Jak stáhnout, podepsat a odeslat e-mailem soubor PDF

Adobe PDF (což je zkratka pro Portable Document Format) je v současnosti jedním z nejběžnějších typů souborů na webu. Proč? Jednoduše, vážení přátelé: PDF je nejjednodušší způsob, jak zachovat formátování jakéhokoli typu dokumentu. Řekněme například, že vytvoříte newsletter pomocí aplikace Microsoft Word a uložíte jej ve výchozím formátu Word. Odešlete svůj newsletter a polovina lidí, kteří se ho snaží číst, NEPOUŽÍVÁ Microsoft Word. Mnoho z vašeho formátování a tvrdé práce může být ztraceno a dokument bude nečitelný. Převedením dokumentu do souboru PDF zajistíte, že vše bude vypadat přesně tak, jak vypadalo, když jste jej dokončili. Je to jednoduchý formát, se kterým se pracuje, převádí se do něj soubory a je k dispozici velké množství bezplatných programů, pomocí kterých je lze otevřít.

IRS je skvělým příkladem toho, kde se můžete setkat s dokumentem PDF. Pokud zamíříte na jejich webovou stránku a pokusíte se stáhnout jakýkoli typ formuláře nebo pokynů, obdržíte soubor PDF. Některé z jejich formulářů, spolu s těmi, které se nacházejí na tisících dalších webových stránek, jsou typem, který lze vyplnit přímo online. Používají funkci nazvanou Pole formuláře, která vám umožňuje kliknout do pole (například zadat své jméno nebo adresu) a zadat správné informace před uložením.

Může se však stát, že budete muset podepsat, datovat a vrátit formulář PDF společnosti, jako jsou ty, které vyřizují vaše potřeby v oblasti pojištění nebo zdravotní péče. Pokud jste to zkusili udělat online, protože nechcete dokument vytisknout, podepsat a naskenovat, možná jste měli chuť mlátit hlavou o zeď nebo dvě. Zpočátku to může být noční můra. Ukážu vám však, jak toho dosáhnout v několika rychlých a jednoduchých krocích.

Jak stáhnout, podepsat a odeslat e-mailem dokument PDF

Nejprve si budete muset zdarma stáhnout Adobe Acrobat Reader DC . Jakmile program nainstalujete, otevřete jej a poté pomocí možnosti „Otevřít soubor“ vyberte z e-mailu soubor PDF, který byste již měli uložit do počítače nebo notebooku.

S otevřeným dokumentem se podívejte doprava a vyberte možnost „Vyplnit a podepsat“ . Na panelu nástrojů, který se objeví, klikněte na tlačítko „Podepsat“ a poté vyberte „Přidat podpis“.

Existují tři možnosti, jak přidat podpis. Nejjednodušší je jednoduše napsat své jméno a umožnit Adobe převést jej na „podpis“. To samozřejmě nebude vypadat jako VÁŠ podpis – způsob, jakým podepisujete své vlastní jméno. I když je to legální a přijatelné pro většinu účelů, není to nejbezpečnější možnost.

Druhou metodou je použití myši nebo prstu (pokud používáte zařízení s dotykovou obrazovkou) k nakreslení podpisu a poté jej vložení. Tuto metodu jsem vyzkoušel před použitím myši. Dovolte mi říci jen toto: Nikdy se mi nepodařilo, aby můj podpis vypadal vůbec tak, jako když ho napíšu na papír… ani zdaleka!

Poslední metodou je fyzické podepsání svého jména tmavým inkoustem na bílém papíře. Naskenujte tento papír do počítače jako obrázek a poté jej nahrajte pomocí výše uvedené funkce „Vytvořit podpis“ .

Jakmile dokončíte vytváření podpisu, klikněte na tlačítko „Použít“ a přidejte jej do dokumentu. Ujistěte se, že máte zaškrtnuté políčko „Uložit podpis“ , abyste mohli stejný podpis v budoucnu znovu použít na jiných dokumentech. (Když budete příště muset projít tímto procesem, rychle jej najdete v nabídce „Podepsat“ .) Umístěte podpis na správné místo v PDF tak, že na něj kliknete myší, podržíte levé tlačítko myši a přetáhnete podpis na příslušné místo.

Jakmile dokončíte podepisování dokumentu, uložte jej do počítače kliknutím na „Soubor“ v levém horním rohu a výběrem „Uložit“. Pojmenujte soubor libovolně a uložte jej na místo, které si zapamatujete. Vraťte se ke svému e-mailu a připojte jej jako odpověď tomu, kdo vám dokument poslal – a máte hotovo!

Vím, že se to může zdát obtížné a časově náročné, jen když si přečtete pokyny, ale ve skutečnosti tomu tak není. Nastavení podpisu a jeho uložení zabere jen pár okamžiků. Jakmile to uděláte, polovina bitvy je vyhrána!