Ste že kdaj zamudili pomembno e-poštno sporočilo, ker je bil vaš nabiralnik poln prejšnjih neodgovorjenih sporočil? Večina ljudi je to izkusila in skoraj vsi poznajo motnjo petdeset neprebranih e-poštnih sporočil, ki zahtevajo vašo pozornost takoj, ko zjutraj odprete mapo »Prejeto«.
Študije kažejo, da delavci porabijo kar 28 odstotkov svojega tedna za branje in odgovarjanje na elektronsko pošto. To je več kot četrtina vašega celotnega delovnega časa. Koliko več bi lahko dosegli, če vam ne bi bilo treba obvladovati nenehne množice e-poštnih sporočil?
Kaj je Inbox Zero?
Inbox Zero je koncept, ki ga je razvil Merlin Mann, strokovnjak za produktivnost. Čeprav večina ljudi razlaga »ničlo« v imenu kot število e-poštnih sporočil, ki jih ima oseba, se je prvotno nanašalo na to, koliko časa ljudje porabijo za razmišljanje o e-pošti. Če nimate nobenih e-poštnih sporočil, ne porabite skoraj nič časa za razmišljanje o njih.
Ta članek vas bo vodil skozi navodila, kako z orodji, ki so vam na voljo v Gmailu, zmanjšati število neprebranih e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto«, pa tudi skozi prakse, ki jih lahko uporabite v svojem delovniku in vam bodo pomagale ukrotiti roj prejetih e-poštnih sporočil čez dan.
Osnove upravljanja e-pošte
Prvi korak k izboljšanju produktivnosti e-pošte je, da zaprete mapo »Prejeto«. Morda se sliši kontraintuitivno, vendar je bolje, da si določite določena obdobja za branje e-poštnih sporočil in odgovor nanje, kot da jih obravnavate, ko prispejo. Raziskave so pokazale, da roki, nastavljeni sami ali ne, izboljšajo učinkovitost in zmanjšajo čas, porabljen za projekt.
Vzemite si pet minut na začetku vsake ure ali morda dvajset minut na začetku in koncu dneva, da odgovorite na e-pošto . Izbrišite vsa e-poštna sporočila, ki so očitno vsiljena pošta . Če odgovor na e-pošto zahteva dve minuti ali manj, najprej odgovorite nanj.
Če bo e-poštno sporočilo zahtevalo več časa za odgovor, ga premaknite v posebej določeno mapo.
Uporaba Gmaila za doseganje ničle v mapi »Prejeto«.
Gmail je najpogosteje uporabljen e-poštni odjemalec na svetu, vendar se večina ljudi ne zaveda, kako vsestranska platforma je pravzaprav. Gmail je poln orodij in prilagodljivih možnosti, ki vam omogočajo izjemen nadzor nad njegovim videzom. Inbox Zero postane veliko bolj dosegljiv, če izkoristite ta orodja.
Uporabite posebne zvezdice
Vsi poznajo možnost označitve e-poštnega sporočila z zvezdico s klikom na ikono zvezdice – toda ali ste vedeli, da je mogoče uporabiti 12 različnih zvezdic? Kliknite Nastavitve > Oglejte si vse nastavitve > Splošno in se nato pomaknite, dokler ne vidite pododdelka Zvezdice .
Obstajajo različne barve zvezdic, obstajajo pa tudi ikone, kot so klicaj, puščica za hitro premikanje naprej, kljukica, vprašaj in mala črka i. Privzeto je aktivna samo glavna zvezda, vendar lahko katero koli ikono kliknete in povlečete v razdelek V uporabi , da jo aktivirate.
V Gmailu bo prikazan samo en simbol. Večkrat ga kliknite, da se pomikate med različnimi zvezdicami, ki ste jih izbrali. Izberite vsaj štiri simbole: standardno zvezdo, rdečo zvezdo, male črke i in zeleno kljukico.
Nastavite več map »Prejeto« in filtrov
Morda že poznate več zavihkov, ki so vam na voljo v Gmailu: Promocije, Osebno, Družabno itd. Pomaknite se do Nastavitve > Prejeto in poleg Vrsta prejeto kliknite spustno polje in izberite Več prejetih predalov.
Prikaže se nov razdelek z imenom Več razdelkov mape »Prejeto«. Poimenujete lahko do pet razdelkov po meri, ki si jih želite ogledati poleg glavne mape »Prejeto«, čeprav sta dva privzeto izpolnjena. En razdelek je za e-poštna sporočila z zvezdico, drugi pa za osnutke. Ti razdelki so označeni s svojimi iskalnimi poizvedbami, zato se boste morali naučiti, kako se imenuje vsaka od posebnih zvezdic, da boste zanje določili razdelke.
To so imena vsake zvezde:
Polje iskalne poizvedbe prepozna različne operatorje, zato lahko uporabite ukaze ALI/IN, da v isti razdelek vključite več zvezdic. Poleg polja z iskalno poizvedbo je polje z imenom razdelka . Tukaj vnesite posebno ime, za katerega želite, da se polje imenuje.
Če želite doseči Inbox Zero, je najbolje, da nastavite nekaj posebnih razdelkov:
Lahko se odločite za nastavitev petega odseka glede na vaše potrebe, vendar bodo ti štirje opravili najosnovnejše naloge.
Doseganje Inbox Zero
Zdaj, ko ste spremenili nastavitve Gmaila, je čas, da vse začnete izvajati. Najprej nastavite filtre. Vnesite naslednje:
| Iskalna poizvedba | Ime razdelka |
| ima: rumeno-zvezdo | Potrebuje ukrepanje/odgovor |
| ima: rdeča zvezda | Potrebuje nujen odgovor |
| ima: blue-info | Čakam na odgovor |
| ima: zeleno karo | Pooblaščeno |
Ko prejmete e-poštno sporočilo, se morate najprej odločiti, ali zahteva odgovor ali ga morate izbrisati. Če je e-poštno sporočilo vsiljena pošta ali preprosto ne zahteva odgovora, ga takoj izbrišite ali arhivirajte.
Če e-poštno sporočilo zahteva odgovor in bo trajalo manj kot dve minuti, odgovorite nanj. Če potrebujete več kot dve minuti, enkrat kliknite ikono zvezdice . Če je e-poštno sporočilo nujno in bi moralo biti naslednje, na kar boste odgovorili, dvakrat kliknite ikono, da ga označite z rdečo zvezdo.
Ko odgovorite na e-poštno sporočilo in čakate na odgovor, trikrat kliknite ikono zvezdice , da ga označite kot »Čakanje na odgovor«. Če prejmete e-poštno sporočilo, ki ga bolje obravnava nekdo drug, ga posredujte ustrezni osebi in štirikrat kliknite ikono zvezdice , da ga označite kot »Delegirano«.
Izberite, kdaj želite odgovoriti na svojo e-pošto, in se osredotočite na delo samo v tem času. Če si določite roke in obdobja za obdelavo e-pošte, zmanjšate količino časa, ki ga preživite v mapi »Prejeto«, tako da se lahko osredotočite na pomembnejše naloge. Če se odločite, da se boste s tem ukvarjali na začetku ure, se najprej osredotočite na odgovor na vsa nujna e-poštna sporočila, nato pa od tam naprej.
Če te metode uporabite v praksi, lahko kmalu dosežete popoln nadzor nad mapo »Prejeto«. Če je že zmešnjava, si vzemite pol ure na dan, da razvrstite e-poštna sporočila, ki jih že imate, in ugotovite, ali so pomembna ali ne. Odgovorite tistim, ki to potrebujejo, izbrišite tiste, ki ne.
Morda bo trajalo nekaj časa, vendar vam bodo filtri , določeni predali in druga orodja pomagali doseči Zero mape »Prejeto« – in ugotovili boste, katere tehnike vam bodo najbolje pomagale ostati tam.
V spletnem brskalniku se lahko priročno prijavite in preklapljate med več Google računi. To olajša uporabo Googlove zbirke spletnih aplikacij in storitev s katerim koli računom, naj bo osebni ali službeni.
Spoznajte, kako učinkovito slediti spremembam v Google Dokumentih ter sodelovati z drugimi uporabniki. Uporabite naš vodnik za optimizacijo vaše produktivnosti.
Google Drive je lahko tudi vaš brezplačni izdelovalec vizitk, ko ga želite. Ne bo vas preobremenilo kot druga oblikovalska orodja, kot sta Adobe InDesign ali Illustrator, rezultati pa so lahko enako dobri.
Ste se kdaj vprašali, kako se zdi, da vaša namestitev Google Chroma vedno ostane posodobljena in popravljena sama od sebe. To se doseže z lastnimi vdelanimi procesi Google Chroma, ki dosežejo Googlove strežnike in zagotovijo, da je vaš brskalnik popravljen in varen.
Kadar koli iščete nekaj na internetu, je Iskanje Google običajno prva možnost, ki jo izberete. Če pa ste nekoč iskali navodila za določen kraj, vam lahko pomaga zgodovina iskanja v Google Zemljevidih.
Google Orodno vrstico sem uporabljal s Firefoxom in Internet Explorerjem, ker je imela nekaj uporabnih funkcij, ki sem jih redno uporabljal, in me je povezovala z Google Računom. Vendar je bilo tako kot pred desetletjem.
Če uporabljate običajne e-poštne odjemalce v poslovnem okolju, kot je Outlook, ste verjetno navajeni nastavitve odgovora o odsotnosti. Ali ste vedeli, da lahko v Gmailu nastavite tudi odgovore o odsotnosti.
Morda boste morali dostopati do več spletnih mest za službo, šolo ali raziskovanje. Še preden se zaveš, imaš toliko odprtih zavihkov, da ne moreš najti želenega, ko ga potrebuješ.
Stolčni grafikoni so lahko zelo koristni, ko gre za vizualizacijo podatkov. Lahko prikažejo en niz podatkov ali primerjajo več nizov podatkov.
Na vaši strani Google Moja dejavnost je posebno uporabno področje; svojo zgodovino lokacij. Koristno je, ker, če je aktivirano, beleži vsako lokacijo, ki ste jo obiskali, odkar ste prvič začeli uporabljati Google Račun z mobilnim telefonom.
Google Photos je dobra možnost za shranjevanje vaših fotografij v oblaku, čeprav so dnevi neomejenega prostora za shranjevanje mimo. 15 GB brezplačnega spletnega prostora za shranjevanje, ki ga dobite z Google Računom, si zdaj deli več aplikacij, kot sta Gmail in Google Drive.
Če ste uporabnik Chroma, kar bi morali biti, ste verjetno opazili, da je Flash v brskalniku privzeto blokiran. Google ne mara Flasha zaradi večjih varnostnih napak, ki so del Flasha, zato naredi vse, kar je v njegovi moči, da bi vas prisilil, da Flasha ne uporabljate.
Google Voice je resnično uporabna (in brezplačna) Googlova storitev, ki vam omogoča klicanje in sprejemanje telefonskih klicev, ne da bi imeli stacionarni ali mobilni telefon. Ena bolj uporabnih funkcij v storitvi Google Voice je funkcija glasovne pošte.
Ko pogosto uporabljate YouTube, lahko količina priporočil in obvestil, ki jih prejmete, postane ogromna, še posebej, če ste naročeni na veliko kanalov, ki pogosto nalagajo nove videoposnetke. Ko se naročite na nov kanal, boste privzeto začeli prejemati prilagojena obvestila.
Pisarniški delavci, ne trpite več --- ni vam treba preživeti ur svojega časa v zatohli sejni sobi. S storitvami konferenčnih klicev, kot sta Zoom in Skype, ki so lahko dostopne na mobilnih in namiznih platformah, je zdaj lažje kot kdaj koli prej vzpostaviti video klic za delo ali užitek, ne glede na to, ali gre za klic s prijatelji ali sestanek s šefom.
Google Računi so del vašega osebnega in poklicnega življenja, zlasti z enotno prijavo (SSO), ki vam pomaga, da se z enim klikom prijavite v skoraj vsako platformo ali aplikacijo. Včasih boste morda morali prijatelju ali družinskemu članu omogočiti dostop do vašega računalnika.
Z arhiviranjem e-pošte v Gmailu lahko organizirate svojo mapo »Prejeto«, ne da bi pri tem izbrisali stare niti e-pošte. Če nekdo obnovi staro nit tako, da pošlje novo e-pošto, se bo znova pojavila v vaši mapi »Prejeto«.
Kdor uporablja Google Koledar v računalniku, bi se moral naučiti vsaj nekaj priročnih bližnjic na tipkovnici za Google Koledar. Pregledali bomo bližnjice, ki vam omogočajo učinkovitejše ogledovanje, navigacijo in delo s koledarjem.
Z uporabo tabele v Google Dokumentih lahko strukturirate podrobnosti dokumenta, da bralcem omogočite lažji dostop do informacij, ki jih predstavljate, in njihovo razumevanje. Namesto oblikovanja seznamov ali odstavkov lahko svoje podatke vnesete v mrežni format za urejen in čist videz.
Čeprav Google Dokumenti v resnici niso ustvarjeni za risanje, obstajajo možnosti za uporabnike, ki želijo svojim dokumentom dodati oblike. Večina uporabnikov bo za to uporabila Google Risbe v dokumentu Google Dokumentov, lahko pa tudi vstavite slike, uporabite osnovne tabele in uporabite posebne znake za dodajanje oblik v besedilo.
Tradicionalni spletni brskalniki vam ne omogočajo brskanja po globokem spletu. Uporaba teh globokih spletnih iskalnikov za dostop do skritega sveta.
Izvedite, kako lahko preverite, kdo je delil vašo objavo na Facebooku in prilagodite nastavitve zasebnosti, da zaščitite svoje vsebine.
Uporabite to vadnico, če želite izvedeti, kako nastaviti zvok obvestil za Facebook obvestila in sporočila.
V spletnem brskalniku se lahko priročno prijavite in preklapljate med več Google računi. To olajša uporabo Googlove zbirke spletnih aplikacij in storitev s katerim koli računom, naj bo osebni ali službeni.
Ste že kdaj imeli težave pri iskanju osnutkov objav na Facebooku? Na voljo so preprosti nasveti za iskanje, urejanje in objavljanje Facebook osnutkov, ki vam lahko prihranijo čas.
Spoznajte, kako učinkovito slediti spremembam v Google Dokumentih ter sodelovati z drugimi uporabniki. Uporabite naš vodnik za optimizacijo vaše produktivnosti.
Učinkovit način za avtomatizirano ustvarjanje kazala vsebine v Google Dokumentih. Odkrijte, kako to narediti preprosto!
Filtrirajte neumnosti in se naučite vse o blokiranju na platformi Instagram. Sledite tem enostavnim korakom za učinkovito upravljanje svojega Instagram profila.
Ugotovite, kako enostavno izbrisati svoj LinkedIn račun in zakaj je to pomembno. Vsa potrebna navodila na enem mestu.
Spremljajte, kako skriti svoj aktivni status na Facebooku ter prilagodite nastavitve zasebnosti, da izboljšate svojo uporabniško izkušnjo.
