Kako uporabljati poštne nasvete v Microsoft Outlooku

E-poštne napake imajo lahko neprijetne in celo drage posledice. Za pomoč pri preprečevanju e-poštnih napak je Microsoft implementiral Outlookove poštne nasvete. Na primer lahko nastavite poštne nasvete, da sprožijo opozorilo, ko pritisnete gumb Odgovori vsem . Vedno je najbolje, da si vzamete nekaj minut in ponovno preberete svojo e-pošto, preden jo pošljete velikemu seznamu prejemnikov, še posebej, če vsebuje občutljive podatke.

Če še niste uporabljali MailTips, ste prišli na pravo mesto. V tem kratkem vodniku vam bomo pokazali, kako uporabljati poštne namige v Outlooku.

Kako nastavite poštne nasvete?

Upoštevajte, da ta funkcija zahteva račun Microsoft Exchange Server. Z drugimi besedami, funkcija je na voljo samo na e-poštnih računih, ki jih upravlja organizacija. Vaš skrbnik za IT mora omogočiti MailTips v vašem računu; sicer vam ta možnost ne bo na voljo. Hkrati lahko vaš skrbnik za IT uveljavi posebne nastavitve poštnih nasvetov za račune uporabnikov.

Poštni nasveti so privzeto omogočeni v Outlooku. Če želite onemogočiti možnost ali prilagoditi svoje nastavitve, zaženite Outlook, pojdite na Datoteka , izberite Možnosti in nato kliknite Pošta .

Pojdite na MailTips in kliknite na možnosti MailTips . Izberite svoj račun in izberite dejanja, za katera želite sprožiti opozorila MailTips.

Če želite onemogočiti poštne namige, potrdite polje Nikoli ne prikazuj poštnih namigov .

Kako delujejo poštni nasveti

Ko omogočite MailTips, bo Outlook med sestavljanjem sporočila prikazal različna sporočila. Exchange analizira vsebino e-poštnega sporočila, ki ga pišete. Če zazna težavo, vas bo Outlook obvestil, da boste lahko prilagodili sporočilo, da se izognete neprijetnim situacijam. Na primer, če prejemnika ni v pisarni in ga prosite, naj nujno odgovori, vas bo MailTips obvestil, da tega ne more storiti.

Drugi primeri situacij, ki bi lahko sprožile MailTips, vključujejo:

• Prejemnikov nabiralnik je poln.
• Prejemnikov e-poštni naslov je bil začasno onemogočen ali trajno izbrisan.
• Vaša e-pošta krši pravilnike ali omejitve vaše organizacije.
• Nimate dovoljenja za stik s prejemnikom ali pošiljanje e-pošte zunanjim prejemnikom.
• Prejemnikov nabiralnik je moderiran, kar pomeni, da zahteva odobritev sporočila.

Omejitve poštnih nasvetov

• Možnost ni na voljo v načinu brez povezave.
• Če ima vaš seznam prejemnikov več kot 200 prejemnikov, MailTips ne bodo ocenili posameznih nabiralnikov.

Zaključek

MailTips je priročna Outlookova funkcija, ki vam pomaga, da se izognete neprijetnim situacijam, kot je pošiljanje e-pošte napačnim prejemnikom. Če vaša e-pošta na primer krši pravilnike vaše organizacije, vas bodo MailTips opozorili na težavo. Ali nameravate uporabljati MailTips v Outlooku? Sporočite nam v spodnjih komentarjih.