Усі поради щодо покращення роботи кінцевого користувача з Microsoft Teams

Якщо ви адміністратор Teams, чемпіон або досвідчений користувач, частина вашої ролі, ймовірно, допоможе покращити роботу кінцевого користувача Microsoft Teams.

Чорт, навіть якщо ви доброзичлива людина, яка хоче, щоб люди використовували свої інструменти більш продуктивно, ви захочете це зробити.

У цій публікації ми розглянемо деякі ключові інструменти та функції для покращення роботи кінцевих користувачів Microsoft Teams:

1 – Почніть з плану усиновлення

Створення плану впровадження для користувачів дуже відрізняється від створення плану впровадження для всієї організації.

Почніть з визначення, чому ви хочете використовувати Microsoft Teams. Потім повідомте своїм зацікавленим сторонам план, шлях до прийняття та переваги. У свою чергу, вони повинні передавати цю інформацію своїм користувачам.

Продовжуючи розгортання, тримайте всіх зацікавлених сторін в курсі регулярних оновлень. Якщо всі знають, що відбувається (і коли), це не буде таким сюрпризом.

Під час подорожі багато людей будуть просити технічні, навчальні матеріали та матеріали для усиновлення.

Можна, звичайно, створити власну, виходячи з власних нюансів. Існує також багато наявних матеріалів Microsoft.

Переконайтеся, що ви додали навчальні матеріали, як-от Microsoft 365 Learning Pathways, тренінги Microsoft Teams End User Experience під керівництвом інструкторів, а також вебінари під керівництвом інженерів Azure для навчання квитків на підтримку.

Вам також потрібно буде повідомити, як ви хочете, щоб кінцеві користувачі збирали квитки, коли щось піде не так. Останнє, що вам потрібно, це забита папка вхідних, коли ви впровадите Teams.

Якщо ви хочете, щоб квитки збиралися через централізований портал, ви можете скористатися службами Azure. Однак спочатку ознайомтеся з планами підтримки.

2 – Персональні налаштування доступні в Microsoft Teams

Коли вашій команді буде зручно користуватися Teams на щоденній основі, важливо додати особистий відтінок.

Наприклад, існує безліч функцій доступності Microsoft Teams, які очікують на відкриття. Але вони залишаться невідомими, якщо ви не повідомите про них своїх користувачів.

До функцій доступності належать:

• Переклад чату: якщо рідна мова ваших колег відрізняється від вашої, це корисний інструмент. Вбудований переклад повідомлень допомагає кожному залишатися собою і при цьому ефективно спілкуватися.

• Голосові повідомлення: деякі довгі повідомлення найкраще передавати за допомогою голосових повідомлень, оскільки манери можуть допомогти з контекстом та тоном. Крім того, письменник з артритом або зап’ястковим каналом також знайде цей інструмент корисним, оскільки вони можуть менше друкувати. Просто утримуйте значок запису, говорите в мікрофон і відпустіть, коли ви закінчите запис.

• Увімкніть режим TTY: це ще одна функція, яка допоможе людям із вадами мови або з вадами слуху. Щоб увімкнути телетайп (TTY), перейдіть до цього каталогу, натиснувши зображення профілю – Налаштування > Дзвінки.

• Прямі субтитри: отримуйте субтитри в режимі реального часу на зустрічах Teams.

Також запишіть їх для подальшого використання.

Спочатку переконайтеся, що Stream поширюється на вашу ліцензію Microsoft 365.

Увімкніть запис прямих субтитрів, коли ви входите в Потік. Виберіть своє відео та натисніть на три крапки, щоб відкрити меню параметрів.

Установіть прапорець «Автоматично генерувати файл субтитрів».

• Темний режим: ця функція була представлена ​​в Teams у 2018 році, і вона корисна, щоб зменшити навантаження на очі та зберегти фокус.

Натисніть кнопку з трьома крапками та відкрийте налаштування. Одразу в розділі «Загальні» ви можете побачити три варіанти систем освітлення за замовчуванням, темного та висококонтрастного освітлення.

Іншою важливою частиною налаштування в Teams є тип і частота сповіщень, які ви отримуєте. 

частота? Це правильно!

Хоча нічого не можна зробити з кількістю повідомлень, які вам надсилають люди (хоча про це пізніше), ви можете налаштувати, коли і як отримувати сповіщення.

3 – Найкращі методи для сповіщень Teams

Ви можете турбуватися про сповіщення, якщо ви керуєте кількома командами та каналами у своєму обліковому записі Teams.

Або, можливо, ви просто член цих команд і каналів.

Перевантаження сповіщень і втома від сповіщень – це реальні речі, які можуть вплинути на ваш результат, якщо ними не керувати належним чином.

Отже, як ви можете керувати сповіщеннями Teams?

Це легко:

• Створення користувацьких налаштувань сповіщень: це включає вимкнення сповіщень про сповіщення та налаштування звичайних сповіщень, щоб вони включали лише конкретні речі, як-от особисті @згадки, відповіді на розмови, які я почав тощо.

• Залишайте проекти, які більше не потребують вашої участі: ймовірно, є команди чи канали, які не мають відношення до вас чи вашої роботи. Приберіть безлад, залишивши ці проекти.

4 – Коли використовувати групові чати чи канали

Після того, як ви вибрали канали, які вам потрібні, і відсортували свою стратегію сповіщень, важливо знати, коли найкраще використовувати групові чати, а коли канали є більш підходящими.

Пам’ятайте, що це абсолютно новий досвід для користувачів, які тільки починають працювати з платформами для співпраці, такими як Teams. Microsoft Teams  не  є платформою в стилі миттєвого обміну повідомленнями, якою вони, можливо, звикли користуватися.

Якщо ви хочете, це може бути настільки просто, але це може бути набагато більше для співпраці ваших команд.

Групові чати – це розширення розмов один на один для залучення інших колег. Тут усі члени групи Teams можуть ділитися повідомленнями, GIF-файлами, емодзі, наклейками та навіть організовувати зустрічі.

Однак якщо вам потрібно трохи розширити співпрацю, ви можете організувати все це в каналах Teams. Дві важливі особливості відрізняють канали Teams від групових чатів:

Потоки повідомлень: розмови в групових чатах можуть стати безладними та втратити свою сутність. Однак у каналах члени команди можуть відстежувати повідомлення в контексті, в якому вони опубліковані.

Це можливо за допомогою потоків повідомлень, які зводять бесіди в один блок чату. Ви можете побачити всі відповіді, і ви можете @ згадати когось під ланцюжковою відповіддю.

2. Файли: на відміну від звичайних групових чатів, у каналах є вкладка файлів. Це чудово підходить для спільної роботи з документами, і кожен файл, який ви завантажуєте, також синхронізується з SharePoint.

5 – Переваги ланцюжків повідомлень

Однією з найбільших переваг використання каналів перед груповими чатами є доступ до ланцюжків повідомлень.

Це все про простоту співпраці, чи не так?

Зрештою, саме тому хороший план запровадження та позбавлення від перевантаження сповіщень є головними в нашому порядку денному.

Але навіть під час роботи потоки повідомлень також є чудовим інструментом для оптимізації роботи кінцевих користувачів Microsoft Teams.

Потоки дають контекст повідомлення, показуючи, з ким ви розмовляєте. 

До переваг високого рівня належать:

• Потоки зберігають змістовний контекст і організують розмови.
• Потік спонукає до відкритого обговорення тем, не відволікаючи інших.
• Потоки дають вам спосіб отримати більше ясності, не починаючи нового DM.
• Ваші ланцюжки полегшують відстеження інформації, переглядаючи конкретні бесіди.
• Потоки захищають канали оголошень від зайвого безладу.
• Нитки липкі. Коли ви ділитеся повідомленням, ланцюжкові відповіді також публікуються.

Точніше, за допомогою потоків повідомлень ви отримуєте асинхронність у своїх повідомленнях Teams.

Це означає, що повідомлення в каналі не потрібно синхронізувати – вам не потрібно відповідати на всі повідомлення в режимі реального часу.

Навіть якщо ваші сповіщення повністю вимкнено, ви можете повернутися до ланцюжка розмов, щоб побачити нові оновлення. У груповому чаті ви зазвичай переживаєте, що можете втратити інформацію про те, що відбувається, коли ви не в групі.

Це означає, що у вас буде більше часу, щоб зосередитися на інших речах, і при цьому залишатися в курсі.

6 – Що можна робити за допомогою мобільного додатка Teams

Багато людей будуть використовувати Teams на ходу. Замість того, щоб витягувати свій ноутбук щоразу, коли їм потрібно поспілкуватися з кимось в офісі чи вдома, вони можуть використовувати мобільний додаток Teams.

Деякі  з ваших користувачів можуть скористатись мобільним додатком, оскільки вони віддають перевагу потоку повідомлень у мобільному інтерфейсі.

Ось деякі інші зручні функції мобільного додатка Teams:

Швидкі жести гортання: очищайте стрічку активності від сповіщень, коли ви позначаєте повідомлення як прочитані або непрочитані одним рухом пальця.

Тиші та тихі дні: зазначте конкретні години та дні, коли ви будете приймати PTO. Це вимкне сповіщення в цей час.

Натисніть свій профіль, а потім – Сповіщення. У сегменті заблокованих сповіщень клацніть Протягом тихого часу.

Тут ви матимете можливість вимкнути й увімкнути режими «Тихі години» та «Тихі дні», а також самостійно налаштувати додаткові налаштування.

Вбудований офісний об’єктив: простота фотографування – це вже класна функція.

Однак Office Lens інтегровано в мобільний додаток Teams, тому, коли ви знімаєте дошку або документ, він автоматично розпізнає їх.

Яким би не був носій, Office Lens автоматично оптимізує зображення, за допомогою тексту чи малюнків.

Змінити порядок нижньої панелі. Ви можете збільшити доступність вкладок, які найчастіше відвідують у командах, змінивши порядок панелі навігації.

Натисніть значок із трьома крапками нижче, і ви побачите можливість перетягнути вікно «Редагувати навігацію» на повний екран. Потім ви можете змінити порядок вкладок, щоб краще відповідати вашим уподобанням.

Легкий перехід з мобільного на ноутбук: перемикайте конференц-дзвінки та сповіщення між ноутбуком і мобільним пристроєм у режимі реального часу.

Якщо вам потрібно бути в дорозі, але ви ведете конференц-дзвінок, ви можете переключитися на свій мобільний пристрій, не перериваючи нараду.

Ви також можете налаштувати сповіщення для свого мобільного пристрою на відключення після входу в Teams на робочому столі, що зменшує перевантаження сповіщень.

7 – Сумісність повідомлень

Коли ви спілкуєтеся лише з людьми в Teams, вам не потрібна інша програма. 

Але що відбувається, коли ви працюєте з підрядником, який використовує Slack? Або клієнт, який наполягає на використанні Webex?

Найпоширеніший сценарій? Ви завантажуєте їх додаток, щоб вони були щасливі.

Але що це означає для вас? Постійне перемикання між додатками для керування зовнішніми контактами.

Сумісність повідомлень — це процес об’єднання цих програм разом, щоб ви могли надіслати повідомлення від Microsoft Teams своєму зовнішньому контакту на Slack або Webex.

Сумісність покращує внутрішні комунікації та забезпечує справжню співпрацю між компаніями.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Однак додавання 600 інтеграцій означає скасування всієї чудової роботи, яку ми виконали, щоб покращити ваш досвід роботи з Teams.

Натомість оберіть найкращі інтеграції Microsoft Teams, які можуть покращити роботу кінцевого користувача з Microsoft Teams.