Muutosreittien lisääminen Excelin nauhavalikkoon

Tehtyään viimeaikaiset ohjelmistopäivitykset tiettyihin Microsoft Excelin versioihin kesällä 2017, Microsoft myönsi muutosten jäljittämisen vanhaksi ominaisuudeksi. Helpottaaksesi käyttöä, voit lisätä sen pikatyökalupalkkiin seurataksesi jokaista tiedostoa. Vaihtoehtoisesti voit lisätä Excel-nauhan luomalla uuden ryhmän ja lisätä sen tähän uuteen ryhmään.

Wordin tapaan Microsoft päivitti ohjelmaansa uuden yhteiskirjoitusominaisuuden mahdollistaakseen työkirjojen jakamisen verkossa ja muutoshistorian työtovereiden, ikätovereiden, ystävien, perheen jne. keskuudessa. Jaetut työkirjat on suunniteltu siten, että käyttäjät voivat käyttää ja muokata yhdessä, kun he saavat hyväksynnän.

Oletetaan esimerkiksi, että pyysit jotakuta oikolukemaan tai tekemään yhteistyötä kanssasi Excel-projektissa. Se on melko yksinkertainen mekanismi, sillä Excelillä voit käytännössä merkitä kirjoitusvirheet (ja siinä on oikeinkirjoituksen tarkistus), lisätä kommentteja marginaaliin jne. sähköisesti ja suhteellisen samankaltaisesti kuin Word-asiakirjassa.

Ainoa huomioitava poikkeus on, että Excel korostaa muuttuneet solut, kun taas Wordissa havaitset sanojen ja lauseiden muutokset. On kuitenkin kaksi asiaa, jotka on otettava huomioon ennen kuin aloitamme.

Jos Excel-taulukossasi on taulukko, Seuraa muutoksia -ominaisuus kieltäytyy toimimasta laskentataulukossa. Jotta käyttö sallitaan, sinun on otettava käyttöön työkirjojen Seuraa muutokset valitsemalla ensin olemassa oleva taulukko, sitten " Suunnitteluvälilehti " ja sen jälkeen " Muunna alueeksi ". Jos tarvitset muokkauksia muilta käyttäjiltä, ​​työkirjat on jaettava molemminpuolisesti käytettävissä olevaan paikkaan.

Koska versiot vaihtelevat päivitystason suhteen, et ehkä voi tarkastella tätä ominaisuutta oletusnauhassa. Mutta älä huoli. Lisää vain " Seuraa muutoksia " -painike nauhavalikkoon itse seuraamalla alla olevia ohjeita:

Napsauta nauhavalikossa hiiren kakkospainiketta käytännössä missä tahansa ja valitse Mukauta nauhaa -ponnahdusvaihtoehto.

Vedä " Muokkaa nauhaa " -valintaikkunassa hiiren osoitin oikeanpuoleisessa paneelissa " Valitse komennot " -reitille: " pudotusvalikon/luettelon " pitäisi ilmestyä, josta sinun on valittava joko " Kaikki komennot " tai " Komennot eivät ole nauhassa " -vaihtoehto.

Rinnakkaisesta " Muokkaa nauhaa " -komennosta siirryt pudotusvalikkoon. Tämä itsessään tulee asettaa arvoon " Main Tabs " jo oletustilassa (eli alapuolella olevasta rullaavasta luettelosta tulee näyttää päävälilehdet etukäteen). Napsauta tämän tarkistuksen jälkeen + -merkkiä, joka sijaitsee luettelossa " Arvioi " -kohdan vieressä , ja jatka napsauttamalla "Uusi ryhmä" -valintaa luettelon alta. Tämä johtaa uuden ryhmän lisäämiseen " Arvioi " -osioon.

Tämän jälkeen voit nimetä tämän äskettäin luodun ryhmän uudelleen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ” Uusi ryhmä ” -riviä, vaihdamalla sen nimeksi ja lisäämällä halutessasi kuvakkeen. Esittelyn vuoksi vaihdamme sen muotoon " Seuraa muutoksia ". (Excel itse lisää " Mukautettu " -tunnisteen nimesi perään, mutta vain tämän luettelon kohdalla.) Jos napsautat XYZ-ryhmää ja vedät sen jälkeen , voit siirtää sen toiselle alueelle tarkistusluettelossa.

Kun olet korostanut Muutosten seuranta -ryhmän, jatka valitsemalla kaksi komentoa vasemmalla olevasta komentoluettelosta:

• " Korosta muutokset "
• " Hyväksy/hylkää muutokset "

Siirtääksesi jokaisen komennon ryhmään, sinun on napsautettava " Lisää " -painiketta.

Huomaat, että kun Uusi ryhmä on nyt nauhalla. Seuraavaksi sinun tulee:

Napsauta " Korosta muutokset " -komentoa.

" Seuraa muutoksia muokkauksen aikana " tulee näkyviin, napsauta ja tarkista se hiirellä. Toista kohdan " Korosta muutokset näytöllä " kohdalla.

Lopeta napsauttamalla " OK ".

Näiden tehtävien suorittamisen jälkeen jokaista haluttuun Excel-taulukkoon tehtyä muutosta seurataan ja korostetaan ainutlaatuisen sinisen reunan ilmaisimen ja vasemmassa yläkulmassa olevan pienen sinisen kolmion avulla, joka näkyy muokatuissa soluissa. Käyttäjäystävällisyyden lisäämiseksi ohjelma antaa eri värin tunnistaakseen usean käyttäjän alustan käytön.

Lisäksi, jos siirrät hiiren osoittimen jo muokatun solun päälle, pääset käyttämään seuraavia:

• Päivämäärä
• Tekijä
• Aika, jolloin dokumentti vaihdettiin
• Ponnahdusikkuna seuratuista muutoksista, jotka tarkistetaan ennen pysyvästi tehtyjen versioiden hyväksymistä.

Huomaa, että vain viimeisin muutos arkistoidaan ja esitetään tässä ponnahdusikkunassa.

Nyt, kun jokainen mahdollinen muokkaaja/osallistuja on suorittanut oman osansa, voit siirtyä hyväksymään/hylkäämään ehdotetut muutokset osassa tehtävää.

• Napsauta " Tarkista " " Nauha " -valikon yläosasta ja napsauta " Hyväksy / Hylkää " -komentoa.
• Kun Excel-ponnahdusikkuna vahvistaa uudelleen " Tallenna työkirja " -ominaisuuden, napsauta " OK ".
• Excel merkitsee alkuperäisen muokatun solun ja näyttää samanaikaisesti tämän vieressä Valitse muutokset " Hyväksy tai hylkää " -valintaikkunan.
• Näet kaikki nykyiset muutokset, jotka on tehty näytettävässä luettelossa. Edellä mainituista voit vapaasti valita haluamasi muokatun version tai pysyä alkuperäisessä. Valitse mikä on sinulle järkevää. Kun olet päättänyt, napsauta " Hyväksy " valittuasi luettelosta parhaan version.
  Jos kuitenkin sinusta tuntuu, että mikään listatuista versioista ei miellytä, toista prosessi, mutta vaihda se napsauttamalla " Hylkää " -vaihtoehtoa. Päätöksen jälkeen tämän komennon jälkeen kohdistin siirtyy automaattisesti seuraavaan muokattuun soluun jatkokäsittelyä varten.
• Jos valitsemasi muutoksen on käytävä läpi koko laskentataulukko (esimerkiksi kaikki et-merkit muutetaan tiettyyn muotoon), napsauta sitten " Hyväksy kaikki " -painiketta. Tällä komennolla kaikki valitut muokkaukset korjataan ja hyväksytään siinä hetkessä.
• Nyt saatat haluta palata " Track Changes " -ominaisuuden poistamiseen käytöstä. Voit tehdä tämän palaamalla " Tarkasteluryhmään " ja siirtymällä " Track Changes " -ryhmään. Napsauta " Korosta muutokset " ja poista valinta aiemmin valitusta ruudusta " Seuraa muutoksia muokattaessa… "