Якщо ви використовуєте звичайні клієнти електронної пошти в корпоративному середовищі, як-от Outlook, ви, ймовірно, звикли встановлювати відповідь «Не на місці» . Чи знаєте ви, що також можете налаштувати відповіді поза офісом у Gmail?
Оскільки більшість людей використовують Gmail як особистий обліковий запис електронної пошти, це може бути корисним, щоб повідомити людям, коли ви у відпустці чи у відпустці.
Зробити це досить просто в Gmail, але процес дещо відрізняється від того, до якого ви звикли в Outlook. У цій статті ви дізнаєтесь, як налаштувати Gmail поза офісом, як його вимкнути та що люди можуть очікувати від вас, коли ви його ввімкнули.
Як налаштувати Gmail поза офісом
Якщо ви збираєтеся на деякий час поїхати у відпустку та хочете попередити людей про те, що, можливо, ви не зможете відповісти на їхні електронні листи так швидко, як зазвичай, відповідь «не на робочому місці» — це правильний шлях.
Щоб розпочати виконання наведених нижче кроків, спочатку увійдіть у свій обліковий запис Gmail.
1. Виберіть значок шестірні Налаштування у верхньому правому куті облікового запису Gmail.
2. Виберіть « Переглянути всі налаштування » у верхній частині списку налаштувань.
3. Прокрутіть вниз до розділу Автовідповідач унизу. Змініть налаштування на Автовідповідач увімкнено .
4. Виберіть перший день відпустки. Введіть тему та повідомлення, на яке ви хочете автоматично відповідати, коли люди надсилатимуть вам електронні листи.
Під час заповнення цієї форми зверніть увагу на наступні параметри.
- Вам не обов’язково вмикати та вибирати Останній день , але це гарна ідея, щоб не забути залишити автовідповідач увімкненим.
- За замовчуванням у полі повідомлення використовується розширений редактор форматування, де ви можете використовувати панель форматування для форматування тексту повідомлення. Якщо ви виберете Звичайний текст над полем повідомлення, форматування зміниться на звичайний текст.
- Виберіть « Надсилати відповідь лише людям із моїх контактів », якщо ви хочете націлити автоматичні відповіді автовідповідача лише на людей, яких ви вже знаєте, і ігнорувати всіх інших. Це гарна ідея, якщо ви не хочете, щоб незнайомці знали, що вас немає вдома протягом тривалого часу.
5. Виберіть « Зберегти зміни» , щоб увімкнути автовідповідач.
Як вимкнути «Не на роботі» в Gmail
Вимкнути автовідповідач можна двома способами. Поки його ввімкнено, у верхній частині папки «Вхідні» ви побачите повідомлення про статус відповідача.
Ви можете вибрати Закінчити зараз , щоб миттєво вимкнути автовідповідач. Це швидкий спосіб вимкнути його без повторного пошуку налаштувань Gmail, щоб змінити налаштування автовідповідача.
Однак, якщо ви бажаєте вимкнути автовідповідач у налаштуваннях Gmail, ви можете або вибрати « Налаштування відпустки» в сповіщенні, або повернутися до вікна налаштувань Gmail.
Прокрутіть назад униз меню налаштувань Gmail, щоб знову знайти розділ Автовідповідач .
Виберіть Автовідповідач вимкнено, щоб вимкнути автовідповідач.
Примітка. Вам не потрібно буде цього робити, якщо ви встановили в полі Останній день дату завершення відпустки. Після цієї дати автовідповідач автоматично вимкнеться.
Але якщо ви хочете вимкнути автовідповідач перед налаштуванням Останнього дня, описана вище процедура працюватиме.
Як працює автовідповідач Gmail
Майте на увазі, що оскільки ви можете вводити лише дати початку та завершення для автовідповідача у відпустці, час автоматично встановлюється електронною поштою.
- Дата початку Час: 12:00 ночі
- Час закінчення: 23:59
Якщо ви бажаєте, щоб час починався опівночі перед днем початку вашої відпустки, тоді встановіть дату початку на один день раніше, ніж початок вашої відпустки.
Люди, які надсилають вам електронні листи, коли ви ввімкнули автовідповідач, бачитимуть наступну поведінку у вашому обліковому записі Gmail.
- Люди побачать вашу автоматичну відповідь, коли надішлють вам перше повідомлення. Якщо вони знову надішлють вам повідомлення, автоматична відповідь не буде надіслана.
- Якщо минуло чотири дні та та сама особа надішле вам повідомлення, автоматична відповідь спрацює знову.
- Якщо ви відредагуєте відповідь про відпустку, таймер почнеться спочатку, і кожен, хто надішле вам повідомлення вперше після редагування, отримає автоматичну відповідь.
- Gmail достатньо розумний, щоб не відповідати автоматично на будь-які повідомлення, які автоматично потрапляють у папку спаму чи списки розсилки.
- Інші користувачі Gmail побачать ваш статус «не на місці», якщо почнуть писати вам електронний лист.
Створюйте розумніші відповіді поза офісом у Gmail за допомогою фільтрів
Якщо ви хочете створити більш цілеспрямовану автоматичну відповідь із налаштованими повідомленнями для конкретних людей, це можна зробити за допомогою фільтрів Gmail .
- Перш ніж використовувати фільтр для автоматичного відтворення, вам потрібно створити шаблон електронного листа для відповіді. Для цього створіть новий електронний лист у Gmail із тим електронним листом, яким хочете відповісти. Потім виберіть меню «Більше» з трьома крапками в нижньому правому куті вікна та виберіть « Шаблони », виберіть « Зберегти чернетку як шаблон », а потім виберіть « Зберегти як новий шаблон » .
- Дайте шаблону назву у спливаючому вікні.
- Щоб отримати доступ до фільтрів Gmail, поверніться в налаштування Gmail. Виберіть « Фільтри та заблоковані адреси » у верхній частині вікна налаштувань.
- Прокрутіть сторінку донизу та виберіть Створити новий фільтр .
4. У формі «Створити фільтр» введіть адресу електронної пошти, на яку потрібно автоматично відповісти, у полі « Від » . Виберіть Створити фільтр , коли завершите.
- У вікні «Створити фільтр» установіть прапорець « Надіслати шаблон » . У спадному списку виберіть створений раніше шаблон відповіді начальника .
- Нарешті, просто виберіть кнопку « Створити фільтр » унизу, і ваш новий фільтр і автоматична відповідь тепер активні.
Тепер щоразу, коли особа з адресою, яку ви визначили у фільтрі, надсилає вам електронний лист, вона отримуватиме відповідь про відсутність на робочому місці з шаблоном, який ви створили.