Ето как ИТ администраторите могат да изтриват акаунти и потребители на Office 365

Ето как ИТ администраторите могат да изтрият стари акаунти в Office 365 и също така да премахнат лицензи, за да избегнат плащането за неизползвани/изтрити потребителски акаунти.

Посетете центъра за администриране на Microsoft 365

Уверете се, че превключвателят Изпробвайте новия център за администриране е включен в горната част

Щракнете върху Потребители в страничната лента, изберете потребителя, който да бъде изтрит, и изберете Изтриване на потребител

Отидете на страницата за таксуване на Центъра за администриране на Microsoft 365

Щракнете върху страницата Продукти и услуги

Изберете абонамента и след това изберете Добавяне/Премахване на лицензи, за да изтриете лиценза.

Всеки път, когато някой напусне работа или вече не е в организация, има смисъл да изтриете своите данни и да ги премахнете от Office 365. Това не само освобождава място за бъдещи служители, но не позволява на потребителя да се върне и да получи достъп до данните си. Освен това елиминира плащането на допълнителна такса за абонамент за Office 365 за потребителя. В това ръководство ще разгледаме как ИТ администраторите могат да изтриват стари акаунти в Office 365.

Малко информация

Преди да се заемем с нещо, ще споменем, че това е ръководство само за ИТ администратори. Само хора, които имат глобални администраторски или потребителски разрешения на Office 365 за бизнес или училище, могат да изтриват потребителски акаунти. Също така си струва да се отбележи, че ИТ администраторът ще има само 30 дни, за да възстанови акаунта, преди данните на потребителя да бъдат изтрити за постоянно.

Ще споменем също, че дори и да изтриете потребител на Office 365, пак ще плащате за неговия лиценз. Ще трябва да предприемете допълнителна стъпка да спрете да плащате за лиценза или да го преместите на друг потребител, за да избегнете допълнително плащане.

Ако загубата на критична информация за компанията е проблем, има начини за архивиране на данните на бивш потребител , ако е необходимо. И накрая, все още е възможно да запазите имейла на потребителя, преди да изтриете акаунта, като преместите имейла на друго място. ИТ администраторите с абонаменти за Office 365 на ниво предприятие могат също да запазят данните за пощенската кутия на изтрит потребителски акаунт на Office 365, като го превърнат в неактивна пощенска кутия.

Стъпка 1: Изтрийте потребител

Ако изтривате акаунт на потребител, който сте преобразували в споделена пощенска кутия, има специално внимание, преди да изтриете потребител. Има и специално внимание, ако сте настроили препращане на имейл в акаунта.

Причината поради която? Когато човек отговори на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия, имейлът ще изглежда да е от споделената пощенска кутия, а не от отделния потребител. Освен това препращането на имейл зависи и от това дали действителният акаунт все още е активен и ако изтриете акаунта, пощенската кутия ще стане неактивна. В тези ситуации Microsoft ви препоръчва да спрете да плащате за лиценза, вместо да изтривате акаунта (което описваме в следващия раздел.)

Както и да е, за да започнете с изтриването на акаунт или потребител в Office 365, ще трябва да посетите Microsoft 365 Admin Center . Оттук ще искате да се уверите, че превключвателят Опитайте новия център за администриране е включен в горната част. След това можете да щракнете върху Потребители в страничната лента, да изберете потребителя, който искате да изтриете, и да изберете Изтриване на потребител.

ИТ администраторите с по-задълбочен опит също могат да премахнат много потребители едновременно с командлета Remove-MsolUser PowerShell. Няма да навлизаме в техническите аспекти на това, но можете да прочетете за това тук, ако желаете .

Стъпка 2: Спрете да плащате за техния лиценз

Отново, изтриването на акаунт в Office 365 все още означава, че ще плащате за лиценза. Можете да спрете да плащате за лиценза, като направите следното. Първо ще искате да отидете на страницата за таксуване на Центъра за администриране на Microsoft 365 . След това ще искате да щракнете върху страницата Продукти и услуги. След това можете да изберете абонамента и след това да изберете Добавяне/Премахване на лицензи, за да изтриете лиценза. Можете също да преотстъпите лиценза на някой друг от същата страница, ако е необходимо. Само имайте предвид, че няма да бъде, няма да бъде присвоено на някого автоматично.

Други бележки

В зависимост от вашата ситуация може да не успеете да премахнете съответния лиценз, след като премахнете потребител на Office 365 (в този случай все още можете да преотстъпите вече освободения лиценз на нов потребител). Това ще се случи, ако сте закупили лицензи чрез партньор или корпоративно лицензиране. Възможно е също да не можете да премахнете лицензи, ако плащате за годишен план или ако сте в средата на цикъл на фактуриране. В този случай няма да можете да премахнете лиценза от абонамента си, докато ангажиментът ви не бъде завършен. Можете да научите повече за изтриването на акаунти в Office 365 от Microsoft тук .