Her er våre topp 5 tips for å sette opp Microsoft Teams

Bortsett fra å legge til brukere, er det mye en IT-administrator kan gjøre når han setter opp Teams. Her er en titt på noen av våre toppvalg.

Sjekk teammedlem kontra teameier roller

Lag en egendefinert policy i Teams

Kontroller meldingsinnstillinger

Administrer brukerne dine og juster andre retningslinjer

Endre gjestetilgangsfunksjonene dine

Som IT-administrator eller eier av en liten bedrift eller organisasjon, hvis du nettopp har kommet ombord med Microsoft Teams, lurer du kanskje på hvordan tjenesten fungerer. Vi har tidligere dekket generelle Teams-triks og -tips , og også sett på brukergrensesnittet , men hva om du først begynner å sette opp ting nå?

Bortsett fra å legge til brukere, er det mye en IT-administrator kan gjøre når han setter opp Teams. Disse trinnene er avgjørende for å sikre en Teams-opplevelse av høy kvalitet for alle dine ansatte og brukere. Her er en titt på noen av våre toppvalg.

Tips 1: Sjekk teammedlem kontra teameier roller

Når du oppretter et team i Microsoft Teams som dine ansatte eller brukere kan chatte og samhandle i, vil du sørge for at du sjekker teammedlems- eller teameierrollene . Du bør sørge for at alle unntatt deg selv (som teameier) er satt til et teammedlem for en bestemt kanal.

Teammedlemmer kan ikke redigere teamnavnet eller beskrivelsen, kan ikke slette teamet, kan ikke slette den private kanalen eller legge til medlemmer. Teameiere administrerer i mellomtiden elementer for teamet. De står fritt til å legge til og fjerne gjester, endre innstillinger og håndtere noen av de administrative oppgavene vi diskuterer her. Det kan inkludere arkivering av et team, fornye et team, tillate bruk av GIFS, legge til gjester, endre teambildet, angi teamtillatelser for kanaler, faner og koblinger og mer.

Du kan se alle disse innstillingene selv ved å gå til Microsoft Teams administrasjonssenter , klikke på Teams, Administrer team og deretter klikke på teamnavnet. Du kan deretter endre roller ved å klikke på rollenavnet i Rolle-kolonnen og endre det på en per-bruker-basis etter eget ønske.

Tips 2: Lag en egendefinert policy i Teams

Når et team er opprettet, og brukere er lagt til Microsoft Teams, vil du sørge for at du tilpasser Teams-policyen din . Dette lar deg ta kontroll over hva Teams-brukerne dine kan og ikke kan gjøre i spesifikke oppgaver som å lage private kanaler. Du kan endre policyer ved å gå til Microsoft Teams Admin Center, klikke på det andre ikonet fra toppen for Teams, og deretter klikke på Teams Policyer

Som standard vil du se en policy kjent som Global (Org-wide default.) Denne policyen gjelder for alle brukere. Du kan imidlertid opprette en brukerspesifikk ny policy ved å klikke på Legg til øverst og deretter angi et policynavn. Du står da fritt til å velge noen innstillinger, som lar brukere oppdage private team i søkeresultater, eller opprette private kanaler. Når du er ferdig, klikker du på Lagre. Du kan deretter legge til brukere i den egendefinerte policyen ved å utheve policyen og klikke på Administrer brukere. Det kan ta 24 timer før en endring trer i kraft.

Tips 3: Kontroller meldingsinnstillingene

Microsoft Teams har massevis av morsomme ting som muligheten til å lage GIFS og tilpassede klistremerker. Det kan imidlertid være lurt å slå av noe av det. Som administrator har du alle rettigheter over dette ved å gå til Microsoft Teams administrasjonssenter og klikke på fanen Meldingspolitikk. Det vil være den syvende fra toppen hvis du ser på sidefeltet og ser ut som en chatboble.

Når du er der, kan du opprette eller redigere meldingspolicyer. Husk Global (Org-wide standard) er standardinnstillingen og gjelder for alle brukere på tvers av team. Det er litt hvitt her du kan endre, inkludert noen av tingene vi har listet opp nedenfor.

• Eiere kan slette sendte meldinger
• Slett sendte meldinger
• Rediger sendte meldinger
• Lesebekreftelser (enten brukerstyrt, eller på eller av for alle)
• Slå på/av private chatter
• Bruke Giphys i samtaler
• Bruke memes i samtaler
• Bruke klistremerker i samtaler
• URL-forhåndsvisninger
• Oversett meldinger
• Oppslukende leser
• Talemeldinger

Hvis du er eventyrlysten, kan du lage en egendefinert meldingspolicy og slå disse funksjonene på eller av og rulle dem ut på individuell basis. Bare lag en ny meldingspolicy ved å klikke + Legg til og finjuster deretter innstillingene for brukeren eller gruppen av brukere. Når du er ferdig, kan du klikke på navnet på policyen og tilordne brukere til den ved å klikke på Administrer brukere. Du kan deretter søke etter brukernavnet og klikke på Legg til. Når du er ferdig, kan du klikke på Lagre.

Tips 4: Administrer brukerne dine og juster andre retningslinjer

På Teams Admin Dashboard er det forskjellige innstillinger og retningslinjer du også kan justere. Disse spenner fra møteregler , innstillinger for direktesendinger , ringeinnstillinger og mer. Du kan leke med disse etter eget ønske og endre dem. Du får tilgang til møteretningslinjer ved å klikke på kalenderdelen i sidefeltet. Appinnstillinger kan nås ved å klikke på ikonet med de fire rutene under chat-ikonet. Anropspolicyer kan nås ved å klikke på telefonikonet. Vi har innebygd lenker fra Microsoft på disse retningslinjene ovenfor.

Hvis du har justert innstillingene som vi listet opp ovenfor, vil du kunne konfigurere og endre brukere til retningslinjene slik det passer deg. Du kan gjøre dette ved å klikke på fanen Brukere i Microsoft Teams administrasjonssenter. Det er det femte ikonet fra toppen, formet som Teams-logoen. Du kan deretter klikke på haken ved siden av brukernavnet på listen, etterfulgt av Rediger innstillinger. Slå gjerne brukeren av den globale innstillingen og endre til de egendefinerte retningslinjene du opprettet slik du synes er passende her.

Tips 5: Endre funksjonene for gjestetilgang

Teams har en funksjon kjent som gjestetilgang, som lar personer utenfor organisasjonen din få tilgang til teamene og kanalene dine hvis du sender dem en invitasjon. Denne funksjonen kan slås på eller av etter eget ønske. Du kan også konfigurere hvilke funksjoner gjester har tilgang til. Det er brytere for private samtaler, møter, meldinger, bruk av GIFS og mer. Du vil kunne finne disse ved å gå til Microsoft Teams administrasjonssenter, klikke på innstillingshjulet nederst på skjermen og deretter klikke på Gjestetilgang. 

Ta en titt på Teams-huben vår for mer

Dette er bare våre fem beste valg for å administrere og sette opp Microsoft Teams. Hvis du ønsker å dele artikler med Teams-brukerne dine, har vi dekket deg. Vi har gått gjennom en rekke emner, alt fra  videokonferansetips , chattekommandoer , bli med i møter og mye mer. Gå over til Teams-huben vår for alt du trenger å vite og hold deg oppdatert på Blog.WebTech360 mens vi fortsetter å dykke dypere inn i Microsoft Teams.