Vertu sérfræðingur á Microsoft Teams fundum með þessum fimm bestu starfsvenjum

Því meiri tíma sem þú eyðir í Teams, því mikilvægara verður að reyna að nýta alla þá eiginleika sem þér standa til boða innan þjónustunnar. Hér er yfirlit yfir nokkra af þessum eiginleikum og bestu starfsvenjur Teams.

Þokaðu bakgrunninn þinn eða notaðu bakgrunnsmyndir:  Þetta hjálpar til við að vernda friðhelgi þína á fundum með því að leggja aðeins áherslu á andlit þitt.

Notaðu heyrnartól til að fá betri upplifun: Þetta hjálpar til við að tryggja að þú fáir bestu hljóð- og hljóðnemagæði meðan á fundi stendur.

Skipuleggðu fundina þína með tímasetningaraðstoðarmanninum: Þetta tryggir að þú og samstarfsmenn þínir séu á sömu síðu og að það séu engir tímasetningarárekstrar.

Taktu minnispunkta með fundarglósum í Teams: Þessi innbyggði Teams eiginleiki hjálpar þér að forðast að þurfa að flakka á milli mismunandi forrita.

Taktu upp fundina þína: Með leyfi frá vinnufélaga þínum, gerir þetta þér kleift að hafa afrit af fundinum til framtíðar.

Nú meira en nokkru sinni fyrr ertu líklega að eyða meiri tíma í fundi í Microsoft Teams. Hins vegar, því meiri tíma sem þú eyðir í Teams, því mikilvægara verður að reyna að nýta alla þá eiginleika sem eru í boði fyrir þig, svo þú getir fengið óaðfinnanlega upplifun. Hér er yfirlit yfir nokkra af þessum eiginleikum og nokkrar bestu starfsvenjur til að nýta svo þú getir orðið sérfræðingur á fundum í Microsoft Teams.

Æfing 1: Þokaðu bakgrunninn þinn eða notaðu bakgrunnsmyndir

Fyrsta besta æfingin á listanum okkar er sú sem er augljósust og vinsælust við núverandi aðstæður. Það er að nota hæfileikann til að óskýra bakgrunninn þinn í Team s eða nota bakgrunnsmyndir.

Með þessari bestu venju geturðu haldið fundinn þinn nánast hvar sem er og dulbúið hvað sem gerist í bakgrunninum í kringum þig. Reyndar, þökk sé eiginleikanum, munu Teams aðeins leggja áherslu á andlit þitt og fela allt annað. Vertu bara meðvitaður, það notar gervigreind og virkar aðeins með mönnum. Svo gætirðu viljað fara svolítið varlega ef loðnir vinir þínir eru í bakgrunni.

Það eru nokkrar leiðir til að gera bakgrunninn óskýran eða nota bakgrunnsmynd í Teams. Þú getur gert þetta fyrir fundinn eða á meðan á fundinum stendur.

Fyrir fundinn, á þátttökuskjánum, viltu smella á ferningaboxið vinstra megin við PC Mic og hátalara undir myndbandsstraumnum þínum. Þaðan sérðu valkost fyrir bakgrunnsstillingar. Þú getur valið þann fyrsta, sem segir Blur. Eða ef þú vilt annan bakgrunn geturðu valið einn af listanum. Straumurinn þinn mun breytast í þann bakgrunn sem þú vilt og þegar þú ert búinn geturðu lokað bakgrunnsstillingarglugganum með X.

Til að gera bakgrunn þinn óskýr á meðan á fundinum stendur skaltu smella á tímabilin þrjú ( . . . ) efst í fundarglugganum. Síðan, þaðan, smelltu á Notaðu bakgrunnsáhrif. Þú getur síðan valið einn af listanum og smellt á Apply. 

Æfing 2: Notaðu heyrnartól til að fá betri upplifun

Næst er æfing sem vinnufélagar þínir kunna að meta: að nota heyrnartól . Með þessari æfingu munt þú endar með meiri gæði símtals í Teams. Þú þarft ekki að hafa áhyggjur af því að vinnufélagar heyri ekki í þig eða þú heyrir ekki í þá. Hér er hvernig þú getur sett upp einn í Teams.

Til að nota heyrnartól með Teams skaltu bara ganga úr skugga um að það sé tengt við eða tengt tækinu þínu, annað hvort með Bluetooth eða heyrnartólstengi. Þegar þú hefur tengt þig þarftu að ganga úr skugga um að Teams sé rétt stillt fyrir höfuðtólið. Aftur, það eru tvær leiðir sem þú getur gert þetta, annað hvort fyrir fundinn á tengingarskjánum eða á meðan á fundinum stendur úr valmyndinni.

Fyrir fundinn geturðu stillt stillingarnar með því að smella á PC Mic og hátalara hnappinn undir myndbandsstraumnum þínum. Þegar þú hefur gert það muntu sjá Tækjastillingar skjóta upp kollinum. Vertu viss um að skoða kaflana fyrir hátalara og hljóðnema. Smelltu á örina niður og veldu heyrnartólið þitt af listanum fyrir bæði hátalara og hljóðnema. Lokaðu síðan glugganum með X.

Á fundinum geturðu skipt yfir í höfuðtólið þitt með því að smella á tímabilin þrjú ( . . . ) efst á skjánum og velja Tækjastillingar. Þaðan muntu geta valið sömu stillingar og við lýsum hér að ofan. Þegar því er lokið skaltu loka glugganum með X.

Það er athyglisvert að þú getur líka notað Hringja prufukímtal eiginleikann hér líka, til að tryggja að allt virki rétt áður en þú ferð á fund.

Æfing 3: Skipuleggðu fundina þína

Eitt af því versta við fundi er að vera dreginn í einn á allra síðustu mínútu eða sekúndu. Þess vegna mælum við með því að skipuleggja og fínstilla fundina þína sem bestu starfsvenjur. Þú getur gert þetta með tímasetningaraðstoðarmanninum í Microsoft Teams. Hér er sýn á hvernig á að nota það.

Smelltu fyrst á dagatalstáknið í hliðarstikunni í Teams. Þaðan, smelltu á flipann Tímasetningaraðstoðarmaður efst. Frá þeim flipa muntu geta skipulagt fund miðað við framboð vinnufélaga þinna. Þú getur bætt við staðsetningum, þátttakendum og svo miklu fleira. Þegar þú bætir við þátttakendum munu vinnufélagar þínir birtast sem annað hvort tiltækt ekki tiltækt eða óþekkt. Aðstoðarmaðurinn sækir upplýsingar úr Outlook dagatali vinnufélaga þíns til að fylla þetta út. Þú munt sjá áætlunarskjá sem sýnir þegar áætlaða fundi þeirra í fjólubláu. Þú getur líka flett í gegnum daga og klukkustundir til að finna þann tíma sem hentar öllum.

Þessu tengt er hæfileikinn til að deila dagskrá fundarins. Þú getur gert þetta þannig að vinnufélagar þínir og allir á fundinum verði á sömu síðu. Þegar þú býrð til netfund sérðu þetta í semja reitnum. Þú munt geta sett dagskrána þína hér og hún mun birtast í boðspóstinum.

Æfing 4: Skrifaðu fundarglósur

Hvað gerist ef þú ert á miðjum mikilvægum fundi en vantar leið til að skrifa athugasemdir? Þú heldur að þú þurfir að nota Microsoft Word eða annað forrit, en vissir þú að Teams hefur líka sinn eigin fundarglósur ?

Þetta er ein af öðrum bestu starfsvenjum okkar fyrir fundi í Teams. Ástæðan afhverju? Glósur verða vistaðar sem hluti af fundinum sjálfum og geta farið hvert sem er með þér og verða vistaðar síðar eða til að deila með vinnufélögum þínum.

Til að nota eiginleikann skaltu taka þátt í fundinum eins og venjulega og smella síðan á (. . . ) hnappinn fyrir fleiri aðgerðir og síðan fundarskýringar. Þú ættir þá að sjá fundarskýrsluglugga spretta upp. Þaðan viltu smella á Taktu minnispunkta. Þetta mun síðan gefa þér fullan aðgang að sniðstiku, með feitletrun, skáletrun, auðkenningu og sumu öðru sem þú ert vanur í Microsoft Word. Þú getur líka búið til nýjan hluta með (+) hnappinum líka.

Þegar fundinum er lokið geturðu nálgast athugasemdirnar þínar úr spjallinu. Það ætti að vera valkostur sem segir Sýna athugasemdir á öllum skjánum. Smelltu á það til að skoða athugasemdirnar.

Æfing 5: Taktu upp fundina þína (með leyfi auðvitað!)

Síðasta á listanum okkar yfir bestu starfsvenjur er að taka upp fund í Teams. Eitt af því versta á fundum er þegar þú þarft stöðugt að biðja vinnufélaga þína um að endurtaka hlutina aftur og aftur vegna þess að þú tókst ekki að ná því niður eða skrifa athugasemdir. Jæja, ef þú hefur samþykki allra aðila á fundinum geturðu í raun tekið upp fund í beinni, eins og gengur og gerist, til að tryggja að þú getir fengið afrit af fundinum til viðmiðunar síðar.

Til að taka upp fund geturðu smellt á punktana þrjá ( . . . ) efst á skjánum og síðan á Start Recording hnappinn. Þaðan sérðu fyrirvara um að verið sé að taka upp fundinn. Þú getur hunsað það, þetta er bara fyrir öryggi vinnufélaga þíns. Þegar fundinum er lokið og þú ert tilbúinn að hætta geturðu smellt á sömu valmyndina og valið Hætta upptöku.

Þegar upptöku er lokið færðu tölvupóst sem lætur þig vita að hún sé fáanleg í Microsoft Stream. Þú getur smellt á þennan hlekk í tölvupóstinum til að fá aðgang að honum og jafnvel hlaðið niður skrá, svo þú getir skoðað hana án nettengingar.

Skoðaðu önnur ráð okkar

Þó að áhersla þessarar greinar hafi verið nokkrar af bestu starfsvenjunum fyrir Teams fundi, þá er margt fleira að vita um Microsoft Teams. Undanfarna mánuði höfum við kafað dýpra í Teams. Meðal efnis er hvernig á að keyra mörg tilvik af Teams , hvernig á að nota Bots , stjórna tilkynningum og margt fleira. Skoðaðu fréttamiðstöðina okkar hér til að fá meira og láttu okkur vita ef þú ert með eigin brellur og ráð frá Teams með því að senda okkur athugasemd hér að neðan.