Як експортувати контакти Outlook в Excel: 2 найкращі методи

Бажаєте зберегти копію своїх контактів Outlook в електронній таблиці Excel? Дізнайтеся, як експортувати контакти Outlook до Excel простими методами.

MS Outlook — це поштовий клієнт від Microsoft. Він поставляється з MS Office, але ви також можете використовувати його в Інтернеті як частину пакета Microsoft 365. Як і інші програми електронної пошти, він також має систему керування контактами. Завдяки цій функції Outlook зберігає адресу електронної пошти, яка використовується для зв’язку з вами.

Він також зберігає додаткову інформацію, таку як ім’я, адреса, адреса підприємства, номер телефону та номер факсу. Крім того, контакт Outlook упорядковує адреси.

Тепер, якщо ви хочете використовувати дані адресної книги Outlook для різних цілей або ділитися ними з іншими, це неможливо, якщо контакти зберігаються у рідному форматі файлу PST. Ви повинні перенести контакти в будь-який зручний формат, наприклад Excel.

Дозвольте мені розповісти вам, як експортувати контакти Outlook до Excel. Але перш ніж перейти до цієї частини, давайте дізнаємося, чому вам може знадобитися експортувати контакти з Outlook до Excel.

Причини експорту контактів Outlook до Excel

Навіщо вам експортувати контакти Outlook до Excel

Основна мета міграції контактів у будь-який інший формат, як-от Excel, полягає у використанні їх на будь-якій іншій платформі. Якщо ви збираєтеся припинити використання Outlook і перейти на будь-який інший клієнт електронної пошти, ви можете перемістити контакти в Excel, щоб ви могли продовжувати спілкуватися зі своїми контактами навіть з іншої платформи.

Ще однією причиною такого експорту даних є збір контактних даних кількох користувачів Outlook і створення центрального респіраторного адреси. Припустімо, що ваша компанія запускає новий продукт або запропонує розпродажі наприкінці року.

Щоб якомога більше людей дізналися про ці пропозиції, вам необхідно розсилати рекламні листи на всі контакти співробітників вашого офісу. Це стане складним завданням надсилати електронні листи на окремі контакти кожного співробітника. Натомість ви можете створити центральний список контактів із усіма адресами та надсилати електронні листи через відділ маркетингу.

Крім того, Excel є ідеальним програмним забезпеченням для фільтрації, категоризації та організації даних. З нього користувачі можуть легко шукати та збирати дані з мінімальними зусиллями. Якщо команда відділу продажів, маркетингу чи підтримки хоче використовувати дані адресної книги Outlook, їм потрібно перенести їх до електронної таблиці Excel.

Читайте також: Як відкликати повідомлення електронної пошти в Outlook 365

Як експортувати контакти Outlook до програми Excel на робочому столі

Якщо ви використовуєте програму MS Outlook на комп’ютері з ОС Windows, ось як можна експортувати контакти Outlook до MS Excel.

• Відкрийте MS Outlook .
• Натисніть вкладку «Файл» у меню стрічки Excel .
• На лівій панелі виберіть «Відкрити й експортувати» .

Меню імпорту та експорту програми Microsoft Outlook

• Виберіть піктограму Імпорт/Експорт .
• На екрані з’явиться майстер імпорту та експорту .
• Виберіть «Експортувати у файл», перш ніж натиснути кнопку «Далі» .

Вибір експорту у файл у майстрі імпорту й експорту Outlook

• Не буде. Доступний варіант XLSX . Отже, виберіть «Значення, розділені комами» , перш ніж натиснути «Далі» .
• Далі ви побачите деревовидну структуру PST - файлу Outlook . Прокрутіть вгору або вниз, щоб знайти опцію «Контакти» .
• Виберіть Контакти та натисніть Далі .

Виберіть «Контакти» в папці «Вибрати», щоб експортувати їх із інструмента майстра імпорту й експорту Outlook

• Натисніть «Огляд» , щоб вибрати папку призначення отриманого файлу.
• Натисніть Далі . Переконайтеся, що прапорець «Експортувати контакти з папки: Контакти» встановлено.

Експорт у файл за допомогою майстра експорту імпорту Outlook

• Ви також можете вибрати кнопку Map Custom Fields … , щоб зіставити спеціальні поля вихідного та вихідного файлів.
• Натисніть Готово , і контакти будуть збережені у форматі файлу CSV . Час міграції залежатиме від кількості контактів і значень.
• Тепер перейдіть до папки, де зберігся файл.
• Двічі клацніть , щоб відкрити файл у MS Excel.
• Під панеллю меню ви побачите попередження про МОЖЛИВУ ВТРАТУ ДАНИХ .

Дізнайтеся, як експортувати контакти Outlook у програму Excel на ПК

• Натисніть Зберегти як…
• З’явиться інший майстер для збереження файлу в іншому форматі.
• У  спадному меню «Тип файлу» виберіть «Книга Excel» . Версія Excel буде різною.
• Натисніть «Зберегти» , і файл буде збережено у форматі XLS .
• Тепер ви можете використовувати цей файл у Excel без будь-яких проблем із форматуванням або втрати даних.

Читайте також: Як налаштувати відповідь «Не на роботі» в Outlook

Як експортувати контакти Outlook до Excel із веб-програми

Веб-користувачі Outlook можуть виконати такі кроки, щоб експортувати контакти у форматі CSV, який підтримує Excel:

• Відкрийте Outlook у своєму браузері.
• Натисніть Люди зліва.
• Усі контакти будуть вибрані за замовчуванням.

У веб-версії Outlook виберіть Люди, а потім ви побачите Керування контактами

• Натисніть «Керування контактами» у верхньому правому куті та виберіть «Експортувати контакти» .
• У вікні «Експорт контактів» ви можете вибрати «Усі контакти» та натиснути кнопку «Експорт» .

Дізнайтеся, як експортувати контакти Outlook до Excel із веб-програми

• Веб-програма Outlook завантажить файл CSV у папку завантажень вашого комп’ютера .
• Двічі клацніть на ньому, щоб відкрити його в Excel.
• Якщо ви отримаєте попередження ПРО МОЖЛИВУ ВТРАТУ ДАНИХ , натисніть Зберегти як…
• У розкривному меню «Тип файлу» виберіть «Книга Excel» або «Книга Excel xx-xxxx» , де xx і xxxx пропонують різні версії файлових систем Microsoft Excel.
• Натисніть «Зберегти» , щоб зберегти цей файл у форматі, який підтримує Excel.

Як експортувати контакти Outlook до Excel: Останні слова

Контакти Outlook мають велике значення в особистій та діловій сферах. Можливо, вам доведеться використовувати контакти для різних цілей, і їх збереження в Outlook не допоможе.

З цієї причини вам потрібно знати, як експортувати контакти Outlook до Excel. Будучи складною програмою для роботи з електронними таблицями,

Розкажіть у коментарях, чому ви хочете експортувати контакти з Outlook до Excel і наскільки ефективними виявилися методи, які я обговорював. Поширюйте цю статтю серед своїх друзів у соціальних мережах або особисто.

Якщо ви зацікавлені в Outlook, ви можете прочитати,  як увімкнути або вимкнути вікно сповіщень електронною поштою  або що робити, якщо  вигляд електронної пошти Outlook змінився .