Automatické přeposílání e-mailů v Outlook 365

Zajímá vás, jak automaticky přeposílat e-maily v Outlook 365 na jinou e-mailovou adresu? To je velmi užitečné, když odcházíte na dovolenou nebo používáte jinou e-mailovou adresu po určitou dobu, abyste zůstali odpojeni od pracovního místa.

Automatické přeposílání e-mailů v aplikaci Outlook je pohodlí, které můžeme všichni využít. Funkce automatického přeposílání e-mailů v Outlooku je podobná jiným funkcím přeposílání e-mailů, které vidíte na Yahoo Mail, Gmail, Thunderbird a podobně. Myšlenkou je znovu odeslat všechny e-maily pocházející z jednoho e-mailového účtu na jiný, bez ohledu na poskytovatele e-mailů, e-mailovou aplikaci nebo doménu e-mailového serveru.

Ačkoli je proces poměrně přímý v online e-mailových klientech, jako je Gmail, je komplikovanější pro samostatné aplikace e-mailového klienta, které nainstalujete na počítači se systémem Windows 11 nebo macOS. Přečtěte si tento článek až do konce, abyste objevili různé metody, které můžete použít k automatickému přeposílání e-mailů v Outlooku.

Obsah

• 1 Důvody pro použití automatického přeposílání e-mailů v Outlook
• 2 Jak automaticky přeposílat e-maily v Outlook
  • 2.1 Automatické přeposílání e-mailů v Outlook pro Windows
  • 2.2 Automatické přeposílání e-mailů v Outlook pro macOS
    • 2.2.1 Přístup k pravidlům Outlook
    • 2.2.2 Vytváření pravidel přeposílání e-mailů
  • 2.3 Automatické přeposílání e-mailů v Outlook pro iOS a Android
  • 2.4 Automatické přeposílání e-mailů v Outlook Web (Bonus metoda)
• 3 FAQ o automatickém přeposílání e-mailů v Outlook
  • 3.1 Nemám nastavena pravidla, ale můj e-mail se stále přeposílá na jinou adresu. Jak to zastavím?
  • 3.2 Jak můžete automaticky přeposílat na více e-mailů?
• 4 Závěr

Důvody pro použití automatického přeposílání e-mailů v Outlook

Předtím, než se ponoříte do metod, jak automaticky přeposílat e-maily v Outlooku, zjistěte si některé scénáře a důvody, kdy vám automatické přeposílání e-mailů v Outlooku přijde vhod:

• Odcházíte na dovolenou a neplánujete kontrolovat svůj pracovní e-mail během dovolené. Nicméně nemůžete ignorovat důležité e-maily, na které musíte odpovědět. Můžete tedy nastavit automatické přeposílání e-mailů v Outlooku, abyste dostávali super důležité e-maily na alternativní pracovní e-mail nebo osobní e-mail.
• Zaměstnanec odešel z organizace a vy ještě nenajali někoho jiného na jeho pozici. Během tohoto mezidobí můžete nastavit automatické přeposílání e-mailů v Outlooku, abyste přesměrovali příchozí e-maily na Outlook účet jiného zaměstnance.
• Funkce automatického přeposílání e-mailů v Outlooku závisí na pravidlech. Můžete vytvořit vlastní pravidla pro zasílání dotazů od zákazníků a klientů na samostatný Outlook e-mail, který spravuje recepce nebo tým zákaznického servisu.
• Provozujete malý podnik a nastavili jste spoustu e-mailů Outlook, aby podnik vypadal profesionálně. Ale na pozadí odpovídáte na všechny příchozí dotazy e-mailem. Místo toho, abyste se každý den přihlašovali ke všem těmto e-mailům Outlook, můžete automaticky přeposílat e-maily na Outlook na jeden konkrétní e-mail. Tímto způsobem musíte zkontrolovat pouze jeden firemní e-mail. Tento přístup šetří čas a úsilí.
• Pokud jste v jednom pracovním nebo osobním e-mailu nastavili automatické přeposílání e-mailů v Outlooku, můžete stále dostávat e-maily na záložní Outlook e-mail v případě, že zapomenete heslo a nemůžete ho resetovat.

Jak automaticky přeposílat e-maily v Outlook

Naleznete níže jednotlivé metody nastavení automatického přeposílání e-mailů v Outlooku:

Automatické přeposílání e-mailů v Outlook pro Windows

 Musíte použít funkci pravidel desktopové aplikace Outlook k automatickému přeposílání e-mailů na jinou adresu. Pravidla vám také umožňují vytvářet složité podmínky, například přeposílat e-maily pouze v případě, že má předmět konkrétní frázi, přeposílat, když je váš e-mail na poli Komu namísto CC atd. Naleznete níže kroky, které můžete vyzkoušet:

• Vyberte Soubor > Pravidla a upozornění.

• Z karty E-mailová pravidla vyberte Nové pravidlo...
• V dialogovém okně Vybrat šablonu nebo prázdné pravidlo musíte vybrat šablonu.

• Například můžete vybrat Uplatnit pravidla na zprávy, které přijímám a kliknout Další.

• Pokud chcete přeposílat pouze určité zprávy, můžete vybrat podmínky pro každou zprávu, která se přeposílá. Pokud chcete, aby se všechny vaše zprávy přeposílaly, nechte vše neoznačeno. Obdržíte zprávu, která říká Toto pravidlo bude uplatněno na každou zprávu, kterou přijmete. Je to správně? Vyberte Ano.

• Zaškrtněte Přeposlat to lidem nebo distribučnímu seznamu. Tato možnost může na některých verzích říkat Přeposlat to lidem nebo veřejné skupině. V dolním panelu klikněte na odkaz lidé nebo distribuční seznam nebo lidé nebo veřejná skupina.

• Tím se otevře okno Pravidlo Adresa s adresářem. Hledejte e-mailovou adresu(é), na které chcete přeposílat svou poštu. Můžete také jednoduše napsat plné e-mailové adresy do pole Komu. Vyberte OK, poté Další po dokončení.

• Objeví se okno pro nastavení výjimek. Vyberte jakékoli výjimky, které chcete použít na toto pravidlo, a vyberte Další. Většina uživatelů to ponechává prázdné.
• V poli Určete název tohoto pravidla pojmenujte své pravidlo. Zaškrtněte pole Aktivovat toto pravidlo, pokud chcete, aby Outlook začal nyní přeposílat zprávy.
• Zaškrtněte Spustit toto pravidlo nyní na zprávách, které již jsou v doručené poště (zřídka používané), pokud chcete, aby Outlook přeposílal vše, co už máte ve své doručené poště.

• Klikněte na Dokončit a máte hotovo.

Poznámka: Pokud nepoužíváte Outlook při připojení k serveru Microsoft Exchange, prostředí Office 365 nebo když jste připojeni k účtu Outlook.com, budete muset nechat Outlook běžet na počítači, aby přeposílání fungovalo.

Automatické přeposílání e-mailů v Outlook pro macOS

Nová aplikace Microsoft Outlook pro MacBook a iMac přichází s některými zajímavými funkcemi. Jednou z těchto skvělých funkcí je automatické přeposílání e-mailů v Outlook pro Mac. Pokud jste na počítači s macOS a chcete se naučit, jak automaticky přeposílat e-maily v Outlooku, zkuste následující kroky:

Přístup k pravidlům Outlook

V aplikaci Outlook pro Mac musíte použít Pravidla k vytvoření automatizace přeposílání e-mailů. Stejně jako Outlook na webu, i v aplikaci Outlook pro Mac není snadný způsob, jak nastavit automatické přeposílání e-mailů. Než budete moci vytvořit pravidla pro přeposílání e-mailů, musíte vědět, jak vyvolat příkaz pravidel. Zde jsou kroky, které můžete vyzkoušet:

• Otevřete aplikaci Outlook na MacBooku nebo iMacu a klikněte na menu Outlook na liště Mac.
• Zde klikněte na Předvolby, abyste našli Pravidla v části E-mailové příkazy.
• Případně klikněte na aplikaci Outlook na svém Macu a poté vyberte Nástroje na liště Mac.
• Kontextové menu, které se zobrazí, vám dává možnost přístupu k Pravidlům.
• Pokud pravidelně používáte automatizaci v aplikaci Outlook a chcete snadno přistupovat k příkazům Pravidla, můžete je přidat na lištu nástrojů Outlook.
• Klikněte na ikonu trojtečky na Liště nástrojů Outlook a poté vyberte Upravit lištu nástrojů.

• Nyní přetáhněte menu Pravidla na Lištu nástrojů a klikněte Hotovo.

Nyní, když víte, jak přistupovat k pravidlům, jste připraveni vyzkoušet další kroky pro vytvoření automatizace přeposílání e-mailů v Outlooku.

Vytváření pravidel přeposílání e-mailů

• Otevřete Outlook a klikněte na tlačítko Pravidla na liště nástrojů Outlook.
• Poté vyberte Upravit pravidla.

• Nyní byste měli vidět pracovní prostor pravidel. Zde můžete vytvořit různé automatizace pro aplikaci Outlook.
• Klikněte na Nové pravidlo.
• Nejprve musíte pravidlu dát název. Můžete ho nazvat Automatické přeposílání e-mailů.
• Nyní musíte nastavit jednu nebo více podmínek pro toto pravidlo. V závislosti na podmínkách Outlook provede akce.
• Například podmínka Předmět obsahuje je jedna podmínka, kterou můžete použít k přeposílání všech e-mailů, které mají frázi Technická podpora v předmětu.
• Nyní je čas vybrat akci pro výše uvedenou podmínku. Pro přeposílání e-mailů by akce byla Přeposlat na.

• V pravém poli zadejte e-mailovou adresu, na kterou chcete přeposílat e-maily.
• Zde můžete použít Přidat další akci nebo Přidat výjimku pro další přizpůsobení automatizace.
• Nyní klikněte na Uložit, aby se pravidlo použilo.

Automatické přeposílání e-mailů v Outlook pro iOS a Android

V době psaní tohoto článku funkce automatického přeposílání e-mailů v aplikaci Outlook není dostupná na aplikaci pro Android nebo iOS. Musíte se přihlásit do Outlooku na webu nebo do aplikace Outlook Web pomocí mobilního webového prohlížeče, jako je Chrome na Androidu a Safari na iOS. Jakmile se přihlásíte, následujte kroky uvedené v následující části pro aktivaci přeposílání e-mailů.

Automatické přeposílání e-mailů v Outlook Web (Bonus metoda)

Pokud používáte webovou verzi aplikace Outlook buď pro osobní (Outlook na webu) nebo obchodní účely (Outlook Web App), můžete snadno nastavit přeposílání e-mailů podle následujících kroků. Naštěstí Microsoft zpřístupnil přeposílání e-mailů v Outlooku pro domény Outlook.Office.Com a Outlook.Live.Com.

• Přihlaste se k práci e-mailu Outlook nebo osobní e-mailu Outlook na webu.

• Na úvodní obrazovce webové verze Outlooku klikněte na tlačítko Nastavení v pravém horním rohu aplikace a nalevo od svého avataru nebo iniciál účtu.
• V bočním panelu, který se otevře, klikněte na odkaz Zobrazit všechna nastavení Outlooku, který se nachází na dně.
• Klikněte na Pošta na levém panelu a poté vyberte Přeposílání.
• Zaškrtněte zaškrtávací políčko vedle dialogového okna Aktivovat přeposílání.
• Pole Přeposlat můj e-mail na: se aktivuje.

• Zadejte celou e-mailovou adresu, na kterou chcete, aby Outlook přeposílal všechny vaše e-maily.
• Pokud chcete, aby se přeposlané e-maily také uchovaly v původní doručené poště Outlooku, zaškrtněte políčko pro možnost Udržet kopii přeposlaných zpráv.
• Klikněte na Uložit, abyste implementovali automatické přeposílání e-mailů v Outlooku.

FAQ o automatickém přeposílání e-mailů v Outlook

Nemám nastavena pravidla, ale můj e-mail se stále přeposílá na jinou adresu. Jak to zastavím?

Pokud jste ve firemním prostředí, může váš administrátor e-mailu nastavit přeposílání na serverové straně. Kontaktujte své IT oddělení, aby zjistili, zda vám mohou pomoci deaktivovat funkci přeposílání e-mailů na vašem účtu nebo profilu Outlook.

Jak můžete automaticky přeposílat na více e-mailů?

Můžete automaticky přeposílat e-maily na více e-mailů tím, že vytvoříte pravidlo Přeposlat to lidem v aplikaci Outlook a poté vyberete více příjemců v dialogovém okně adresy pravidla. Pokud jste již vytvořili Distribuční seznam ve svém profilu e-mailu Outlook, můžete jednoduše nastavit Distribuční seznam jako příjemce pro přeposílané e-maily. Všechny kontakty v rámci distribučího seznamu Outlook obdrží e-maily ve vaší nepřítomnosti.

Závěr

V tuto chvíli jsou to některé z metod, které můžete vyzkoušet, pokud se ptáte, jak automaticky přeposílat e-maily v Outlooku. Metody, které můžete použít, budou záviset na vydání aplikace Outlook, typu e-mailového účtu Outlook, poskytovateli e-mailu Outlook (osobní nebo pracovní) a přesném scénáři pro přeposílání e-mailů. Jedním z nejlepších aspektů automatického přeposílání e-mailů v Outlooku je, že můžete vytvářet složitá a vlastní pravidla pro přeposílání e-mailů, pokud máte technické dovednosti IT.

Vyzkoušejte výše uvedené metody a komentujte níže, jak se to povedlo. Dále Změna zobrazení e-mailů v Outlooku: nejlepší způsoby, jak to opravit a jak vzít zpět e-mailové zprávy v Outlook 365.