Архівування електронних листів у Gmail дає вам можливість упорядковувати папку "Вхідні", не видаляючи старі ланцюжки електронних листів. Якщо хтось оновить старий ланцюжок, надіславши новий електронний лист, він знову з’явиться у вашій папці «Вхідні». В іншому випадку заархівований електронний лист залишиться прихованим в окремій папці на серверах Google.
У цій статті ми пояснимо, як працює функція архівування в Gmail, як можна архівувати електронні листи та як легко знайти заархівовані електронні листи.
Що означає архівувати в Gmail?
Багато людей просто видаляють усі свої старі електронні листи, коли вони більше не потрібні. Але що ви робите, коли вам може знадобитися знову посилатися на це повідомлення в майбутньому? Тут корисно архівувати.
У той час як видалені електронні листи надсилаються в папку «Кошик» протягом 30 днів перед видаленням із серверів Google, заархівовані електронні листи натомість надсилаються до прихованої папки, де вони залишаються на невизначений час.
Це допоможе розчистити папку "Вхідні", зберігаючи потенційно важливі повідомлення електронної пошти про всяк випадок.
Як архівувати в Gmail
Існує три простих способи заархівувати електронну пошту за допомогою Gmail.
Щоб заархівувати електронний лист у веб-браузері:
- Відкрийте Gmail і увійдіть у свій обліковий запис Gmail.
- Клацніть правою кнопкою миші електронний лист і виберіть опцію « Архівувати » у спадному меню.
Крім того, якщо ви відкрили електронний лист, який хочете заархівувати:
- Натисніть кнопку « Архівувати » у верхній частині листа. Це виглядає як папка зі стрілкою вниз у верхній частині.
Щоб заархівувати електронний лист Gmail за допомогою Android або iOS:
- Відкрийте програму Gmail.
- Знайдіть і відкрийте електронний лист, який потрібно заархівувати.
- Торкніться значка Архів . Це та сама піктограма, яка представлена у версії браузера, і виглядає як папка зі стрілкою вниз у верхній частині.
Як знайти заархівовану електронну пошту в Gmail
На жаль, немає окремої архівної папки Gmail, де зберігаються електронні листи. Однак є два способи знайти заархівовані листи. По-перше, якщо ви пам’ятаєте тему чи відправника, ви можете шукати електронний лист за допомогою панелі пошуку Gmail.
Якщо ви не пам’ятаєте ключових термінів, ось як ви можете знайти заархівовані електронні листи на ПК чи Mac:
- Відкрийте папку "Вхідні" Gmail.
- У бічному меню ліворуч виберіть Більше .
- Натисніть Уся пошта .
- У цій папці «Вхідні» міститься вся ваша пошта, заархівована чи ні. Прокрутіть сторінку, щоб знайти заархівовану пошту, яку ви шукаєте.
Примітка. Ви також можете здійснювати пошук за допомогою імпровізованої мітки «Уся пошта». Для цього введіть «-in:Sent -in:Draft -in:Inbox» у рядку пошуку.
Щоб знайти заархівовані повідомлення Gmail на iPhone або Android:
- Відкрийте програму Gmail .
- Виберіть піктограму гамбургера у верхньому лівому куті, щоб відкрити меню бічної панелі.
- Торкніться папки « Уся пошта» .
- Прокрутіть, доки не знайдете заархівований електронний лист.
На жаль, якщо ви не пам’ятаєте ключових термінів, пошук у всіх ваших електронних листах може зайняти деякий час. Ось чому може бути корисно використовувати розширенішу стратегію сортування, щоб зменшити кількість спаму та впорядкувати вашу електронну пошту , особливо якщо ви використовуєте робочу електронну пошту (і вам потрібно підтримувати безпечні процедури електронної пошти).
Як повернути заархівовані листи до папки "Вхідні".
Якщо ви випадково заархівували електронний лист або просто хочете розархівувати одне зі своїх заархівованих повідомлень, його легко повернути до основної папки "Вхідні".
Щоб розархівувати електронні листи на ПК з Microsoft або Mac:
- Відкрийте Gmail і знайдіть електронний лист, який потрібно розархівувати.
- Клацніть правою кнопкою миші електронний лист і виберіть « Перемістити до», а потім « Вхідні» .
Щоб розархівувати повідомлення на пристрої Apple або Android:
- Відкрийте програму Gmail і знайдіть електронний лист, який потрібно розархівувати.
- Торкніться листа, щоб відкрити його.
- Торкніться трьох крапок у верхньому правому куті.
- Виберіть Перемістити до папки "Вхідні" .
З очей геть з серця геть
Зараз більшість людей отримують сотні електронних листів на тиждень, і архівування електронної пошти є чудовим способом очистити вашу папку "Вхідні". Однак функція архівування не є найпотужнішою технікою сортування. Щоб упорядкувати свою папку "Вхідні" в Gmail, найкращою стратегією є використання комбінації фільтрів архівування, видалення та категорій.