Si të përdorni Microsoft Planner për të përmirësuar rrjedhën tuaj të punës

Një mjet i menaxhimit të projektit, Microsoft Planner është i ngjashëm me shërbimet falas ose me pagesë si Trello ose Asana. E integruar direkt në Office 365, Planner mund t'ju ndihmojë të reduktoni kaosin në punë dhe të përmirësoni rrjedhën tuaj të punës. Ja se si.

• Krijo kategori për detyra të ndryshme në Planner me "kova"
• Gjurmo detyrat në Planifikues duke vendosur përparimin, datat, duke shtuar detaje në karta dhe më shumë
• Përdorni filtra ose grup sipas veçorive për t'ju ndihmuar të zgjidhni detyrat që kanë rëndësi
• Provoni grafikët për të marrë një vështrim analitik të përparimit tuaj

Nëse vendi i punës ose biznesi juaj është abonuar në Microsoft Office 365 , ka shumë mjete të shkëlqyera që mund t'i përdorni për të përmirësuar efikasitetin tuaj. Ne kemi prekur tashmë disa prej tyre, duke përfshirë Teams , Outlook , OneDrive , si dhe OneNote . Tani, megjithatë, është koha për të kthyer vëmendjen tonë drejt Microsoft Planner.

Një mjet i menaxhimit të projektit, Planner është i ngjashëm me shërbimet falas ose me pagesë Trello ose Asana. Ai vjen pa kosto shtesë dhe është i integruar direkt në Office 365 dhe mund ta ndihmojë organizatën tuaj të mbajë gjurmët e detyrave të rëndësishme dhe të përmirësojë rrjedhat e punës. Ja më shumë se si e përdorim atë në Blog.WebTech360 dhe një udhëzues se si mund ta përdorni edhe në vendin tuaj të punës.

Krijo kategori për detyra të ndryshme me "kova"

Në zemër të përvojës së Planifikuesit janë disa gjëra të njohura si "plani", "kovat" dhe "dërrasat". Së pari, një bord është ajo që është shtëpia e planit tuaj, ose lista e detyrave. Pasi të krijoni një plan nën Planifikues me butonin (+) në shiritin anësor, do të keni një tabelë të re. Më pas mund të krijoni "kova" të ndryshme brenda bordit për organizimin e llojeve të ndryshme të detyrave.

Këtë mund ta bëni duke shtypur lidhjen "Shto kovë të re" në krye të tabelës. Këtu në Blog.WebTech360, ne përdorim Planner për të gjurmuar mbulimin tonë të lajmeve. Ne kemi gjithashtu tabela të ndryshme për llojet e tjera të mbulimit, duke përfshirë Office 365 dhe How-Tos. Në mënyrë tipike, ne kemi gjithashtu kova për idetë e historive, lajmet, DIBS, si dhe një kovë të veçantë për redaktorët për të shënuar historitë e përfunduara.

Pasi të keni shtuar një kovë, ka një buton të veçantë (+) poshtë emrit të kovës. Kjo do t'ju lejojë të krijoni një kartë të re detyrash dhe të caktoni një datë të caktuar ose t'ia caktoni atë një anëtari të ekipit. Ne kemi më shumë për këtë më poshtë.

Një vështrim në një tabelë mostër në planifikuesin e Microsoft

Gjurmo detyrat duke vendosur përparimin, datat, duke shtuar detaje në karta dhe më shumë

Ka shumë mënyra se si mund të përdorni kartat e detyrave në Planner në avantazhin tuaj të produktivitetit. Mund të përdorni menynë rënëse për ta zhvendosur atë në kova të ndryshme, për të ndryshuar përparimin e tij dhe për të vendosur datën e fillimit dhe datën e duhur. Ju gjithashtu mund të shkruani një përshkrim për t'i njoftuar kolegët tuaj se çfarë po punoni. në. Për hir të thjeshtësisë, ekziston edhe një listë kontrolli, e cila mund të ndihmojë në gjurmimin e progresit të çdo gjëje që është caktuar.

Akoma më mirë, ekziston edhe një buton "Shto bashkëngjitje" të cilin mund ta përdorni për të futur skedarë ose lidhje që do të jenë të dukshme në vetë kartën. Ne shpesh e përdorim këtë veçori këtu në Blog.WebTech360 për të ndarë lidhjet me burimet për çdo artikull për të cilin po shkruajmë.

Përveç kësaj, ka "etiketa" me ngjyra të ndryshme të cilat shtrihen përgjatë anës së secilës kartë detyrash. Gjithsej gjashtë janë në dispozicion, dhe ju mund ta personalizoni emrin për secilin. Kjo do të bëjë që të ngjitet një etiketë me ngjyra në anën e kartës dhe do të ndihmojë në krijimin e një sugjerimi vizual mbi atë që nënkupton karta. Për ne këtu në Blog.WebTech360, ne përdorim etiketat "prioriteti i lartë" dhe "prioriteti i ulët".

Një kartë mostër në planifikuesin e Microsoft

Përdorni filtra ose grup sipas veçorisë për t'ju ndihmuar të zgjidhni atë që ka rëndësi

Ndërsa shtoni gjithnjë e më shumë detyra dhe lista me kova te planifikuesi, mund të bëhet e vështirë të gjurmosh se çfarë po ndodh. Për fat të mirë, ekziston një veçori filtri që mund të ndihmojë. E disponueshme në anën e sipërme të djathtë të dritares, kjo do t'ju lejojë të filtroni detyrat bazuar vetëm në emrin tuaj --- ose emrin e kolegut tuaj.

Si një alternativë, ju gjithashtu mund të përdorni veçorinë "Group by" për të ndryshuar pamjen e listave të kovave. Kjo do t'ju lejojë të gruponi sipas personit të cilit i është caktuar detyra, sipas progresit ose sipas datave dhe etiketave.

Opsioni "i caktuar për" nën grup nga

Provoni grafikët për të marrë një vështrim analitik të përparimit tuaj

Planifikuesi mund të bëhet i çrregullt ndonjëherë, dhe (si shef ose menaxher) mund të mos arrini gjithmonë të shihni se për çfarë po punohet dhe kush është në cilën detyrë specifike. Për fat të mirë, Microsoft ka një veçori të bukur të vogël të integruar në Planner që mund të ndihmojë.

Nga shiriti i menysë së sipërme, pranë emrit të Planit, do të shihni një ikonë që duket si një grafik. Nëse klikoni këtë, do t'ju kalojë në një modalitet grafiku. Mund të shihni statusin total të planeve dhe më shumë detaje se cilat detyra janë nisur, në progres, me vonesë ose të përfunduara. Ju gjithashtu mund të shihni numrin e detyrave për kovë dhe numrin e detyrave për anëtarë. Një listë është gjithashtu e dukshme në anë, me të gjithë artikujt e disponueshëm të kovës.

Një veçori e ngjashme është gjithashtu e disponueshme për këdo në ekip për të parë vizualisht detyrat e tyre në të gjitha planet dhe kovat. Thjesht klikoni në ikonën e rrethit në shiritin anësor të majtë për të aktivizuar një faqe përmbledhjeje. Do të keni një pamje vizuale se sa detyra ju kanë mbetur dhe më shumë.

Grafikët në planifikues

Si do ta përdorni Plannerin?

Siç mund ta shihni, Planner është një mjet shumë i fuqishëm. Ka më shumë se një mënyrë që mund ta përdorni për të eliminuar kaosin dhe për të menaxhuar më mirë detyrat në mjedisin tuaj të punës. Është i integruar drejtpërsëdrejti në Office 365 dhe mund të merrni gjithçka që ju nevojitet për të menaxhuar ekipin tuaj pa pasur nevojë të shqetësoheni nëse duhet të kaloni midis shërbimeve ose aplikacioneve të ndryshme. A mendoni se do të përdorni Planner në kompaninë tuaj? Na tregoni në komentet më poshtë.