. Tai pasiekiama naudojant pačios „Google Chrome“ įterptuosius procesus, kurie pasiekia „Google“ serverius ir užtikrina, kad jūsų naršyklė būtų pataisyta ir saugi.
Kai ko nors ieškote internete, „Google“ paieška paprastai yra pirmoji jūsų pasirinkta parinktis. Tačiau jei tai konkreti vieta, kurios nuorodų kažkada ieškojote, „Google“ žemėlapių paieškos istorija gali padėti.
Anksčiau naudojau „Google“ įrankių juostą su „Firefox“ ir „Internet Explorer“, nes joje buvo keletas naudingų funkcijų, kurias naudodavau reguliariai, ir ji mane prijungdavo prie „Google“ paskyros. Tačiau tai buvo kaip prieš dešimtmetį.
Jei naudojate įprastas el. pašto programas įmonės aplinkoje, pvz., „Outlook“, tikriausiai esate įpratę nustatyti atsakymą ne biure. Ar žinojote, kad atsakymus ne biure galite nustatyti ir sistemoje „Gmail“.
Jums gali tekti pasiekti kelias svetaines darbui, mokyklai ar moksliniams tyrimams. Nesuprasdami turite tiek daug atidarytų skirtukų, kad negalite rasti norimo, kai jums jo reikia.
Juostinės diagramos gali būti labai naudingos, kai reikia vizualizuoti duomenis. Jie gali rodyti vieną duomenų rinkinį arba palyginti kelis duomenų rinkinius.
„Google“ mano veiklos puslapyje yra sritis, kuri yra ypač naudinga; jūsų vietovių istorija. Tai naudinga, nes suaktyvinta ji seka kiekvieną vietą, kurioje lankėtės nuo tada, kai pirmą kartą pradėjote naudotis „Google“ paskyra mobiliuoju telefonu.
„Google“ nuotraukos yra gera jūsų nuotraukų saugojimo debesyje parinktis, net jei jos neribotos saugyklos dienos baigėsi. 15 GB nemokamos internetinės saugyklos, kurią gaunate naudodami „Google“ paskyrą, dabar dalijamasi keliose programose, pvz., „Gmail“ ir „Google“ diske.
Jei esate „Chrome“ vartotojas, tikriausiai pastebėjote, kad „Flash“ naršyklėje yra užblokuota pagal numatytuosius nustatymus. „Google“ nemėgsta „Flash“ dėl didelių „Flash“ saugos trūkumų, todėl daro viską, ką gali, kad priversti jus nenaudoti „Flash“.
„Google Voice“ yra tikrai naudinga (ir nemokama) „Google“ paslauga, leidžianti skambinti ir priimti skambučius be fiksuotojo ar mobiliojo telefono. Viena iš naudingesnių „Google Voice“ funkcijų yra balso pašto funkcija.
Kai dažnai naudojate „YouTube“, gaunamų rekomendacijų ir pranešimų skaičius gali būti didžiulis, ypač jei užsiprenumeruojate daug kanalų, į kuriuos dažnai įkeliami nauji vaizdo įrašai. Pagal numatytuosius nustatymus, kai užsiprenumeruojate naują kanalą, gausite suasmenintus pranešimus.
Biuro darbuotojai, daugiau nebekentėkite --- jums nereikia valandų valandas praleisti tvankioje posėdžių salėje. Kadangi konferencinio skambučio paslaugos, pvz., „Zoom“ ir „Skype“, lengvai pasiekiamos mobiliuosiuose ir stalinių kompiuterių platformose, dabar lengviau nei bet kada anksčiau užmegzti vaizdo skambutį darbui ar pramogoms, nesvarbu, ar tai būtų skambutis su draugais, ar susitikimas su viršininku.
„Google“ paskyros yra jūsų asmeninio ir profesinio gyvenimo dalis, ypač naudojant vienkartinį prisijungimą (SSO), kuris padeda vienu paspaudimu prisijungti prie beveik bet kurios platformos ar programos. Kartais gali reikėti leisti draugui ar šeimos nariui prieiti prie kompiuterio.
Archyvuodami el. laiškus sistemoje „Gmail“ galite tvarkyti gautuosius neištrindami senų el. laiškų gijų. Jei kas nors atnaujins seną giją atsiųsdamas naują el. laišką, jis vėl bus rodomas gautuosiuose.
Kiekvienas, kuris naudoja „Google“ kalendorių kompiuteryje, turėtų išmokti bent kai kuriuos patogius „Google“ kalendoriaus sparčiuosius klavišus. Panaudosime sparčiuosius klavišus, leidžiančius efektyviau peržiūrėti, naršyti ir dirbti su kalendoriumi.
Naudodami „Google“ dokumentų lentelę galite struktūrizuoti išsamią dokumento informaciją, kad skaitytojai galėtų lengviau pasiekti ir suprasti jūsų pateikiamą informaciją. Užuot formatavę sąrašus ar pastraipas, galite įvesti duomenis į tinklelio formatą, kad vaizdas būtų tvarkingas ir švarus.
Nors „Google“ dokumentai iš tikrųjų nėra skirti piešti, naudotojams, norintiems pridėti formų į savo dokumentus, yra galimybių. Dauguma vartotojų tam naudos „Google“ piešinius „Google“ dokumentų dokumente, tačiau taip pat galite įterpti vaizdus, naudoti pagrindines lenteles ir naudoti specialius simbolius, kad pridėtumėte figūras tekste.
„Google“ naudoja keletą metodų, kad išvengtų nereikalingo srauto piktnaudžiavimo jos paieškos varikliu. Vienas iš būdų, galintis sukelti problemų, yra „Google“ pranešimas apie neįprastą srautą, kurį galite pamatyti, pavyzdžiui, jei per trumpą laiką atlikote per daug paieškų.
„Gmail“ yra patikimas el. pašto paslaugų teikėjas 99 % laiko, tačiau tai nėra be problemų. Viena didžiausių problemų, su kuriomis susidursite naudodami „Gmail“, yra tai, kad negaunate jokių naujų el. laiškų.
Pagal numatytuosius nustatymus „Chrome“ nerodo viso URL. Galbūt jums per daug nerūpi ši detalė, bet jei dėl kokių nors priežasčių jums reikia pateikti visą URL, išsamios instrukcijos, kaip priversti „Google Chrome“ adreso juostoje rodyti visą URL.
2024 m. sausio mėn. „Reddit“ dar kartą pakeitė dizainą. Pertvarkytą dizainą gali matyti stalinių kompiuterių naršyklės naudotojai ir susiaurina pagrindinį sklaidos kanalą, kartu pateikiant nuorodas
Mėgstamiausios citatos iš knygos įvedimas į „Facebook“ užima daug laiko ir yra pilnas klaidų. Sužinokite, kaip naudoti „Google Lens“ tekstui iš knygų kopijuoti į įrenginius.
Priminimai visada buvo pagrindinis „Google Home“ akcentas. Jie tikrai palengvina mūsų gyvenimą. Trumpai apžvelkime, kaip sukurti priminimus „Google Home“, kad niekada nepraleistumėte svarbių darbų.
Kartais, kai dirbate su „Chrome“, negalite pasiekti tam tikrų svetainių ir pasirodo klaida „Pataisyti serverio DNS adresas nepavyko Chrome“. Štai kaip galite išspręsti problemą.
Kaip pakeisti „Netflix“ srautinio vaizdo įrašo paslaugos slaptažodį naudojant pageidaujamą naršyklę arba „Android“ programą.
Jei norite atsikratyti pranešimo Atkurti puslapius Microsoft Edge, tiesiog uždarykite naršyklę arba paspauskite klavišą Escape.
Naršymas internete dažnai atrodo tarsi kelionė į beribį žinių vandenyną, kai mėgstamos svetainės ir tinklalapiai yra žinomi
Naudokite „Microsoft Edge Drop“ ir lengvai bendrinkite failus bei pranešimus tarp įrenginių atlikdami šiuos pradedantiesiems patogius veiksmus.
Sužinokite, kaip paprasta išsaugoti ir bendrinti maršrutus „Google“ žemėlapiuose kompiuteryje ir „Android“. Peržiūrėkite šiuos pradedantiesiems patogius veiksmus.
