Svi savjeti za poboljšanje iskustva krajnjeg korisnika Microsoftovih timova

Ako ste Teams administrator, prvak ili napredni korisnik, dio vaše uloge vjerojatno će pomoći u poboljšanju iskustva krajnjeg korisnika Microsoft Teamsa.

Dovraga, čak i ako ste prijateljska osoba koja želi da ljudi produktivnije koriste svoje alate, poželjet ćete to učiniti.

U ovom postu prolazimo kroz neke ključne alate i značajke za poboljšanje korisničkog iskustva Microsoft Teams:

1 – Započnite s planom usvajanja

Izrada plana usvajanja za korisnike vrlo se razlikuje od izrade plana usvajanja za cijelu organizaciju.

Počnite s identificiranjem zašto želite koristiti Microsoft Teams. Zatim prenesite plan, put do usvajanja i koristi svojim dionicima. Zauzvrat, te informacije moraju prenijeti svojim korisnicima.

Kako napredujete kroz uvođenje, redovito informirajte sve zainteresirane strane. Ako svi znaju što se događa (i kada), to neće biti toliko iznenađenje.

Na putu će puno ljudi tražiti tehničke materijale, materijale za učenje i usvajanje.

Možete, naravno, izraditi svoje na temelju vlastitih nijansi. Na raspolaganju je i mnogo postojećih Microsoftovih materijala.

Obavezno uključite materijale za obuku kao što su putevi učenja za Microsoft 365, obuka o iskustvu krajnjeg korisnika za Microsoft Teams pod vodstvom instruktora i webinare koje vode Azure inženjeri za obuku ulaznica za podršku.

Također ćete morati komunicirati kako želite da krajnji korisnici podignu karte kada nešto krene po zlu. Posljednje što vam treba je začepljena pristigla pošta nakon što implementirate Teams.

Ako želite da se ulaznice prikupljaju putem centraliziranog portala, možete koristiti usluge Azure. Međutim, prvo istražite planove podrške.

2 – Osobne prilagodbe dostupne u Microsoft timovima

Nakon što vaš tim bude ugodan u svakodnevnom korištenju Teamsa, važno je dodati osobni dodir.

Na primjer, postoji mnoštvo značajki pristupačnosti Microsoft Teams koje čekaju da budu otkrivene. Ali oni će ostati nepoznati osim ako o njima obavijestite svoje korisnike.

Značajke pristupačnosti uključuju:

• Prijevod chata: Ako se maternji jezik vaših kolega razlikuje od vašeg, onda je ovo koristan alat. Ugrađeni prijevod poruka pomaže svima da budu svoji i da i dalje učinkovito komuniciraju.

• Glasovne poruke: neke duge poruke najbolje je prenijeti glasovnim porukama jer im maniri mogu pomoći u kontekstu i tonu. Također, pisac s artritisom ili karpalnim tunelom također će smatrati ovaj alat korisnim jer mogu manje tipkati. Jednostavno držite ikonu snimanja, govorite u mikrofon i pustite kada završite sa snimanjem.

• Uključite TTY način rada: Ovo je još jedna značajka koja će pomoći osobama s oštećenjem govora ili nagluhim sluhom. Da biste uključili Teletypewriter (TTY), slijedite ovaj imenik nakon što kliknete na svoju profilnu sliku – Postavke > Pozivi.

• Naslovi uživo: dohvatite titlove u stilu titlova u stvarnom vremenu na sastancima Teams.

Snimite ih i za kasniju upotrebu.

Najprije provjerite je li Stream pokriven vašom licencom za Microsoft 365.

Uključite snimanje titlova uživo kada se prijavite na Stream. Odaberite svoj videozapis i kliknite na tri točke da biste otvorili izbornik opcija.

Označite okvir "Automatsko generiranje datoteke s natpisima".

• Tamni način rada: ova je značajka uvedena u Teams 2018. i korisna je za smanjenje naprezanja očiju i održavanje fokusa.

Kliknite gumb s tri točke i otvorite Postavke. Odmah u odjeljku Općenito, možete vidjeti tri izbora: Zadani, Tamni i Visokokontrastni sustavi osvjetljenja.

Drugi ključni dio prilagodbe u timovima je vrsta i učestalost obavijesti koje primate. 

Frekvencija? Tako je!

Iako se ništa ne može učiniti u vezi s brojem poruka koje vam ljudi šalju (iako više o tome kasnije), možete prilagoditi kada i kako primate obavijesti.

3 – Najbolji primjeri iz prakse za obavijesti timova

Možda ćete biti zabrinuti zbog obavijesti ako upravljate s nekoliko timova i kanala na svom Teams računu.

Ili ste možda samo član ovih timova i kanala.

Preopterećenje obavijestima i umor od obavijesti stvarne su stvari koje mogu utjecati na vaš izlaz ako se njima ne upravlja pravilno.

Dakle, kako možete upravljati timovim obavijestima?

To je lako:

• Izradite prilagođene postavke obavijesti: to uključuje isključivanje obavijesti o praćenju i podešavanje vaših redovitih obavijesti tako da uključuju samo određene stvari kao što su osobna @spominjanja, odgovori na razgovore koje sam započeo itd.

• Ostavite projekte koji više ne trebaju vašu uključenost: vjerojatno postoje timovi ili kanali koji nisu relevantni za vas ili posao koji obavljate. Očistite nered napuštanjem ovih projekata.

4 – Kada koristiti grupne razgovore u odnosu na kanale

Nakon što odaberete kanale na kojima trebate biti i razvrstate svoju strategiju obavijesti, važno je znati kada je najbolje koristiti grupne razgovore, a kada su kanali prikladniji.

Za korisnike koji su novi u platformama za suradnju kao što je Teams, morate imati na umu da je ovo potpuno novo iskustvo. Microsoft Teams  nije  platforma u stilu instant messengera kakvu su možda navikli koristiti.

To može biti tako jednostavno ako želite, ali može biti mnogo više za suradnju vaših timova.

Grupni razgovori proširenje su razgovora jedan na jedan za uključivanje drugih kolega. Ovdje svi članovi grupe Teams mogu dijeliti poruke, GIF-ove, emojije, naljepnice, pa čak i dogovarati sastanke.

Međutim, ako trebate produžiti suradnju, sve to možete organizirati u kanalima Teams. Dvije važne značajke razlikuju Teams kanale od grupnih chatova:

Niti poruka: Razgovori u grupnim razgovorima mogu postati neuredni i izgubiti sadržaj preko vremena. Međutim, na kanalima članovi tima mogu pratiti poruke u kontekstu u kojem su objavljene.

To je moguće putem niti poruka koje sažimaju razgovore u jedan blok za razgovor. Možete vidjeti sve odgovore, a možete @ spomenuti nekoga ispod odgovora u niti.

2. Datoteke: Za razliku od uobičajenih grupnih razgovora, kanali imaju karticu datoteka. Ovo je izvrsno za suradnju na dokumentima, a svaka datoteka koju prenesete sinkronizira se i sa SharePointom.

5 – Prednosti niti poruka

Jedna od najvećih prednosti korištenja kanala u odnosu na grupne razgovore je da dobivate pristup nitima poruka.

Sve je u jednostavnosti suradnje, zar ne?

Uostalom, zato su dobar plan usvajanja i rješavanje preopterećenja obavijestima na vrhu našeg dnevnog reda.

Ali čak i dok radite, niti poruka su također izvrstan alat za optimizaciju iskustva krajnjeg korisnika Microsoft Teams.

Niti daju kontekst vašoj poruci, pokazujući s kim razgovarate. 

Prednosti visoke razine uključuju:

• Teme čuvaju smisleni kontekst i organiziraju razgovore.
• Nit potiče otvorenu raspravu o temama, bez ometanja drugih.
• Teme vam daju način da dobijete više jasnoće, bez pokretanja novog DM-a.
• Vaše niti olakšavaju praćenje informacija gledanjem određenih razgovora.
• Niti čuvaju kanale s najavama od dodatnog nereda.
• Niti su ljepljive. Kada podijelite poruku, dijele se i odgovori u nizu.

Točnije, s nitima poruka dobivate asinkronicitet u porukama u timovima.

To znači da se poruke na kanalu ne moraju sinkronizirati – ne morate odgovarati na sve poruke u stvarnom vremenu.

Čak i ako su vaše obavijesti potpuno isključene, možete se vratiti na nit razgovora kako biste vidjeli nova ažuriranja. U grupnom razgovoru obično biste bili zabrinuti da biste mogli izgubiti pojam o tome što se događa kada niste u grupi.

To znači da ćete imati više vremena da se usredotočite na druge stvari i da ćete i dalje biti u tijeku.

6 – Što možete učiniti s mobilnom aplikacijom Teams

Mnogi ljudi će koristiti Teams u pokretu. Umjesto da moraju izvlačiti prijenosno računalo svaki put kada trebaju razgovarati s nekim u uredu ili kod kuće, umjesto toga mogu koristiti mobilnu aplikaciju Teams.

Neki  od vaših korisnika mogu na kraju koristiti mobilnu aplikaciju jer preferiraju iskustvo nizanja poruka u korisničkom sučelju za mobilne uređaje.

Evo još nekih zgodnih značajki mobilne aplikacije Teams:

Brzi pokreti prelaskom prstom: Izbrišite svoj feed aktivnosti od obavijesti kada označite poruke kao pročitane ili nepročitane samo jednim prelaskom prsta.

Tihi sati i mirni dani: Zabilježite određene sate i dane kada ćete uzimati PTO. Time ćete isključiti obavijesti za to vrijeme.

Kliknite svoj profil, a zatim Obavijesti. U segmentu Blokirane obavijesti kliknite Tijekom mirnog vremena.

Ovdje ćete imati mogućnost isključivanja i uključivanja Tihi sati i Tihi dani, kao i samostalnog prilagođavanja daljnjih postavki.

Integrirani uredski objektiv: jednostavnost snimanja fotografija već je dobra značajka.

Međutim, Office Lens integriran je u mobilnu aplikaciju Teams tako da ga automatski prepoznaje kada snimite ploču ili dokument.

Koji god medij bio, Office Lens će automatski optimizirati sliku, što možete s tekstom ili crtežima.

Promijenite redoslijed donje trake: možete povećati pristupačnost svojim najposjećenijim karticama u timovima tako da promijenite redoslijed navigacijske trake.

Kliknite ikonu s tri točke u nastavku i vidjet ćete opciju za povlačenje prozora Uredi navigaciju u puni prikaz. Zatim možete promijeniti redoslijed kartica kako bi bolje odgovarale vašim željama.

Jednostavan prijelaz s mobitela na prijenosno računalo: prebacite konferencijske pozive i obavijesti između prijenosnog računala i mobilnog uređaja u stvarnom vremenu.

Ako trebate biti u pokretu, ali ste u konferencijskom pozivu, možete se prebaciti na svoj mobilni uređaj, bez prekidanja sastanka.

Također možete postaviti obavijesti za svoj mobilni uređaj da se isključi nakon što se prijavite u Teams na radnoj površini, što smanjuje preopterećenje obavijestima.

7 – Interoperabilnost poruka

Kada razgovarate samo s ljudima u timovima, nema potrebe za drugom aplikacijom. 

Ali što se događa kada radite s izvođačem koji koristi Slack? Ili klijent koji inzistira na korištenju Webexa?

Najčešći scenarij? Preuzmite njihovu aplikaciju kako biste bili sretni.

Ali što to za vas znači? Stalno prebacivanje između aplikacija za upravljanje vanjskim kontaktima.

Interoperabilnost poruka je proces spajanja ovih aplikacija zajedno kako biste mogli poslati poruku iz Microsoftovih timova svom vanjskom kontaktu na Slacku ili Webexu.

Interoperabilnost poboljšava internu komunikaciju i omogućuje istinsku međukompanijsku suradnju.

Ako vaš tim radi s ljudima koji koriste softver za suradnju koji se razlikuje od vašeg, interoperabilnost će vam uštedjeti glavobolju zbog upravljanja svakom zasebnom platformom, uključujući obavijesti i integracije.

Jednostavno komunicirate s njima, bez napuštanja mjesta gdje jeste. To oslobađa vrijeme koje biste izgubili na upravljanje drugim platformama.

Više fokusa znači bolju komunikaciju i bolju produktivnost za vaš tim.

Interoperabilnost između najpopularnijih platformi za suradnju danas je jednostavna uz Mio. Ako je Mio instaliran na vašem zakupcu za Teams, možete poslati poruku bilo kojem članu svog tima i uživati ​​u značajkama i integracijama na koje ste već navikli.

Instalirajte Mio na Microsoft Teams

Mio je jednostavan za postavljanje:

• Sinkronizirajte sve aplikacije za chat koje vaši timovi koriste stvaranjem Mio Huba
• Članovi tima u vašem Mio Hubu mogu odmah razgovarati u DM-ovima ili grupama s članovima na drugim platformama
• Dijeljenje datoteka, poruke u nizu, reakcije i mogućnost uređivanja i brisanja poruka su podržani
• Novi kanali ili prostori na koje je zaposlenik pozvan bit će sinkronizirani na primarnoj platformi za chat koju žele koristiti.

Da biste saznali više o interoperabilnosti platforme za chat Mio, posjetite m.io.

8- Video interoperabilnost

Videopozivi između članova tima jednako su bitni kao i slanje poruka u timskoj suradnji. 

No, poput platformi za razmjenu poruka, često ćete pronaći klijente ili čak druge odjele koji ne koriste istu video platformu kao vi.

To znači pronalaženje rješenja za sastanke kada ljudi koriste Webex, Zoom, Skype i sve ostale video platforme.

Unesite Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Međutim, dodavanje 600 integracija poništava sav dobar posao koji smo do sada obavili na poboljšanju vašeg korisničkog iskustva na timovima.

Umjesto toga, odaberite među našim odabranim najboljim Microsoft Teams integracijama koje mogu poboljšati iskustvo krajnjeg korisnika za Microsoft Teams.