V dnešnej dobe, keď sa e-maily hromadia a efektívna správa pošty je kľúčová, je dôležité rozumieť rozdielu medzi archivovaním a odstraňovaním e-mailov.
1. Rozdiel medzi archivovaním a odstraňovaním
Keď si prečítate e-mail a vlákno je jasne uzavreté, môžete sa rozhodnúť spraviť jedno z dvoch:
- Archivovať: E-mail sa presunie do priečinka „Všetky správy“ a nebude sa zobrazovať v doručenej pošte, ale stále ostáva dostupný na vyhľadávanie.
- Odstrániť: E-mail sa presunie do priečinka „Kôš“ a po 30 dňoch sa automaticky vymaže.
2. Ako archivovať e-maily v Gmaile
V Gmaile môžete archivovať e-maily jednoducho:
- kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail, ktorý chcete archivovať,
- vyberte možnosť „Archivovať“. Dôležitou poznámkou je, že archivovanie neodstraňuje e-mail, iba ho skryje z doručenej pošty.
3. Ako nájsť archivované e-maily
Archivované e-maily nájdete iba v priečinku „Všetky správy“:
V tomto priečinku budú e-maily bez štítku „Doručená pošta“, ale sú stále dostupné na vyhľadávanie. Napríklad, ak hľadáte konkrétny e-mail, stačí jednoducho zadať jeho predmet do vyhľadávacieho poľa a archivované e-maily sa vám zobrazia vo výsledkoch.
4. Ako nájsť odstránené e-maily
Odstránené e-maily nájdete v priečinku „Kôš“:
Na prístup do tohto priečinka kliknite na „Viac“ v ľavom stĺpci a následne na „Kôš“. E-maily sa tam uchovávajú po dobu 30 dní.
5. Tipy a triky na správu e-mailov
Aby ste si udržali poriadok v poštovej schránke, zvážte nasledujúce tipy:
Tip |
Popis |
Pravidelné archivovanie |
Udržujte doručenú poštu čistú pravidelným archivovaním starších e-mailov. |
Vyhľadávanie e-mailov |
Využite vyhľadávacie funkcie Gmaile na rýchle nájdenie archivovaných alebo odstránených e-mailov. |
Organizácia pomocou štítkov |
Použite štítky na rýchlu organizáciu a vyhľadávanie e-mailov. |
6. Záver
Správna správa e-mailov môže výrazne zlepšiť vašu produktivitu. Uistite sa, že rozumiete možnostiam archivovania a odstraňovania e-mailov v Gmaile a využívajte ich naplno, aby ste si udržali poriadok vo svojej pošte.