Jeste li ikada propustili važnu e-poštu jer vam je pristigla pošta bila puna prethodnih neodgovorenih poruka? Većina ljudi je to iskusila i gotovo svi znaju koliko vam odvlači pažnju pedesetak nepročitanih e-poruka koje zahtijevaju vašu pažnju čim ujutro otvorite inbox.
Prema studijama, radnici provode čak 28 posto svog tjedna čitajući i odgovarajući na e-poštu. To je više od četvrtine vašeg cjelokupnog vremena na poslu. Koliko biste više mogli postići da se ne morate nositi s neprestanim nizom e-poruka?
Što je Inbox Zero?
Inbox Zero je koncept koji je razvio Merlin Mann, stručnjak za produktivnost. Iako većina ljudi "nulu" u nazivu tumači kao broj e-poruka koje osoba ima, izvorno se odnosilo na to koliko vremena ljudi provode razmišljajući o e-pošti. Ako nemate nijednu e-poruku, ne provodite gotovo ništa vremena razmišljajući o njima.
Ovaj članak će vas provesti kroz to kako svesti broj nepročitanih e-poruka u vašoj pristigloj pošti na apsolutni minimum pomoću alata koji su vam dostupni unutar Gmaila, kao i prakse koje možete primijeniti na svoj radni dan, a koje će vam pomoći ukrotiti roj e-poruka koje primate kroz dan.
Osnove upravljanja e-poštom
Prvi korak za poboljšanje produktivnosti e-pošte je zatvaranje pristigle pošte. Možda zvuči kontraintuitivno, ali bolje je dati sebi određeno vrijeme za čitanje i odgovaranje na e-poštu nego da im se obraćate čim stignu. Istraživanja su pokazala da rokovi, sami nametnuti ili ne, poboljšavaju učinkovitost i smanjuju vrijeme utrošeno na projekt.
Odvojite pet minuta na početku svakog sata, ili možda dvadeset minuta na početku i na kraju dana, za odgovaranje na e-poštu . Izbrišite sve poruke e-pošte za koje je jasno da su spam . Ako je za odgovor na e-poštu potrebno dvije minute ili manje, prvo odgovorite na nju.
Ako je za odgovor na e-poštu potrebno više vremena, premjestite je u posebno namijenjenu mapu.
Korištenje Gmaila za postizanje nulte razine pristigle pošte
Gmail je najčešće korišteni klijent e-pošte na svijetu, ali većina ljudi ne shvaća koliko je platforma zapravo svestrana. Gmail je prepun alata i prilagodljivih opcija koje vam daju ogromnu količinu kontrole nad njegovim izgledom. Inbox Zero postaje mnogo ostvariviji kada iskoristite ove alate.
Koristite posebne zvjezdice
Svi znaju za mogućnost označavanja e-pošte zvjezdicom klikom na ikonu zvjezdice – ali jeste li znali da postoji 12 različitih zvjezdica koje se mogu koristiti? Kliknite Postavke > Vidi sve postavke > Općenito i zatim se pomičite dok ne vidite pododjeljak Zvjezdice .
Postoje različite boje zvjezdica, ali postoje i ikone kao što su uskličnik, strelica za brzo premotavanje, kvačica, upitnik i malo slovo i. Prema zadanim postavkama aktivna je samo glavna zvijezda, ali možete kliknuti i povući bilo koju od ikona u odjeljak U upotrebi da biste je aktivirali.
U Gmailu će se pojaviti samo jedan simbol. Kliknite više puta da biste kružili kroz sve različite zvjezdice koje ste odabrali. Odaberite najmanje četiri simbola: standardnu zvijezdu, crvenu zvijezdu, malo slovo i i zelenu kvačicu.
Postavite više ulaznih sandučića i filtara
Možda ste već upoznati s nekoliko kartica koje su vam dostupne u Gmailu: Promocije, Osobno, Društvene itd. Idite na Postavke > Pristigla pošta i pored Vrsta pristigle pošte kliknite padajući okvir i odaberite Više pristiglih pretinaca.
Pojavljuje se novi odjeljak pod nazivom Više odjeljaka pristigle pošte. Možete imenovati do pet prilagođenih odjeljaka za prikaz uz vaš glavni spremnik ulaznih poruka, iako su dva popunjena prema zadanim postavkama. Jedan odjeljak je za e-poruke sa zvjezdicom, dok je drugi za skice. Ovi su odjeljci označeni svojim upitima za pretraživanje, tako da ćete morati naučiti kako se zove svaka od posebnih zvjezdica kako biste za njih odvojili odjeljke.
Ovo su imena svake zvijezde:
Polje upita za pretraživanje prepoznaje različite operatore, tako da možete koristiti OR/AND naredbe za uključivanje više zvjezdica unutar istog odjeljka. Pored polja za upit za pretraživanje nalazi se polje za naziv odjeljka . Ovdje unesite određeni naziv kojim želite da se polje zove.
Da biste postigli Inbox Zero, najbolje je postaviti nekoliko specifičnih odjeljaka:
Možete odabrati postavljanje petog odjeljka prema svojim potrebama, ali ova četiri će obavljati najosnovnije zadatke.
Dostizanje ulazne pošte Zero
Sada kada ste promijenili postavke Gmaila, vrijeme je da sve provedete u djelo. Prvo postavite filtre. Unesite sljedeće:
| Upit za pretraživanje | Naziv odjeljka |
| ima: žuta-zvijezda | Potrebna radnja/odgovor |
| ima: red-star | Potreban hitan odgovor |
| ima: plavo-info | Čeka se odgovor |
| ima: zeleno-kara | delegirano |
Kada primite e-poruku, prvo što biste trebali učiniti je odlučiti treba li odgovoriti ili je trebate izbrisati. Ako je poruka neželjene pošte ili jednostavno ne zahtijeva odgovor, odmah je izbrišite ili arhivirajte.
Ako e-pošta zahtijeva odgovor i trajat će manje od dvije minute, odgovorite na nju. Ako vam je potrebno više od dvije minute, jednom kliknite ikonu zvjezdice . Ako je e-pošta hitna i trebala bi biti sljedeća stvar na koju ćete odgovoriti, dvaput kliknite ikonu da biste je označili crvenom zvijezdom.
Nakon što odgovorite na e-poštu, ako čekate na odgovor, kliknite ikonu zvjezdice tri puta kako biste je označili kao "Odgovor čeka". Ako primite e-poruku s kojom je bolje rukovati netko drugi, proslijedite je odgovarajućoj osobi i četiri puta kliknite ikonu zvjezdice kako biste je označili kao "Delegirano".
Odaberite kada želite odgovoriti na svoju e-poštu i usredotočite se na rad samo unutar tog vremena. Određivanjem rokova i razdoblja za obradu e-pošte smanjujete vrijeme koje provodite u pristigloj pošti kako biste se mogli usredotočiti na važnije zadatke. Ako odlučite to riješiti na početku sata, prvo se usredotočite na odgovaranje na bilo koju hitnu e-poštu, a zatim riješite ostalo od tamo.
Primjenom ovih metoda u praksi, uskoro možete postići potpunu kontrolu nad pristiglom poštom. Ako je već nered, odvojite pola sata dnevno da sortirate e-mailove koje već imate i utvrdite jesu li važni ili ne. Odgovorite onima kojima treba, izbrišite one koji ne trebaju.
To bi moglo potrajati malo vremena, ali filtri , određeni pretinci za pristiglu poštu i drugi alati pomoći će vam da dosegnete Inbox Zero – i saznat ćete koje vam tehnike najbolje pomažu da tamo ostanete.
Google Drive može biti vaš besplatni izrađivač posjetnica kada i vi to želite. Neće vas opteretiti kao drugi alati za dizajn poput Adobe InDesigna ili Illustratora, a rezultati mogu biti jednako dobri.
Jeste li se ikada zapitali kako vaša instalacija Google Chromea uvijek ostaje ažurirana i zakrpana sama od sebe. To se postiže vlastitim ugrađenim procesima Google Chromea koji dopiru do Googleovih poslužitelja i osiguravaju da je vaš preglednik zakrpan i siguran.
Kad god nešto tražite na internetu, Google pretraživanje obično je prva opcija koju odaberete. No, ako ste nekoć tražili upute za određeno mjesto, vaša povijest pretraživanja Google karata može pomoći.
Ranije sam koristio Google alatnu traku s Firefoxom i Internet Explorerom jer je imala neke korisne značajke koje sam redovito koristio i održavala me povezanim s mojim Google računom. Međutim, bilo je to prije desetak godina.
Ako koristite uobičajene klijente e-pošte u poslovnom okruženju kao što je Outlook, vjerojatno ste navikli postavljati svoj odgovor o odsutnosti. Jeste li znali da i na Gmailu možete postaviti odgovore izvan ureda.
Možda ćete trebati pristupiti nekoliko web stranica za posao, školu ili istraživanje. Prije nego što shvatite, imate toliko otvorenih kartica da ne možete pronaći onu koju želite kada vam zatreba.
Stupčasti grafikoni mogu biti od velike pomoći kada je riječ o vizualizaciji podataka. Mogu prikazati jedan skup podataka ili usporediti više skupova podataka.
Na vašoj stranici Google Moja aktivnost postoji područje koje je posebno korisno; svoju povijest lokacije. Korisno je jer, ako je aktivirano, prati svaku lokaciju koju ste posjetili otkako ste prvi put počeli koristiti svoj Google račun na mobilnom telefonu.
Google fotografije dobra su opcija za pohranu vaših fotografija u oblaku, iako su dani neograničene pohrane prošli. 15 GB besplatne internetske pohrane koju dobivate s Google računom sada dijeli nekoliko aplikacija kao što su Gmail i Google Drive.
Ako ste korisnik Chromea, što biste trebali biti, vjerojatno ste primijetili da je Flash blokiran prema zadanim postavkama u pregledniku. Google ne voli Flash zbog velikih sigurnosnih nedostataka svojstvenih Flashu i stoga čini sve što je u njegovoj moći da vas prisili da ne koristite Flash.
Google Voice je zaista korisna (i besplatna) Googleova usluga koja vam omogućuje upućivanje i primanje telefonskih poziva bez potrebe za fiksnim ili mobilnim telefonom. Jedna od korisnijih značajki u Google Voiceu je značajka govorne pošte.
Kada često koristite YouTube, količina preporuka i obavijesti koje primate može postati ogromna, posebno ako ste pretplaćeni na mnoge kanale koji često postavljaju nove videozapise. Prema zadanim postavkama, kada se pretplatite na novi kanal, počet ćete dobivati personalizirane obavijesti.
Uredski radnici, nemojte više patiti --- ne morate provoditi sate svog vremena u zagušljivoj sobi za sastanke. Uz usluge konferencijskog poziva poput Zooma i Skypea koje su lako dostupne na mobilnim i stolnim platformama, sada je lakše nego ikad uspostaviti videopoziv za posao ili zadovoljstvo, bilo da se radi o pozivu s prijateljima ili sastanku sa šefom.
Google računi dio su vašeg osobnog i profesionalnog života, posebno uz jedinstvenu prijavu (SSO) koja vam pomaže da se jednim klikom prijavite na gotovo bilo koju platformu ili aplikaciju. Ponekad ćete prijatelju ili članu obitelji morati dopustiti pristup vašem računalu.
Arhiviranje e-pošte na Gmailu daje vam mogućnost organiziranja pristigle pošte bez brisanja starih niti e-pošte. Ako netko obnovi staru nit slanjem nove e-pošte, ona će se ponovno pojaviti u vašoj pristigloj pošti.
Svatko tko koristi Google kalendar na računalu trebao bi naučiti barem neke od praktičnih tipkovničkih prečaca Google kalendara. Proći ćemo kroz prečace koji vam omogućuju učinkovitiji pregled, navigaciju i rad s kalendarom.
Korištenjem tablice u Google dokumentima možete strukturirati detalje dokumenta kako biste čitateljima omogućili lakši pristup i razumijevanje informacija koje predstavljate. Umjesto formatiranja popisa ili odlomaka, svoje podatke možete unijeti u mrežni format za uredan i čist izgled.
Iako Google dokumenti zapravo nisu stvoreni za crtanje, postoje opcije za korisnike koji žele dodati oblike svojim dokumentima. Većina će korisnika za to koristiti Google crteže unutar dokumenta Google dokumenata, ali također možete umetnuti slike, koristiti osnovne tablice i koristiti posebne znakove za dodavanje oblika unutar teksta.
Google koristi nekoliko tehnika kako bi spriječio nepotreban promet od zlouporabe njegove tražilice. Jedna tehnika koja može uzrokovati probleme je Googleova poruka o "neuobičajenom prometu" koju biste mogli vidjeti, na primjer, ako ste izveli previše pretraživanja u kratkom vremenu.
Gmail je pouzdan pružatelj usluge e-pošte u 99% slučajeva, ali nije bez problema. Jedan od najvećih problema na koje ćete naići s Gmailom je neprimanje novih poruka e-pošte.
Chrome vam prema zadanim postavkama ne prikazuje cijeli URL. Možda vas ovaj detalj ne zanima previše, ali ako iz nekog razloga trebate prikazati puni URL, Detaljne upute o tome kako da Google Chrome prikaže puni URL u adresnoj traci.
Reddit je ponovno promijenio svoj dizajn u siječnju 2024. Redizajn mogu vidjeti korisnici preglednika stolnih računala i sužava glavni feed dok pruža veze
Upisivanje omiljenog citata iz knjige na Facebook dugotrajno je i puno je pogrešaka. Naučite kako koristiti Google Lens za kopiranje teksta iz knjiga na svoje uređaje.
Podsjetnici su uvijek bili glavni vrhunac Google Homea. Sigurno nam olakšavaju život. Krenimo u kratki obilazak o tome kako stvoriti podsjetnike na Google Homeu tako da nikada ne propustite obaviti važne obveze.
Ponekad, dok radite na Chromeu, ne možete pristupiti određenim web-mjestima i dobivate pogrešku "Popravi DNS adresu poslužitelja nije moguće pronaći u Chromeu". Evo kako možete riješiti problem.
Kako promijeniti zaporku na Netflix streaming video servisu pomoću željenog preglednika ili Android aplikacije.
Ako se želite riješiti poruke Vrati stranice na Microsoft Edge, jednostavno zatvorite preglednik ili pritisnite tipku Escape.
Dubinsko povezivanje je tehnika preusmjeravanja korisnika u trendu. Ovdje saznajte više o dubinskom povezivanju kako biste ga upotrijebili za povećanje prometa svoje web-lokacije ili aplikacije.
AR je sljedeća velika stvar na internetu za zabavu, posao ili posao. Naučite detaljno AR oblak kako biste postali informirani korisnik.
Koristite Microsoft Edge Drop i jednostavno dijelite datoteke i poruke između uređaja slijedeći ove korake prilagođene početnicima.
