Všetky tipy na zlepšenie skúseností koncového používateľa s Microsoft Teams

Ak ste správcom, šampiónom alebo pokročilým používateľom Teams, časť vašej roly pravdepodobne pomôže zlepšiť skúsenosti koncového používateľa s Microsoft Teams.

Sakra, aj keď ste priateľský človek, ktorý chce, aby ľudia používali ich nástroje produktívnejšie, budete to chcieť urobiť.

V tomto príspevku si prejdeme niektoré kľúčové nástroje a funkcie na zlepšenie používateľskej skúsenosti s Microsoft Teams:

1 – Začnite s plánom adopcie

Vytvorenie plánu osvojenia pre používateľov je veľmi odlišné od vytvorenia plánu osvojenia pre celú organizáciu.

Začnite s identifikáciou, prečo chcete používať Microsoft Teams. Potom oznámte plán, cestu k prijatiu a výhody svojim zainteresovaným stranám. Na druhej strane musia poskytnúť tieto informácie svojim vlastným používateľom.

Ako budete postupovať pri zavádzaní, informujte všetkých zainteresovaných prostredníctvom pravidelných aktualizácií. Ak každý vie, čo sa deje (a kedy), nebude to také prekvapenie.

Počas cesty bude veľa ľudí žiadať technické, vzdelávacie a adopčné materiály.

Môžete si, samozrejme, vytvoriť svoj vlastný na základe vlastných nuancií. K dispozícii je tiež množstvo existujúcich materiálov spoločnosti Microsoft.

Nezabudnite zahrnúť školiace materiály ako Microsoft 365 Learning Pathways, školenie koncových používateľov Microsoft Teams pod vedením inštruktora a webináre vedené inžiniermi Azure na školenia týkajúce sa lístkov na podporu.

Budete tiež musieť oznámiť, ako chcete, aby koncoví používatelia získali lístky, keď sa niečo pokazí. Posledná vec, ktorú potrebujete, je upchatá doručená pošta, keď implementujete Teams.

Ak chcete, aby sa lístky získavali cez centralizovaný portál, môžete využiť služby Azure. Najprv však preskúmajte plány podpory.

2 – Osobné prispôsobenia dostupné v Microsoft Teams

Keď sa váš tím naučí používať Teams na dennej báze, je dôležité pridať osobný prístup.

Napríklad existuje množstvo funkcií zjednodušenia ovládania Microsoft Teams, ktoré čakajú na objavenie. Zostanú však neznáme, pokiaľ o nich nebudete informovať svojich používateľov.

Funkcie dostupnosti zahŕňajú:

• Preklad chatu: Ak sa prvý jazyk vašich kolegov líši od vášho, potom je to užitočný nástroj. Vložený preklad správ pomáha každému byť sám sebou a stále efektívne komunikovať.

• Hlasové správy: Niektoré dlhé správy sa najlepšie prenášajú pomocou hlasových správ, pretože tieto spôsoby môžu pomôcť s kontextom a tónom. Tento nástroj bude užitočný aj pre spisovateľov s artritídou alebo karpálnym tunelom, pretože môžu menej písať. Jednoducho podržte ikonu nahrávania, hovorte do mikrofónu a po dokončení nahrávania pustite.

• Zapnutie režimu TTY: Toto je ďalšia funkcia, ktorá pomôže ľuďom s poruchou reči alebo nedoslýchavých. Teletypewriter (TTY) zapnete po kliknutí na svoj profilový obrázok v tomto adresári – Nastavenia > Hovory.

• Živé titulky: Získajte titulky v štýle titulkov v reálnom čase na stretnutiach Teams.

Zaznamenajte si ich aj pre neskoršie použitie.

Najprv sa uistite, že na Stream sa vzťahuje vaša licencia na Microsoft 365.

Keď sa prihlásite do streamu, zapnite nahrávanie živých prepisov. Vyberte svoje video a kliknutím na tri bodky otvorte ponuku možností.

Začiarknite políčko „Automaticky generovať súbor s titulkami“.

• Tmavý režim: Táto funkcia bola predstavená do Teams v roku 2018 a je užitočná na to, aby vám pomohla znížiť únavu očí a udržať vašu pozornosť.

Kliknite na tlačidlo s tromi bodkami a otvorte Nastavenia. Ihneď v časti Všeobecné môžete vidieť tri možnosti osvetlenia predvolený, tmavý a vysoký kontrast.

Ďalšou dôležitou súčasťou prispôsobenia v aplikácii Teams je typ a frekvencia upozornení, ktoré dostávate. 

Frekvencia? To je správne!

Aj keď s počtom správ, ktoré vám ľudia posielajú, sa nedá nič robiť (aj keď o tom neskôr), môžete si prispôsobiť, kedy a ako budete dostávať upozornenia.

3 – Najlepšie postupy pre upozornenia aplikácie Teams

Ak vo svojom účte Teams spravujete niekoľko tímov a kanálov, môžete sa obávať upozornení.

Alebo možno ste len členom týchto tímov a kanálov.

Preťaženie upozornení a únava upozornení sú skutočné veci, ktoré môžu ovplyvniť váš výstup, ak nie sú spravované správne.

Ako teda môžete spravovať upozornenia aplikácie Teams?

Je to ľahké:

• Vytvorte si vlastné nastavenia upozornení: Zahŕňa to vypnutie upozornení na dobiehanie a úpravu vašich bežných upozornení tak, aby zahŕňali iba konkrétne veci, ako sú osobné @zmienky, odpovede na konverzácie, ktoré som začal, atď.

• Nechajte projekty, ktoré už nepotrebujú vašu účasť: Pravdepodobne existujú tímy alebo kanály, ktoré nie sú relevantné pre vás alebo prácu, ktorú robíte. Vyčistite neporiadok opustením týchto projektov.

4 – Kedy použiť skupinové rozhovory vs kanály

Po výbere kanálov, v ktorých musíte byť, a usporiadaní stratégie upozornení je dôležité vedieť, kedy je najlepšie používať skupinové rozhovory a kedy sú kanály vhodnejšie.

Pre používateľov, ktorí sú noví v platformách spolupráce, ako sú Teams, si musíte uvedomiť, že ide o úplne novú skúsenosť. Microsoft Teams  nie  je platforma v štýle instant messenger, na akú sú zvyknutí.

Ak chcete, môže to byť také jednoduché, ale pre spoluprácu vašich tímov to môže byť oveľa viac.

Skupinové chaty sú rozšírením konverzácií jeden na jedného s cieľom zapojiť ďalších kolegov. Všetci členovia skupiny Teams tu môžu zdieľať správy, GIFy, emotikony, nálepky a dokonca si organizovať stretnutia.

Ak však potrebujete posunúť spoluprácu o niečo ďalej, môžete si všetko usporiadať v kanáloch Teams. Dve dôležité funkcie odlišujú kanály Teams od skupinových rozhovorov:

Vlákna správ: Konverzácie v skupinových rozhovoroch sa môžu stať chaotickými a časom stratiť zmysel. V kanáloch však môžu členovia tímu sledovať správy v kontexte, v ktorom sú uverejnené.

Je to možné prostredníctvom vlákien správ, ktoré kondenzujú konverzácie do jedného bloku rozhovoru. Môžete vidieť všetky odpovede a môžete niekoho @ spomenúť pod vláknovou odpoveďou.

2. Súbory: Na rozdiel od bežných skupinových rozhovorov majú kanály kartu súborov. Je to skvelé pre spoluprácu na dokumentoch a každý súbor, ktorý nahráte, sa synchronizuje aj so službou SharePoint.

5 – Výhody vlákien správ

Jednou z najväčších výhod používania kanálov v rámci skupinových rozhovorov je, že získate prístup k vláknam správ.

Je to všetko o jednoduchosti spolupráce, však?

Koniec koncov, preto je dobrý plán adopcie a zbavenie sa preťaženia notifikáciami na prvom mieste našej agendy.

Ale aj keď pracujete, vlákna správ sú tiež skvelým nástrojom na optimalizáciu prostredia Microsoft Teams pre koncového používateľa.

Vlákna poskytujú kontext vašej správy a ukazujú, s kým hovoríte. 

Výhody na vysokej úrovni zahŕňajú:

• Vlákna zachovávajú zmysluplný kontext a organizujú konverzácie.
• Vlákno podporuje otvorenú diskusiu o témach bez rozptyľovania ostatných.
• Vlákna vám poskytujú spôsob, ako získať väčšiu prehľadnosť bez toho, aby ste museli začať nový DM.
• Vaše vlákna uľahčujú sledovanie informácií prezeraním konkrétnych konverzácií.
• Vlákna chránia oznamovacie kanály pred dodatočným neporiadkom.
• Nite sú lepkavé. Keď zdieľate správu, zdieľajú sa aj odpovede vo vláknach.

Presnejšie povedané, s vláknami správ získate asynchrónnosť v správach cez Teams.

To znamená, že správy v kanáli nemusia byť synchronizované – nemusíte odpovedať na všetky správy v reálnom čase.

Aj keď sú upozornenia úplne vypnuté, môžete sa vrátiť do vlákna konverzácie a zobraziť nové aktualizácie. V skupinovom rozhovore by ste sa normálne báli, že stratíte prehľad o tom, čo sa deje, keď nie ste v skupine.

To znamená, že budete mať viac času sústrediť sa na iné veci a byť stále v obraze.

6 – Čo môžete robiť s mobilnou aplikáciou Teams

Mnoho ľudí bude používať Teams na cestách. Namiesto toho, aby museli vždy, keď sa potrebujú zhovárať s niekým v kancelárii alebo doma, vyťahovať notebook, môžu namiesto toho použiť mobilnú aplikáciu Teams.

Niektorí  z vašich používateľov môžu skončiť s používaním mobilnej aplikácie, pretože uprednostňujú vytváranie vlákien správ v mobilnom používateľskom rozhraní.

Tu sú niektoré ďalšie skvelé funkcie mobilnej aplikácie Teams:

Gestá rýchleho potiahnutia prstom: Keď označíte správy ako prečítané alebo neprečítané, vymažte zo svojho informačného kanála aktivity upozornenia.

Tiché hodiny a tiché dni: Poznačte si konkrétne hodiny a dni, kedy budete používať PTO. Týmto vypnete upozornenia počas týchto časov.

Kliknite na svoj profil a potom na položku Upozornenia. V časti Blokované upozornenia kliknite na položku Počas tichého času.

Tu budete mať možnosť vypnúť a zapnúť Tiché hodiny a Tiché dni, ako aj vlastné prispôsobenie ďalších nastavení.

Integrovaný kancelársky objektív: Už teraz je jednoduchosť fotografovania skvelá funkcia.

Office Lens je však integrovaný do mobilnej aplikácie Teams, takže keď zachytíte tabuľu alebo dokument, automaticky ich rozpozná.

Bez ohľadu na to, aké médium je, Office Lens automaticky optimalizuje obraz, čo môžete pomocou textu alebo kresieb.

Zmena poradia dolného panela: Zmenením poradia navigačného panela môžete zvýšiť prístup k najnavštevovanejším kartám v tímoch.

Kliknite na ikonu troch bodiek nižšie a zobrazí sa možnosť presunúť okno Upraviť navigáciu do úplného zobrazenia. Potom môžete zmeniť poradie kariet, aby lepšie vyhovovali vašim preferenciám.

Jednoduchý prechod z mobilného zariadenia na prenosný počítač: Prepínajte konferenčné hovory a upozornenia medzi prenosným počítačom a mobilným zariadením v reálnom čase.

Ak potrebujete byť v pohybe, no práve vediete konferenčný hovor, môžete prepnúť na svoje mobilné zariadenie bez prerušenia schôdze.

Môžete tiež nastaviť, aby sa upozornenia pre mobilné zariadenie vypli po prihlásení do aplikácie Teams na pracovnej ploche, čím sa zníži preťaženie upozorneniami.

7 – Interoperabilita správ

Keď sa rozprávate iba s ľuďmi v Teams, nepotrebujete ďalšiu aplikáciu. 

Čo sa však stane, keď spolupracujete s dodávateľom, ktorý používa Slack? Alebo klient, ktorý trvá na používaní Webexu?

Najčastejší scenár? Stiahnete si ich aplikáciu, aby boli spokojní.

Čo to však znamená pre vás? Neustále prepínanie medzi aplikáciami na správu externých kontaktov.

Interoperabilita správ je proces spájania týchto aplikácií, takže môžete poslať správu z Microsoft Teams svojmu externému kontaktu na Slack alebo Webex.

Interoperabilita zlepšuje internú komunikáciu a umožňuje skutočnú medzipodnikovú spoluprácu.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Pridanie 600 integrácií však znamená vrátiť späť všetku skvelú prácu, ktorú sme doteraz vykonali, aby sme zlepšili vašu používateľskú skúsenosť v Teams.

Namiesto toho si vyberte z našich vybraných najlepších integrácií Microsoft Teams, ktoré môžu zlepšiť skúsenosti koncového používateľa s Microsoft Teams.