Jak používat e-mailové tipy v aplikaci Microsoft Outlook

E-mailové chyby mohou mít nepříjemné a dokonce nákladné následky. Abychom vám pomohli předejít chybám v e-mailu, společnost Microsoft implementovala e-mailové tipy aplikace Outlook. Můžete například nastavit E-mailové tipy tak, aby spustily upozornění, když stisknete tlačítko Odpovědět všem . Vždy je nejlepší věnovat pár minut a znovu si přečíst svůj e-mail, než jej odešlete velkému seznamu příjemců, zvláště pokud obsahuje citlivé informace.

Pokud jste ještě nepoužili tipy pro e-mail, jste na správném místě. V tomto rychlém průvodci vám ukážeme, jak používat tipy pro e-maily v aplikaci Outlook.

Jak nastavíte e-mailové tipy?

Mějte na paměti, že tato funkce vyžaduje účet Microsoft Exchange Server. Jinými slovy, tato funkce je dostupná pouze na e-mailových účtech spravovaných organizací. Váš správce IT musí ve vašem účtu povolit e-mailové tipy; jinak pro vás tato možnost nebude dostupná. Váš IT administrátor může zároveň vynutit konkrétní nastavení e-mailových tipů na uživatelských účtech.

E-mailové tipy jsou v aplikaci Outlook ve výchozím nastavení povoleny. Pokud chcete tuto možnost deaktivovat nebo upravit nastavení, spusťte Outlook, přejděte do Souboru , vyberte Možnosti a poté klikněte na Pošta .

Přejděte na Tipy pro e-mail a klikněte na Možnosti tipů pro e-maily . Vyberte svůj účet a zvolte, jaké akce chcete spouštět upozornění MailTips.

Pokud chcete zakázat e-mailové tipy, zaškrtněte políčko Nikdy nezobrazovat e-mailové tipy .

Jak fungují tipy pro e-maily

Jakmile jsou tipy pro e-mail povoleny, aplikace Outlook bude při psaní zprávy zobrazovat různé zprávy. Exchange analyzuje obsah e-mailu, který píšete. Pokud zjistí problém, Outlook vás upozorní, abyste mohli upravit zprávu, abyste se vyhnuli trapným situacím. Pokud je například příjemce mimo kancelář a vy ho žádáte, aby neodpověděl, MailTips vám oznámí, že to není možné.

Mezi další příklady situací, které by mohly spustit e-mailové tipy, patří:

• Schránka příjemce je plná.
• E-mailová adresa příjemce byla dočasně deaktivována nebo trvale smazána.
• Váš e-mail porušuje zásady nebo omezení vaší organizace.
• Nemáte oprávnění kontaktovat příjemce nebo odesílat e-maily externím příjemcům.
• Schránka příjemce je moderovaná, což znamená, že vyžaduje schválení zprávy.

Omezení e-mailových tipů

• Tato možnost není dostupná v režimu offline.
• Pokud váš seznam příjemců obsahuje více než 200 příjemců, nebudou tipy pro e-maily vyhodnocovat jednotlivé poštovní schránky.

Závěr

MailTips je užitečná funkce Outlooku, která vám pomůže vyhnout se trapným situacím, jako je odesílání e-mailů nesprávným příjemcům. Pokud například váš e-mail porušuje zásady vaší organizace, MailTips vás na problém upozorní. Plánujete používat tipy pro e-mail v aplikaci Outlook? Dejte nám vědět v komentářích níže.