Sådan bruger du Microsoft Planner til at forbedre dit arbejdsflow

Et projektstyringsværktøj, Microsoft Planner ligner gratis eller betalte tjenester som Trello eller Asana. Planner er indbygget direkte i Office 365 og kan hjælpe dig med at reducere kaos på arbejdet og forbedre din arbejdsgang. Sådan gør du.

• Opret kategorier til forskellige opgaver i Planner med "buckets"
• Spor opgaver i Planner ved at indstille fremskridt, datoer, tilføje detaljer på kort og mere
• Brug filtre eller gruppe efter funktion til at hjælpe dig med at udvælge opgaver, der betyder noget
• Prøv diagrammer for at få et analytisk blik på dine fremskridt

Hvis din arbejdsplads eller virksomhed abonnerer på Microsoft Office 365 , er der mange gode værktøjer, som du kan bruge til at forbedre din effektivitet. Vi har allerede været inde på nogle af disse, herunder Teams , Outlook , OneDrive samt OneNote . Nu er det imidlertid tid til at rette opmærksomheden mod Microsoft Planner.

Et projektstyringsværktøj, Planner ligner gratis eller betalte tjenester Trello eller Asana. Det kommer uden ekstra omkostninger og er indbygget direkte i Office 365 og kan hjælpe din organisation med at holde styr på vigtige opgaver og forbedre arbejdsgange. Her er mere om, hvordan vi bruger det hos Blog.WebTech360, og en guide til, hvordan du også kan bruge det på din egen arbejdsplads.

Opret kategorier til forskellige opgaver med "buckets"

I hjertet af Planner-oplevelsen er nogle ting kendt som "planen", "bøtter" og "brætter". For det første er en tavle det, der er hjemsted for din plan eller liste over opgaver. Når du har oprettet en plan under Planner med (+) knappen på sidebjælken, har du et nyt board. Du kan derefter oprette forskellige "bøtter" i bestyrelsen til at organisere forskellige typer opgaver.

Du kan gøre dette ved at trykke på linket "Tilføj ny spand" øverst på tavlen. Her hos Blog.WebTech360 bruger vi Planner til at spore vores nyhedsdækning. Vi har også forskellige boards til vores andre typer dækning, herunder Office 365 og How-Tos. Typisk har vi også bøtte til historieideer, nyhedshistorier, DIBS samt en særlig bøtte til redaktører til at markere afsluttede historier.

Når du har tilføjet en spand, er der en separat (+) knap under navnet på spanden. Dette giver dig mulighed for at oprette et nyt opgavekort og angive en forfaldsdato eller tildele det til et teammedlem. Det har vi mere om nedenfor.

Et kig på en prøvetavle i Microsoft Planner

Spor opgaver ved at indstille fremskridt, datoer, tilføje detaljer på kort og mere

Der er mange måder, hvorpå du kan udnytte opgavekort i Planner til din produktivitetsfordel. Du kan bruge rullemenuen til at flytte den til forskellige buckets, ændre dens fremskridt og indstille startdatoen og forfaldsdatoen. Du kan også skrive en beskrivelse for at fortælle dine kolleger, hvad du arbejder. på. For enkelthedens skyld er der endda en tjekliste, som kan hjælpe med at spore fremskridtene for det, der er blevet tildelt.

Endnu bedre er der også en "Tilføj vedhæftet fil", som du kan bruge til at indsætte filer eller links, der vil være synlige på selve kortet. Vi bruger ofte denne funktion her på Blog.WebTech360 til at dele links til kilder til alle artikler, vi skriver om.

Derudover er der forskellige farvede "etiketter", som løber langs siden af ​​hvert opgavekort. I alt seks er tilgængelige, og du kan tilpasse navnet til hver enkelt. Dette vil få til at sætte en farvelabel på siden af ​​kortet og hjælpe med at give et visuelt fingerpeg om, hvad kortet betyder. For os her på Blog.WebTech360 bruger vi "høj prioritet" og "lav prioritet" etiketter.

Et eksempelkort i Microsoft Planner

Brug filtre eller gruppe efter funktion til at hjælpe dig med at finde ud af, hvad der betyder noget

Efterhånden som du tilføjer flere og flere opgaver og bucket-lister til planlæggeren, kan det blive svært at spore, hvad der foregår. Heldigvis er der en filterfunktion, der kan hjælpe. Tilgængelig i øverste højre side af vinduet, vil dette lade dig filtrere opgaver fra kun baseret på dit navn --- eller navnet på din kollega.

Som et alternativ kan du også bruge funktionen "Grupper efter" til at ændre udseendet af bucket listerne. Dette giver dig mulighed for at gruppere efter den person, opgaven er tildelt, efter fremskridt eller efter forfaldsdatoer og etiketter.

Muligheden "tildelt til" under gruppe efter

Prøv diagrammer for at få et analytisk blik på dine fremskridt

Planlæggeren kan til tider blive rodet, og (som chef eller leder) kan du måske ikke altid se, hvad der arbejdes på, og hvem der er på hvilken konkret opgave. Heldigvis har Microsoft en fin lille funktion indbygget i Planner, der kan hjælpe.

Fra den øverste menulinje, ud for navnet på planen, vil du se et ikon, der ligner en graf. Hvis du klikker på dette, vil det skifte til en diagramtilstand. Du kan se den samlede status for planer og flere detaljer om, hvilke opgaver der er startet, i gang, for sent eller afsluttet. Du kan også se antallet af opgaver pr. spand og antallet af opgaver pr. medlemmer. En liste kan også ses på siden med alle tilgængelige skovlemner.

En lignende funktion er også tilgængelig for alle i teamet til visuelt at se deres opgaver på tværs af alle planer og buckets. Bare klik på cirkelikonet i venstre sidebjælke for at udløse en oversigtsside. Du får et visuelt overblik over, hvor mange opgaver du har tilbage, og mere.

Diagrammer i planner

Hvordan vil du bruge Planner?

Som du kan se, er Planner et meget kraftfuldt værktøj. Der er mere end én måde, du kan bruge det til at eliminere kaos og bedre styre opgaverne på dit arbejdspladsmiljø. Det er indbygget direkte i Office 365, og du kan få alt, hvad du behøver for at administrere dit team uden at skulle bekymre dig om at skulle skifte mellem forskellige tjenester eller apps. Tror du, du vil bruge Planner i din virksomhed? Fortæl os det i kommentarerne nedenfor.