Εάν χρησιμοποιείτε κοινά προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα εταιρικό περιβάλλον όπως το Outlook, πιθανότατα έχετε συνηθίσει να ορίζετε την απάντησή σας εκτός γραφείου . Γνωρίζατε ότι μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε απαντήσεις εκτός γραφείου και στο Gmail;
Δεδομένου ότι οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν το Gmail ως προσωπικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να είναι χρήσιμο να ενημερώνετε τους άλλους πότε βρίσκεστε σε διακοπές ή διακοπές.
Αυτό είναι αρκετά απλό στο Gmail, αλλά η διαδικασία είναι ελαφρώς διαφορετική από ό,τι μπορεί να έχετε συνηθίσει στο Outlook. Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να ρυθμίζετε εκτός γραφείου στο Gmail, πώς να το απενεργοποιείτε και τι μπορούν να περιμένουν να δουν οι άλλοι από εσάς όταν το έχετε ενεργοποιήσει.
Πώς να ρυθμίσετε εκτός γραφείου στο Gmail
Εάν πρόκειται να πάτε για διακοπές για λίγο και θέλετε να ειδοποιήσετε τους ανθρώπους ότι ενδέχεται να μην μπορείτε να απαντήσετε στο email τους τόσο γρήγορα όσο συνήθως, μια απάντηση εκτός γραφείου είναι ο καλύτερος τρόπος.
Για να ξεκινήσετε με τα παρακάτω βήματα, συνδεθείτε πρώτα στο λογαριασμό σας στο Gmail.
1. Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του λογαριασμού σας στο Gmail.
2. Επιλέξτε Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων στο επάνω μέρος της λίστας Ρυθμίσεις.
3. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα " Απόκριση διακοπών " στο κάτω μέρος. Αλλάξτε τη ρύθμιση σε Απόκριση διακοπών στο .
4. Επιλέξτε την πρώτη ημέρα των διακοπών σας. Πληκτρολογήστε τη γραμμή θέματος και το μήνυμα που θέλετε να απαντάτε αυτόματα κάθε φορά που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σημειώστε τις ακόλουθες επιλογές όταν συμπληρώνετε αυτήν τη φόρμα.
- Δεν χρειάζεται να ενεργοποιήσετε και να επιλέξετε μια Τελευταία ημέρα , αλλά είναι καλή ιδέα να το κάνετε μόνο για να μην ξεχάσετε να αφήσετε ενεργοποιημένη την ανταπόκριση των διακοπών σας.
- Από προεπιλογή, το πεδίο μηνύματος χρησιμοποιεί ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εμπλουτισμένης μορφοποίησης, όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή μορφοποίησης για να μ��ρφοποιήσετε το κείμενο του μηνύματος. Εάν επιλέξετε Απλό κείμενο πάνω από το πεδίο μηνύματος, η μορφοποίηση θα αλλάξει σε απλό κείμενο.
- Επιλέξτε Αποστολή απάντησης μόνο σε άτομα στις Επαφές μου, εάν θέλετε να στοχεύσετε τις αυτόματες απαντήσεις του ανταποκριτή Διακοπών μόνο σε άτομα που ήδη γνωρίζετε και να αγνοήσετε όλα τα άλλα. Αυτή είναι μια καλή ιδέα εάν δεν θέλετε οι ξένοι να γνωρίζουν ότι λείπετε από το σπίτι για μεγάλο χρονικό διάστημα.
5. Επιλέξτε Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών) για να ενεργοποιήσετε το Vacation Response.
Πώς να απενεργοποιήσετε το Out of Office στο Gmail
Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να απενεργοποιήσετε την απόκριση διακοπών. Ενώ είναι ενεργοποιημένο, θα δείτε ένα μήνυμα στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας σχετικά με την κατάσταση του αποκρινόμενου.
Μπορείτε να επιλέξετε Τέλος τώρα για να απενεργοποιήσετε αμέσως την απόκριση. Αυτός είναι ένας γρήγορος τρόπος για να το απενεργοποιήσετε χωρίς να χρειάζεται να κάνετε ξανά αναζήτηση στις ρυθμίσεις σας στο Gmail για να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις απάντησης.
Ωστόσο, εάν προτιμάτε να απενεργοποιήσετε την Απόκριση διακοπών στις ρυθμίσεις του Gmail, μπορείτε είτε να επιλέξετε Ρυθμίσεις διακοπών στο μήνυμα ειδοποίησης ή μπορείτε να επιστρέψετε στο παράθυρο Ρυθμίσεις Gmail.
Κάντε κύλιση πίσω στο κάτω μέρος του μενού "Ρυθμίσεις Gmail" για να βρείτε ξανά την ενότητα " Απόκριση διακοπών ".
Επιλέξτε Απενεργοποίηση αυτόματης απόκρισης για να απενεργοποιήσετε την αυτόματη απόκριση.
Σημείωση – δεν θα χρειαστεί να το κάνετε αυτό εάν έχετε ορίσει το πεδίο Τελευταία ημέρα στην ημερομηνία λήξης των διακοπών σας. Η ανταπόκριση διακοπών θα απενεργοποιηθεί αυτόματα μετά από αυτήν την ημερομηνία.
Αλλά εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε την απόκριση διακοπών πριν από τη ρύθμιση Τελευταία ημέρα, η παραπάνω διαδικασία θα λειτουργήσει.
Πώς λειτουργεί το Gmail Vacation Responder
Λάβετε υπόψη ότι, καθώς μπορείτε να εισαγάγετε μόνο τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης για την απάντηση Διακοπών, οι ώρες ρυθμίζονται αυτόματα μέσω email.
- Ημερομηνία έναρξης Ώρα: 12:00 π.μ. μεσάνυχτα
- Ώρα Λήξης: 23:59
Εάν προτιμάτε η ώρα να ξεκινά τα μεσάνυχτα πριν από την ημέρα έναρξης των διακοπών σας, τότε ορίστε την Ημερομηνία Έναρξης μία ημέρα νωρίτερα από την έναρξη των διακοπών σας.
Τα άτομα που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ έχετε ενεργοποιήσει την υπηρεσία απάντησης διακοπών θα δουν την ακόλουθη συμπεριφορά από τον λογαριασμό σας στο Gmail.
- Οι χρήστες θα δουν την αυτόματη απάντησή σας την πρώτη φορά που θα σας στείλουν μήνυμα. Εάν σας στείλουν ξανά μήνυμα, η αυτόματη απάντηση δεν θα σταλεί.
- Εάν περάσουν τέσσερις ημέρες και το ίδιο άτομο σας στείλει μήνυμα, η αυτόματη απάντηση θα ενεργοποιηθεί ξανά.
- Εάν επεξεργαστείτε την απάντηση των διακοπών σας, το χρονόμετρο ξεκινά από την αρχή και οποιοσδήποτε σας στείλει μήνυμα την πρώτη φορά μετά την επεξεργασία θα λάβει αυτόματη απάντηση.
- Το Gmail είναι αρκετά έξυπνο ώστε να μην απαντά αυτόματα σε μηνύματα που ταξινομούνται αυτόματα στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή στις λίστες αλληλογραφίας.
- Οι άλλοι χρήστες του Gmail θα δουν την κατάστασή σας "εκτός γραφείου" εάν αρχίσουν να συνθέτουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς.
Δημιουργήστε πιο έξυπνες απαντήσεις εκτός γραφείου στο Gmail με φίλτρα
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια πιο στοχευμένη αυτόματη απάντηση με προσαρμοσμένα μηνύματα για συγκεκριμένα άτομα, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τα Φίλτρα Gmail .
- Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο για αυτόματη επανάληψη, πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email για να απαντήσετε. Για να το κάνετε αυτό, συνθέστε ένα νέο email στο Gmail με το email με το οποίο θέλετε να απαντήσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε το μενού "Περισσότερα" με τις τρεις κουκκίδες στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου και επιλέξτε Πρότυπα , επιλέξτε Αποθήκευση προχείρου ως πρότυπο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως νέο πρότυπο .
- Δώστε στο πρότυπο ένα όνομα στο αναδυόμενο παράθυρο.
- Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα φίλτρα Gmail, επιστρέψτε στις Ρυθμίσεις Gmail. Επιλέξτε Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις στο επάνω μέρος του παραθύρου Ρυθμίσεις.
- Κάντε κύλιση στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας και επιλέξτε Δημιουργία νέου φίλτρου .
4. Στη φόρμα Δημιουργία φίλτρου, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να απαντήσετε αυτόματα στο πεδίο Από . Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου όταν τελειώσετε.
- Στο παράθυρο Δημιουργία φίλτρου, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Αποστολή προτύπου . Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο, επιλέξτε το πρότυπο Boss Reply που δημιουργήσατε νωρίτερα.
- Τέλος, απλώς επιλέξτε το κουμπί Δημιουργία φίλτρου στο κάτω μέρος και το νέο σας φίλτρο και η αυτόματη απάντηση είναι πλέον ενεργά.
Τώρα, κάθε φορά που το άτομο με τη διεύθυνση που έχετε ορίσει στο φίλτρο σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα λάβει μια απάντηση εκτός γραφείου με το πρότυπο που έχετε δημιουργήσει.