Zoom Breakout Rooms: todo o que necesitas saber

Obrigados a seguir o distanciamento social , os lugares de traballo, as institucións e mesmo os quendas sociais recorreron ás videoconferencias para manterse en contacto coas súas vidas habituais. E aplicacións como Zoom foron nada menos que salvavidas.

Unha das plataformas de conferencias remotas líderes do mundo, Zoom, viu disparar o seu número de usuarios desde o brote de COVID-19. Esta empresa de software con sede en Estados Unidos estivo aumentando as funcións de seguridade e utilidade de Zoom durante os últimos meses, coa esperanza de facer a plataforma o máis hospitalaria posible. Desde a súa interface de usuario fácil de dominar ata o repertorio de funcións de produtividade, incluíndo fondos personalizados , hai moitos motivos para cambiar ao zoom . E hoxe, falaremos dun trazo deste tipo que distingue a aplicación.

RELACIONADO: Mellores xogos para xogar con Zoom

Contidos

• Que é Zoom Breakout Rooms?
• O Zoom Breakout Rooms está dispoñible de balde
• Como crear unha sala de descanso?
  • Crear unha sala de reunión de zoom mentres estás nunha reunión
  • Asignar previamente salas de descanso a través do portal web
• Limitacións das salas de descanso de Zoom
• Que pasa coa gravación?
• Normas das salas de descanso preasignadas
  • Edición de salas de descanso preasignadas
• Salas de descanso desde a perspectiva do participante
• Como pechar unha sala de descanso?

Que é Zoom Breakout Rooms?

Zoom Breakout Rooms permite que un anfitrión divida o grupo de reunións principal en varios subgrupos. Xa se trate dunha sesión de intercambio de ideas ou dunha actividade de equipo virtual, a opción de dividir unha reunión en ata 50 sesións separadas é innegablemente útil. Como anfitrión, tes control total sobre como se asignan os participantes, de forma automática ou manual, mentres que tamén tes a opción de pasar dunha reunión a outra.

• Como ver todos os participantes á vez en Zoom
• Como atopar o contrasinal da reunión de Zoom

O Zoom Breakout Rooms está dispoñible de balde

Si, é. Todo o que tes que facer é rexistrarte en Zoom , iniciar sesión no teu perfil e activalo como se indica a continuación.

Como crear unha sala de descanso?

https://www.youtube.com/watch?v=j_O7rDILNCM

Antes de chegar aos detalles sangrientos, primeiro debes asegurarte de que a opción de crear unha sala de descanso está activada.

Inicia sesión no portal web de Zoom . Asegúrate de iniciar sesión como propietario ou de ter privilexios de administrador porque necesitas editar a configuración da conta. Vai á páxina do teu perfil . Agora, fai clic en Configuración > Reunión > En reunión (avanzado). [Se tes unha conta de administrador, estará en Xestión da conta > Configuración da conta.]

Busca a opción Sala de descanso e fai clic no botón de alternar para activala.

Mentres estás aquí, tamén podes optar por activar a opción "Permitir que o anfitrión asigne os participantes ás salas de descanso ao programar".

Ao activalo correctamente, verás unha opción (botón) de Salas de descanso na parte inferior do panel, cada vez que organizas unha reunión.

Fai clic nel para asignar participantes á sala de descanso antes de que comece a túa reunión. Os participantes serían enviados directamente ás salas de descanso en lugar da sala de reunións principal.

Crea unha sala de traballo de Zoom mentres estás nunha reunión

Por suposto, Zoom tamén che ofrece a opción de dividir o grupo en subgrupos mentres está en marcha unha reunión.

Fai clic no botón Breakout Rooms no panel inferior para mostrar as opcións dispoñibles; cando compartes a túa pantalla, a opción Breakout Rooms móvese no menú "..." Máis. Dependendo do número de participantes, poderás escoller o número de salas nas que queres que se dividan. A continuación, escolla se quere que Zoom asigne os participantes automaticamente ou teña máis control escollendoos vostede mesmo. Despois de confirmar, fai clic en Crear sala de descanso.

Se escolleches asignar participantes manualmente, agora terás que facer ti mesmo o traballo sucio para mover aos teus compañeiros da sala de reunións principal. Fai clic no botón Asignar, adxacente á sala de reunións *número*, para comprobar o nome dos membros que queres incluír. Despois de verificar dúas veces, fai clic de novo no botón Asignar. Pasa o cursor sobre o nome dun participante para movelo a unha sala diferente ou intercambialo con outro membro. Cando remate, fai clic en Abrir todas as salas.

Despois de crear as salas, verás a opción Unirse, xusto xunto ao nome da sala de reunións. Fai clic nel para entrar nunha sala de descanso.

Asignar previamente salas de descanso a través do portal web

Tamén se poden asignar Breakout Rooms a través do portal web . Non obstante, terás a opción de invitar directamente aos usuarios internos de Zoom (usuarios que estean na mesma conta) só. Para outros, terás que importar un ficheiro CSV.

Invitación de usuarios internos

Diríxete ao portal web de Zoom e inicia sesión. Activa Unirse antes do hospedador en Configuración xeral. A continuación, navegue ata Opcións de reunión na pestana Reunións .

A continuación, marque a preasignación da sala de descanso e prema na hiperligazón Crear salas.

Cada sala que crees dará un cadro de texto coa etiqueta "Engadir participantes". Introduza o nome ou a identificación de correo electrónico dos participantes e confirme premendo Gardar .

Invitación de usuarios externos

Como se mencionou anteriormente, terás que importar un ficheiro CSV para invitar usuarios externos de Zoom. Afortunadamente, o proceso non é tan tedioso como pensas. Despois de verificar a asignación previa de Breakout Room, fai clic en Importar desde CSV .

Enche a sección Asignar previamente o nome da sala do ficheiro CSV, usando Follas de cálculo de Google ou Microsoft Excel, co nome da sala de grupos. Do mesmo xeito, enche a columna Enderezo de correo electrónico con enderezos de correo electrónico válidos dos participantes. Podes descargar o modelo desde o propio Zoom.

Garda o ficheiro CSV e cárgao a Zoom. A plataforma verificarase no seu momento.

Limitacións das salas de descanso de Zoom

Breakout Rooms é unha das características máis destacadas da plataforma. Non obstante, hai algunhas limitacións ás que debes cumprir.

• Número máximo de participantes por sala (para información, é necesario un complemento para reunións grandes para a capacidade máxima):
  • 20 breakout rooms: Up to 500 participants per room
  • 30 breakout rooms: Up to 400 participants per room
  • 50 breakout rooms: Up to 200 participants per room
• App version needs to be 4.5.0 or above
• Zoom Mobile App or H.323/SIP device users cannot manage a Breakout Room
• Chromebooks/Chrome OS users can’t participate in or manage Breakout Rooms

What about recording?

As you’d expect, recording works a little differently when Breakout Rooms are in play.

If cloud recording is enabled, it’ll only record the main meeting room and not the Breakout Rooms. This can be bypassed if users — one from each Breakout Room — opt for local recording.

Rules of pre-assigned Breakout Rooms

In the previous section, we asked you to enable Join before host. By enabling this option, you gave other participants the option of heading into their pre-assigned Breakout Rooms — given they arrive before you do.

However, if a participant joins after you, they won’t be automatically assigned to the room you decided earlier. You’ll then have the option of manually putting them in a Breakout Room or choose the pre-decided schedule.

To do the latter, you’ll have to click on Recreate and hit Recover to pre-assigned rooms. After you’re done rearranging, click on Open All Rooms.

Editing Pre-assigned Breakout Rooms

If you’re unhappy with your previous assignment of participants, you can opt to rearrange before the meeting begins. To do so, first sign in to the Zoom web portal. Then go to Meetings and pick the meeting you want to edit. Click on View Detail in the Breakout Room section. Edit as required and Save.

Breakout Rooms from a Participant’s Perspective

The sections above catered primarily to the hosts of Breakout Rooms. Now, we’re taking a look at Breakout Rooms from a participant’s perspective.

If the host of your meeting assigns you to a Breakout Room, you’ll get a prompt to join in. Click on Join Breakout Room to go to the assigned room. There’s also the option of joining later.

As usual, you’ll have the option of using your microphone, sharing your screen, and turning on your webcam. Additionally, you could also ask your host to help out. Click on Ask for Help and then Invite Host to do so. Finally, you can also choose to leave a meeting — and return to the main meeting room — anytime you want. Simply click on Leave Breakout Room to exit the room.

How to Close a Breakout Room?

As a host, you can opt to close Breakout Rooms any time you want. Simply head over to Breakout Rooms screen and click on Close All Rooms. Participants get exactly 1 minute to wrap up their discussions and enter the rooms. After the rooms are closed, all participants return to the main meeting screen.