Ako používať Microsoft Planner na zlepšenie pracovného toku

Nástroj na riadenie projektov, Microsoft Planner, je podobný bezplatným alebo plateným službám ako Trello alebo Asana. Plánovač, ktorý je zabudovaný priamo do Office 365, vám môže pomôcť znížiť chaos v práci a zlepšiť váš pracovný tok. Tu je návod.

• Vytvorte kategórie pre rôzne úlohy v Plánovači pomocou „vedier“
• Sledujte úlohy v Plánovači nastavením postupu, dátumov, pridávaním podrobností na karty a podobne
• Použite filtre alebo zoskupte podľa funkcie, ktoré vám pomôžu vybrať úlohy, na ktorých vám záleží
• Vyskúšajte grafy, aby ste získali analytický pohľad na svoj pokrok

Ak je vaše pracovisko alebo firma predplatená Microsoft Office 365 , existuje veľa skvelých nástrojov, ktoré môžete využiť na zlepšenie svojej efektivity. Niektorých z nich sme sa už dotkli, vrátane Teams , Outlooku , OneDrive , ako aj OneNotu . Teraz je však čas obrátiť našu pozornosť na Microsoft Planner.

Nástroj na riadenie projektov Planner je podobný bezplatným alebo plateným službám Trello alebo Asana. Je to zadarmo a je zabudované priamo do Office 365 a môže pomôcť vašej organizácii sledovať dôležité úlohy a zlepšiť pracovné postupy. Tu je viac o tom, ako ho používame v Blog.WebTech360, a sprievodca, ako ho môžete použiť aj na svojom pracovisku.

Vytvorte kategórie pre rôzne úlohy pomocou „vedier“

Základom prostredia Planner sú niektoré veci známe ako „plán“, „vedrá“ a „dosky“. Po prvé, doska je to, čo je domovom vášho plánu alebo zoznamu úloh. Po vytvorení plánu v Plánovači pomocou tlačidla (+) na bočnom paneli budete mať novú nástenku. Potom môžete v rámci dosky vytvoriť rôzne „vedrá“ na organizovanie rôznych typov úloh.

Môžete to urobiť kliknutím na odkaz "Pridať nové vedro" v hornej časti dosky. Tu v Blog.WebTech360 používame Planner na sledovanie spravodajstva. Máme tiež rôzne tabule pre naše ďalšie typy pokrytia vrátane Office 365 a How-Tos. Typicky máme tiež vedrá pre nápady na príbehy, príbehy so správami, DIBS, ako aj špeciálny kontajner pre redaktorov na označenie dokončených príbehov.

Po pridaní vedra sa pod názvom vedra nachádza samostatné tlačidlo (+). To vám umožní vytvoriť novú kartu úlohy a nastaviť termín splnenia alebo ju priradiť členovi tímu. Viac o tom máme nižšie.

Pohľad na vzorovú dosku v plánovači microsoft

Sledujte úlohy nastavením priebehu, dátumov, pridávaním podrobností na karty a podobne

Existuje mnoho spôsobov, ako môžete využiť karty úloh v Plánovači pre svoju produktivitu. Pomocou rozbaľovacej ponuky ho môžete presunúť do rôznych segmentov, zmeniť jeho priebeh a nastaviť dátum začiatku a dátum splatnosti. Môžete tiež napísať popis, aby vaši kolegovia vedeli, na čom pracujete. na. Kvôli jednoduchosti je tu dokonca aj kontrolný zoznam, ktorý vám môže pomôcť sledovať priebeh toho, čo bolo priradené.

Ešte lepšie je, že je tu aj tlačidlo „Pridať prílohu“, ktoré môžete použiť na vloženie súborov alebo odkazov, ktoré budú viditeľné na samotnej karte. Túto funkciu tu v Blog.WebTech360 často používame na zdieľanie odkazov na zdroje pre akékoľvek články, o ktorých píšeme.

Okrem toho existujú rôzne farebné „štítky“, ktoré sa nachádzajú po stranách každej karty úloh. K dispozícii je celkovo šesť a každému z nich môžete prispôsobiť názov. Vďaka tomu nalepíte farebný štítok na bočnú stranu karty a pomôžete vytvoriť vizuálny signál o tom, čo karta znamená. Pre nás tu v Blog.WebTech360 používame označenia „vysoká priorita“ a „nízka priorita“.

Vzorová karta v plánovači spoločnosti Microsoft

Použite filtre alebo zoskupte podľa funkcie, ktoré vám pomôžu vybrať, na čom záleží

Keď do plánovača pridávate ďalšie a ďalšie úlohy a zoznamy segmentov, môže byť ťažké sledovať, čo sa deje. Našťastie existuje funkcia filtra, ktorá vám môže pomôcť. Táto funkcia, ktorá je k dispozícii v pravej hornej časti okna, vám umožní filtrovať úlohy iba na základe vášho mena --- alebo mena vášho spolupracovníka.

Ako alternatívu môžete tiež použiť funkciu „Zoskupiť podľa“ na zmenu vzhľadu zoznamov segmentov. To vám umožní zoskupiť podľa osoby, ktorej je úloha priradená, podľa priebehu alebo podľa termínov a označení.

Možnosť „priradené“ v rámci skupiny podľa

Vyskúšajte grafy, aby ste získali analytický pohľad na svoj pokrok

Plánovač môže byť občas zamotaný a (ako šéf alebo manažér) nemusíte vždy vidieť, na čom sa pracuje a kto je na akej konkrétnej úlohe. Našťastie má Microsoft v Planneri zabudovanú úhľadnú malú funkciu, ktorá vám môže pomôcť.

Na hornom paneli s ponukami sa vedľa názvu plánu zobrazí ikona, ktorá vyzerá ako graf. Ak kliknete na toto, prepne vás do režimu grafu. Môžete vidieť celkový stav plánov a ďalšie podrobnosti o tom, aké úlohy boli spustené, prebiehajúce, neskoro alebo dokončené. Môžete tiež vidieť počet úloh na skupinu a počet úloh na členov. Na bočnej strane je tiež možné zobraziť zoznam so všetkými dostupnými položkami vedra.

Podobná funkcia je dostupná aj pre kohokoľvek v tíme, aby mohol vizuálne vidieť svoje úlohy vo všetkých plánoch a skupinách. Kliknutím na ikonu kruhu na ľavom bočnom paneli spustíte stránku s prehľadom. Získate vizuálny prehľad o tom, koľko úloh vám zostáva, a ďalšie.

Grafy v plánovači

Ako budete Plánovač používať?

Ako vidíte, Planner je veľmi výkonný nástroj. Existuje viac ako jeden spôsob, ako ho môžete použiť na odstránenie chaosu a lepšie riadenie úloh vo vašom pracovnom prostredí. Je zabudovaný priamo do Office 365 a môžete získať všetko, čo potrebujete na správu svojho tímu, bez toho, aby ste sa museli obávať, že budete musieť prepínať medzi rôznymi službami alebo aplikáciami. Myslíte si, že budete používať Planner vo vašej spoločnosti? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie.