Hvernig á að búa til fellilista í Excel: 2 bestu aðferðir árið 2023

Til að gera innsláttarverkefni gallalaus og hröð verður þú að læra hvernig á að búa til fellilista í Excel.

Excel er öflugur gagnaflutningshugbúnaður. Þú getur notað það fyrir persónulegar og faglegar innsláttarþarfir eins og að búa til lista yfir skrifstofuvörur, búa til heimilisvörulista, búa til lager fyrir lítið fyrirtæki eða heimili og margt fleira.

Í hvaða starfi sem er við innslátt gagna verður þú að slá inn lítil gögn eins og nöfn, heimilisföng, magn, staðsetningar, verð, osfrv. Þegar einhver endurskoðar þennan gagnagrunn gæti hann viljað setja inn athugasemdir eins og endurskoðað, endurskoðun í bið, villa fannst o.s.frv.

Ef þú eða starfsmaður þinn byrjar að gera þetta handvirkt mun það taka daga að ná markmiðinu. Þess vegna verður þú að gera sjálfvirkan Excel blaðið þar sem þú tekur gögn. Excel fellilistaskipun er grunn sjálfvirkni sem þú getur notað án þess að læra Visual Basic kóðun fyrir Excel. Lestu áfram til að læra hvernig á að búa til lista í Excel með fellivalmynd.

Hvað er fellilisti í Microsoft Excel?

Hvernig á að búa til fellilista í Excel

Excel fellilisti er gagnaprófunartæki Excel forritsins. Það krefst þess að þú veljir svið eða lista yfir gögn fyrir fellilistann. Notaðu síðan einfaldlega Data Validation skipunina fyrir fellilistann í markreitnum eða reitunum til að fá tillögur um gagnafærslu.

Fellilistar útiloka getgátur frá gagnafærsluverkefninu. Einnig muntu gera engar innsláttarvillur og aðrar villur þegar þú notar Excel fellilistaeiginleikann. Það er líka mest notaða sjálfvirka gagnainnsláttartækið á Microsft Excel.

Hvenær er hægt að nota fellilista?

Hér eru nokkrar aðstæður þar sem þú getur beitt þessari Data Validation skipun:

• Þú ert að búa til gagnagrunn á Excel og þú þarft að gagnainnsláttarstjórarnir slá inn gögnin sem þú þarft, ekkert sorp.
• Þú vilt að rekstraraðilar gagnainnsláttar noti aðeins flokkuð gögn þegar upplýsingar eru færðar inn í Excel vinnublað.
• Þú ert að búa til ókeypis eyðublöð á netinu eða án nettengingar í Excel og þú vilt að notandinn slær inn gögn sem eru aðeins tiltæk á eyðublaðinu og ekkert annað.
• Gagnagrunnurinn þinn inniheldur endurtekin nöfn, símanúmer, heimilisföng osfrv. Einnig, allt eftir þessum gögnum, greiðir þú reikninga eða reikninga. Þess vegna er nákvæmni mjög mikilvæg fyrir verkefnið. Í slíku tilviki verður þú að nota fellilista í Excel.
• Þú ert að búa til Excel blað fyrir heimilisbirgðir og þú vilt að fjölskyldumeðlimir skrái aðeins inn úr leyfilegum lista yfir hluti.
• Gagnainnsláttarteymi þitt elskar að nota flýtilykla mikið og fyrir þetta bjóða Excel fellilistar upp á óviðjafnanlega þægindi.
• Þú ert að búa til gagnagrunn fyrir skrifstofuvörur eða innkaupabeiðnir og þú vilt aðeins að starfsmenn búi til innkaupabeiðnir fyrir fyrirfram samþykkt ritföng, upplýsingatæknibúnað eða fylgihluti.

Hvernig á að búa til fellilista í Excel: Notaðu gagnasvið

Það eru tvær leiðir til að búa til lista í Excel með fellilistanum. Einn notar fyrirfram stillt gagnasvið og annar slær inn valkostina handvirkt. Finndu fyrir neðan skrefin fyrir sjálfvirkustu fellivalmyndina í Excel:

• Búðu til nýtt vinnublað í Excel og nefndu það Database .
• Búðu til dálkhaus í reit A1 í samræmi við gerð eða annað nafn sem þú vilt. Til dæmis er ég að gefa fellivalmyndinni dálkhaus IT Vélbúnaður í þessari kennslu .
• Nú skaltu afrita og líma gögn annars staðar frá eða sláðu inn handvirkt til að fylla frumurnar fyrir neðan dálkhausinn með hlutum sem þú vilt í fellivalmyndinni.
• Ég er að slá inn beiðni um kaup á upplýsingatæknibúnaði eins og Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU, og svo framvegis.

Hingað til hefur þú búið til gagnagrunninn sem Excel Data Validation skipunin mun sýna valmöguleika eða valmöguleika á fellilistanum. Nú skulum við búa til raunverulegan fellilista með því að fylgja skrefunum sem nefnd eru hér:

• Veldu reitinn þar sem þú vilt búa til fellilista í Excel.
• Smelltu nú á Gögn flipann á Excel borði valmyndinni .
• Í Data Tools skipanahlutanum, smelltu á Gögn Validation fellilistaörina.
• Samhengisvalmynd opnast með nokkrum valkostum. Veldu Gagnaprófun .
• Nú ættir þú að sjá Data Validation stjórnatólið á vinnublaðinu þar sem þú vilt bæta við fellilista fyrir Excel.
• Það inniheldur þrjá flipa. Þetta eru inntaksskilaboð, stillingar og villuviðvörun.
• Smelltu á Stillingar .
• Undir valmöguleikanum Staðfestingarskilyrði , smelltu á fellilistann fyrir neðan valmyndina Leyfa .
• Veldu Listi úr fellilistanum.
• Sjálfgefið er að hakað sé við fellivalmyndina In-cell og Hunsa autt gátmerki. Ef ekki, athugaðu þá.
• Smelltu á upp örina í reitnum Uppruni . Gagnaprófunarglugginn mun nú minnka í þunnt strik með auðum reit.
• Farðu í gagnagrunnsvinnublaðið og veldu reitsviðið í Excel fellilistanum.
• Veldu auða reiti fyrir neðan síðasta atriðið. Það mun hjálpa þér að stækka listann án þess að breyta upprunanum aftur.
• Excel mun sjálfkrafa fylla út upprunagögnin fyrir fellilistann. Þú þarft bara að smella á örina niður á þunnu gagnaprófunarstikunni .
• Þú ættir nú að sjá stækkaða gagnaprófunargluggann aftur. En að þessu sinni muntu sjá upprunagagnasvið í Upprunareitnum .
• Smelltu bara á OK og þú ert tilbúinn.

Til hamingju! Þú hefur búið til fyrsta fellilistann þinn í Excel. Nú skaltu einfaldlega afrita þetta hvar sem er annars staðar þar sem þú þarft að sýna sömu hlutina þegar starfsmaður eða einhver annar notandi fyllir upp gögn í gagnafærslublaði.

Þú gætir viljað læsa gagnagrunnsvinnublaðinu þannig að enginn geti gert neinar breytingar á listanum yfir valmöguleika í fellilistanum í gagnafærsluvinnublaðinu. Fylgdu þessum skjótu skrefum til að tryggja listaatriði:

• Veldu reitsviðið sem þú þarft að læsa.
• Hægrismelltu og veldu síðan Format Cells .
• Farðu í flipann Verndun og merktu við læst valkostinn.
• Smelltu á Í lagi til að beita breytingunum á Format Cells .
• Farðu nú í Review flipann á Excel borði.
• Veldu Protect Sheet táknið.
• Sláðu inn lykilorð í auða reitinn í glugganum Protect Sheet .
• Sláðu inn lykilorðið aftur og Excel mun læsa vinnublaðinu fyrir fullt og allt.

Héðan í frá getur enginn breytt atriðum í fellivalmyndinni.

Hvernig á að búa til fellilista í Excel: Notaðu listaatriði

Ef þú vilt stutta fellivalmynd, eins og Já/Nei, Endurskoðað/Ekki endurskoðað, Úthlutað/Opið, Lokið/Ólokið, o.s.frv., geturðu notað handvirka listann í stað gagnasviðsaðferðarinnar. Það sparar tíma. Hér er hvernig þú getur búið til fellilista í Excel með því að nota listaatriði:

• Smelltu á reit til að fylla út fellivalmynd.
• Veldu Data Validation frá Data flipanum í borði valmyndinni.
• Undir valmyndinni Leyfa , smelltu á Listi .
• Nú skaltu einfaldlega slá inn lista yfir hluti í upprunareitinn .
• Gakktu úr skugga um að þú aðgreinir hvert atriði með kommu.
• Smelltu á Í lagi til að nota fellilistann.

Þetta er auðveldasta og fljótlegasta aðferðin til að búa til einfaldan fellilista í Excel. Hins vegar er fyrsta aðferðin áreiðanlegri þegar þú notar fellilista í ríkum mæli.

Hvernig á að búa til fellilista í Excel: Sýnir inntaksskilaboð

Tómur fellilisti segir kannski ekki mikið við gagnafærslur. Þú þarft að bæta við sérstökum leiðbeiningum, svo þær geri ekki mistök. Svona geturðu bætt leiðbeiningaskilaboðum við fellilista í Excel:

• Smelltu á hvaða reit sem er sem inniheldur virka Data Validation skipun .
• Farðu nú í Gögn flipann > Gagnamatsprófun > smelltu á Gagnaprófun .
• Smelltu á Innsláttarskilaboð flipann í glugganum Gagnaprófun .
• Sláðu inn lítinn texta fyrir titilinn og síðan ítarleg skilaboð í reitinn Innsláttarskilaboð .
• Smelltu á Í lagi til að beita breytingunum.

Nú þegar notandi velur reit með virkum fellilista Gagnaprófunarskipun, munu þeir sjá skilaboð um hvernig eigi að fylla reitinn með því að nota atriði úr fellilistanum.

Hvernig á að búa til fellilista í Excel: Birta villuviðvörun

Ef einhver gerir villu við notkun fellilistanna á Excel gagnafærslublaðinu þínu geturðu líka sýnt villuboð. Þetta mun tryggja að notandinn grípi til aðgerða til að leysa villuna og sleppir ekki reitnum. Hér eru skrefin til að virkja Birta villuviðvörun:

• Fylgdu skrefunum sem nefnd voru áðan þar til þú færð gagnaprófunargluggann .
• Veldu nú villuviðvörun flipann .
• Veldu villustíl úr þremur valkostum: Stöðva, Viðvörun og Upplýsingar.
• Sláðu síðan inn stuttan texta fyrir titil villuviðvörunarinnar .
• Sláðu nú inn ítarleg skilaboð í villuboðareitinn .

Frábær vinna! Með virkjaðri Birta villuviðvörun mun vinnublaðið sýna villuglugga ef einhver skrifar eitthvað annað en atriðin sem nefnd eru í fellilistanum í Excel.

Fellilisti í Excel: Lokaorð

Nú veistu hvernig á að búa til lista í Excel með fellivalmynd á tveimur mismunandi aðferðum. Þú getur prófað leiðir til að búa til Excel fellilista og búa til gagnafærslueyðublöð til að hjálpa starfsmönnum þínum.

Þú getur líka búið til leiðandi heimilisvörulista fyrir matvörur, vélbúnað, fatnað, tól og fleira með því að nota fellilista í Excel.

Ekki gleyma að kommenta hér að neðan ef þú þekkir aðra flotta leið til að búa til fellilista í Excel.

Næst skaltu læra að  birta línur eða dálka í Excel  og nokkur  Excel dagatalssniðmát fyrir hvaða ár sem er .