Όταν εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε πώς να φιλτράρετε στα Φύλλα Google.
Υπάρχουν δύο τρόποι για να γίνει αυτό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προβολές φίλτρου στο μενού Φύλλα Google, το οποίο σας επιτρέπει να προσαρμόσετε συγκεκριμένους τρόπους για να φιλτράρετε τα δεδομένα στο φύλλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά. Μια πιο δυναμική μέθοδος φιλτραρίσματος δεδομένων στα Φύλλα Google είναι η χρήση της συνάρτησης FILTER.
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε και τις δύο μεθόδους.
Δημιουργήστε μια προβολή φίλτρου στα Φύλλα Google
Σε αυτήν τη μέθοδο, θα μάθετε πώς να εφαρμόζετε ένα φίλτρο που θα σας δείχνει μόνο δεδομένα από ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων που θέλετε να δείτε. Αυτή η προβολή φίλτρου θα κρύψει όλα τα άλλα δεδομένα. Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε παραμέτρους φίλτρου για πιο προηγμένες προβολές φίλτρου επίσης.
Πώς να δημιουργήσετε μια προβολή φίλτρου
Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει αγορές προϊόντων που πραγματοποιήθηκαν από πελάτες. Τα δεδομένα περιλαμβάνουν ονόματα, διευθύνσεις, email, αριθμούς τηλεφώνου και άλλα.
Για αυτό το παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βλέπετε μόνο πελάτες από την Playa Vista, Καλιφόρνια και μόνο πελάτες που έχουν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ".gov".
1. Για να δημιουργήσετε αυτό το φίλτρο, επιλέξτε το εικονίδιο Δημιουργία φίλτρου στο μενού. Αυτό το εικονίδιο μοιάζει με χοάνη.
2. Θα δείτε μικρά εικονίδια φίλτρου να εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά κάθε κεφαλίδας στήλης. Επιλέξτε αυτό το εικονίδιο διοχέτευσης στο επάνω μέρος του πεδίου Διεύθυνση πελάτη για να προσαρμόσετε το φίλτρο για αυτό το πεδίο.
3. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να προσαρμόσετε τις επιλογές φίλτρου. Επιλέξτε το βέλος στα αριστερά του Φιλτράρισμα κατά τιμές . Επιλέξτε Διαγραφή για να καταργήσετε την επιλογή όλων των καταχωρήσεων σε αυτό το πεδίο.
Σημείωση : Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα γιατί επαναφέρει την προβολή από την εμφάνιση όλων των εγγραφών σε καμία. Αυτό προετοιμάζει το Excel να εφαρμόσει το φίλτρο που πρόκειται να δημιουργήσετε στα επόμενα βήματα.
4. Πληκτρολογήστε το κείμενο στο παρακάτω πεδίο με το οποίο θέλετε να φιλτράρετε το πεδίο. Σε αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε το "Playa Vista" και θα επιλέξουμε το εικονίδιο αναζήτησης για να δούμε μόνο εκείνες τις εγγραφές που περιέχουν αυτό το κείμενο. Επιλέξτε όλες τις εγγραφές που εμφανίζονται στη λίστα αποτελεσμάτων. Αυτό προσαρμόζει το φίλτρο σας έτσι ώστε μόνο τα στοιχεία που επιλέγετε ν�� εμφανίζονται στο υπολογιστικό φύλλο.
4. Αφού επιλέξετε το κουμπί OK , θα δείτε τα δεδομένα στο φύλλο σας φιλτραρισμένα έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο πελάτες από την Playa Vista.
5. Για να φιλτράρετε σε ένα δεύτερο πεδίο, επιλέξτε το εικονίδιο φίλτρου στο επάνω μέρος αυτού του πεδίου. Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για να δημιουργήσετε το φίλτρο. Διαγράψτε όλες τις καταχωρήσεις, πληκτρολογήστε το κείμενο "gov" για να φιλτράρετε τυχόν διευθύνσεις email που δεν περιέχουν "gov", επιλέξτε αυτές τις καταχωρήσεις και επιλέξτε OK .
Τώρα έχετε προσαρμόσει το φίλτρο σας έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές στο σύνολο δεδομένων που σας ενδιαφέρει. Για να μην χρειάζεται να επαναλαμβάνετε αυτή τη διαδικασία κάθε φορά που ανοίγετε το υπολογιστικό φύλλο, ήρθε η ώρα να αποθηκεύσετε το φίλτρο.
Αποθήκευση και προβολή προβολών φίλτρου
Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση του φίλτρου σας, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως προβολή φίλτρου που μπορείτε να ενεργοποιήσετε ανά πάσα στιγμή.
Για να αποθηκεύσετε μια προβολή φίλτρου, απλώς επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο εικονίδιο φίλτρου και επιλέξτε Αποθήκευση ως προβολή φίλτρου .
Θα δείτε ένα σκούρο γκρι πεδίο ανοιχτό στο επάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου. Αυτό θα σας δείξει την επιλεγμένη περιοχή στην οποία εφαρμόζεται το φίλτρο και το όνομα του πεδίου. Απλώς επιλέξτε το πεδίο δίπλα στο Όνομα και πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτό το φίλτρο.
Απλώς πληκτρολογήστε το όνομα και πατήστε Enter .
Θα παρατηρήσετε στη δεξιά πλευρά της γκρι γραμμής ότι υπάρχει ένα εικονίδιο με το γρανάζι. Επιλέξτε αυτό το εικονίδιο για να δείτε τις επιλογές φίλτρου.
Οι διαθέσιμες επιλογές περιλαμβάνουν:
- Μετονομάστε το φίλτρο
- Ενημερώστε το εύρος στο οποίο ισχύει το φίλτρο
- Αντιγράψτε το φίλτρο για να το ενημερώσετε χωρίς να επηρεαστεί το αρχικό φίλτρο
- Διαγράψτε το φίλτρο
Μπορείτε να απενεργοποιήσετε το φίλτρο που έχετε ενεργοποιήσει ανά πάσα στιγμή απλά επιλέγοντας ξανά το εικονίδιο φίλτρου.
Σημειώστε ότι όταν είναι ενεργοποιημένο οποιοδήποτε φίλτρο, το εικονίδιο φίλτρου θα γίνει πράσινο. Όταν απενεργοποιήσετε τα φίλτρα, αυτό το εικονίδιο θα γίνει μαύρο. Αυτός είναι ένας γρήγορος τρόπος για να δείτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων ή εάν κάποιο φίλτρο έχει αφαιρέσει δεδομένα από την τρέχουσα προβολή.
Αργότερα, εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε ξανά οποιοδήποτε από τα φίλτρα που έχετε δημιουργήσει, απλώς επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο εικονίδιο φίλτρου. Θα δείτε τα φίλτρα που έχετε αποθηκεύσει να εμφανίζονται στο μενού. Απλώς επιλέξτε αυτό το φίλτρο για να το ενεργοποιήσετε όποτε θέλετε.
Αυτό θα φιλτράρει ξανά την προβολή χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις φίλτρου που έχετε διαμορφώσει.
Χρήση της λειτουργίας FILTER
Μια άλλη επιλογή φιλτραρίσματος στα Φύλλα Google είναι η χρήση της συνάρτησης ΦΙΛΤΡΟ.
Η συνάρτηση FILTER σάς επιτρέπει να φιλτράρετε ένα σύνολο δεδομένων με βάση οποιονδήποτε αριθμό συνθηκών επιλέξετε.
Ας ρίξουμε μια ματιά στη χρήση της συνάρτησης ΦΙΛΤΡΟ χρησιμοποιώντας το ίδιο παράδειγμα Αγορών Πελατών με την τελευταία ενότητα.
Η σύνταξη της συνάρτησης FILTER είναι η εξής:
ΦΙΛΤΡΟ (εύρος, συνθήκη 1, [συνθήκη 2, …])
Απαιτούνται μόνο το εύρος και μία προϋπόθεση για το φιλτράρισμα. Μπορείτε να προσθέσετε όσες επιπλέον προϋποθέσεις θέλετε, αλλά δεν απαιτούνται.
Οι παράμετροι της συνάρτησης FILTER είναι οι εξής:
- range : Το εύρος των κελιών που θέλετε να φιλτράρετε
- συνθήκη 1 : Η στήλη ή οι σειρές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τα αποτελέσματα
- conditionX : Άλλες στήλες ή σειρές που θα θέλατε επίσης να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τα αποτελέσματα
Λάβετε υπόψη ότι το εύρος που χρησιμοποιείτε για τις συνθήκες σας πρέπει να έχει τον ίδιο αριθμό σειρών με ολόκληρο το εύρος.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε το ίδιο φίλτρο με το πρώτο μέρος αυτού του άρθρου, θα χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη συνάρτηση FILTER .
=FILTER(F1:J20,SEARCH("Playa Vista",H1:H20),SEARCH("gov",I1:I20))
Αυτό αρπάζει τις γραμμές και τις στήλες από τον αρχικό πίνακα δεδομένων (F1:J20) και στη συνέχεια χρησιμοποιεί μια ενσωματωμένη συνάρτηση SEARCH για αναζήτηση στις στήλες διεύθυνσης και email για τα τμήματα κειμένου που μας ενδιαφέρουν.
Η συνάρτηση SEARCH είναι απαραίτητη μόνο εάν θέλετε να αναζητήσετε ένα τμήμα κειμένου. Εάν ενδιαφέρεστε περισσότερο για μια ακριβή αντιστοίχιση, μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε αυτό ως δήλωση συνθήκης:
I1:I20=” [email protected] ”
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλους τελεστές υπό όρους, όπως > ή < if="" you="" want="" to="" filter="" values="" greater="" than="" or="" less= "" than="" a="" fixed="">
Μόλις πατήσετε Enter , θα δείτε τα αποτελέσματα της συνάρτησης FILTER ως πίνακα αποτελεσμάτων.
Όπως μπορείτε να δείτε, επιστρέφονται μόνο οι στήλες της περιοχής που επιλέξατε στην πρώτη παράμετρο της συνάρτησης. Επομένως, είναι σημαντικό να τοποθετήσετε τη συνάρτηση FILTER σε ένα κελί όπου υπάρχει χώρος (αρκετές στήλες) για να εμφανίζονται όλα τα αποτελέσματα.
Χρήση φίλτρων στα Φύλλα Google
Τα φίλτρα στα Φύλλα Google είναι ένας πολύ ισχυρός τρόπος για να διερευνήσετε πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων στα Φύλλα Google. Η συνάρτηση FILTER σάς δίνει την ευελιξία να διατηρείτε το αρχικό σύνολο δεδομένων στη θέση του αλλά να εξάγετε τα αποτελέσματα αλλού.
Η ενσωματωμένη λειτουργία φίλτρου στα Φύλλα Google σάς επιτρέπει να τροποποιείτε την προβολή ενεργών δεδομένων με όποιον τρόπο σας ενδιαφέρει ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να αποθηκεύσετε, να ενεργοποιήσετε, να απενεργοποιήσετε ή να διαγράψετε φίλτρα όπως θέλετε.
Έχετε να προσφέρετε ενδιαφέρουσες συμβουλές για τη χρήση φίλτρων στα Φύλλα Google; Μοιραστείτε τα στην παρακάτω ενότητα σχολίων.