Bli en ekspert på Microsoft Teams-møter med disse fem beste fremgangsmåtene

Jo mer tid du bruker i Teams, desto viktigere blir det å prøve å få mest mulig ut av alle funksjonene som er tilgjengelige for deg i tjenesten. Her er en titt på noen av disse funksjonene og beste Teams-praksis.

Gjør bakgrunnen din uskarp eller bruk bakgrunnsbilder:  Dette bidrar til å beskytte personvernet ditt under møter ved kun å legge vekt på ansiktet ditt.

Bruk et hodesett for en bedre opplevelse: Dette bidrar til å sikre at du får den beste lyd- og mikrofonkvaliteten under et møte.

Planlegg møtene dine med planleggingsassistent: Dette sikrer at du og kollegene dine er på samme side og at det ikke er noen planleggingskonflikter.

Ta møtenotater med møtenotatfunksjonen i Teams: Denne innebygde Teams-funksjonen hjelper deg å unngå å måtte sjonglere mellom ulike programmer.

Ta opp møtene dine: Med tillatelse fra kollegaen din kan du få en kopi av møtet for fremtidig referanse.

Nå mer enn noen gang bruker du sannsynligvis mer tid på møter i Microsoft Teams. Men jo mer tid du bruker i Teams, desto viktigere blir det å prøve å få mest mulig ut av alle funksjonene som er tilgjengelige for deg, slik at du kan få en sømløs opplevelse. Her er en titt på noen av disse funksjonene, og noen beste fremgangsmåter for å utnytte slik at du kan bli en ekspert på møter i Microsoft Teams.

Øvelse 1: Gjør bakgrunnen din uskarp eller bruk bakgrunnsbilder

Den første beste praksisen på listen vår er den som er den mest åpenbare og mest populære i den nåværende situasjonen. Det vil si å bruke muligheten til å uskarpe bakgrunnen din i Team s eller bruke bakgrunnsbilder.

Med denne beste praksisen kan du ha møtet ditt nesten hvor som helst, og skjule det som skjer i bakgrunnen rundt deg. Faktisk, takket være funksjonen, vil Teams bare legge vekt på ansiktet ditt og skjule alt annet. Bare vær oppmerksom på at den bruker kunstig intelligens, og fungerer bare med mennesker. Så det kan være lurt å være litt forsiktig hvis de lodne vennene dine er i bakgrunnen.

Det er noen måter å gjøre bakgrunnen din uskarp eller bruke et bakgrunnsbilde på i Teams. Du kan gjøre dette før møtet, eller under møtet.

Før møtet, på delta-skjermen, vil du klikke på den firkantede boksen til venstre for PC-mikrofon og høyttalere under videostrømmen. Derfra vil du se et alternativ for bakgrunnsinnstillinger. Du kan velge den første, som sier Blur. Eller, hvis du vil ha en annen bakgrunn, kan du velge en fra listen. Feeden din endres til ønsket bakgrunn, og når du er ferdig, kan du lukke vinduet for bakgrunnsinnstillinger med X.

For å uskarpe bakgrunnen din under møtet, klikk på de tre punktene ( . . . ) øverst i møtevinduet. Deretter klikker du på Bruk bakgrunnseffekter. Du kan deretter velge en fra listen og klikke på Bruk. 

Øvelse 2: Bruk et headset for en bedre opplevelse

Neste opp, er en praksis som kollegene dine kan ende opp med å sette pris på: bruk av hodesett . Med denne praksisen vil du ende opp med å ha en samtale av høyere kvalitet i Teams. Du trenger ikke å bekymre deg for at kollegaer ikke hører deg, eller at du ikke hører dem. Slik kan du sette opp en i Teams.

For å bruke et hodesett med Teams, bare sørg for at det er koblet til eller koblet til enheten din, enten via Bluetooth eller hodetelefonkontakt. Når du er koblet til, vil du sørge for at Teams er riktig konfigurert for headsettet. Igjen, det er to måter du kan gjøre dette på, enten før møtet på delta-skjermen eller under møtet fra menyen.

Før møtet kan du konfigurere innstillingene ved å klikke på PC Mic and Speakers-knappen under videofeeden. Når du har gjort det, vil du se Enhetsinnstillinger dukker opp. Sørg for å se på delene for høyttaler og mikrofon. Klikk på pil ned, og velg hodetelefonene dine fra listen for både høyttaler og mikrofon. Lukk deretter vinduet med X.

Under møtet kan du bytte til headsettet ditt ved å klikke på de tre punktene ( . . . ) øverst på skjermen og velge Enhetsinnstillinger. Derfra vil du kunne velge de samme innstillingene som vi beskriver ovenfor. Når du er ferdig, lukker du vinduet med X.

Det er verdt å merke seg at du også kan bruke funksjonen Foreta en testanrop her, for å sikre at alt fungerer rett før du går inn i et møte.

Øvelse 3: Planlegg møtene dine

Noe av det verste med møter er å bli trukket inn i ett i siste minutt eller sekund. Det er derfor, som en beste praksis, foreslår vi at du planlegger og finjusterer møtene dine. Du kan gjøre dette med planleggingsassistenten i Microsoft Teams. Her er en titt på hvordan du bruker den.

Først klikker du på kalenderikonet i sidefeltet til Teams. Derfra klikker du på Planleggingsassistent-fanen øverst. Fra den fanen vil du kunne planlegge et møte basert på tilgjengeligheten til kollegene dine. Du kan legge til lokasjoner, deltakere og mye mer. Når du legger til deltakere, vil kollegene dine vises som enten tilgjengelige utilgjengelige eller ukjente. Assistenten henter informasjon fra kollegaens Outlook-kalender for å fylle ut denne. Du vil se en tidsplanvisning som viser deres allerede planlagte møter i lilla. Du kan også bla gjennom dager og timer for å finne tidspunktet som passer for alle.

Relatert til dette er muligheten til å dele en møteagenda. Du kan gjøre dette slik at kollegene dine og alle i møtet er på samme side. Når du oppretter et nettmøte, vil du se dette i skriveboksen. Du kan legge inn agendaen din her, og den vil vises i invitasjons-e-posten.

Øvelse 4: Ta møtenotater

Hva skjer hvis du er midt i et viktig møte, men trenger en måte å ta noen notater på? Du tror du må bruke Microsoft Word eller et annet program, men visste du at Teams har sin egen funksjon for møtenotater også?

Dette er en av våre andre beste fremgangsmåter for møter i Teams. Grunnen til? Notater blir lagret som en del av selve møtet, og kan gå hvor som helst med deg, og vil bli lagret til senere eller for deling med kollegene dine.

For å bruke funksjonen, bli med i møtet som du normalt ville gjort, og klikk deretter på (. . . ) flere handlinger-knappen, etterfulgt av møtenotater. Du bør da se et møtenotater-vindu som dukker opp. Derfra vil du klikke Ta notater. Dette vil da gi deg full tilgang til en formateringsverktøylinje, med fet, kursiv, utheving og noen andre ting du er vant til i Microsoft Word. Du kan også opprette en ny seksjon med (+)-knappen.

Når møtet er ferdig, kan du få tilgang til notatene dine fra chatten. Det bør være et alternativ som sier Vis notater i fullskjerm. Klikk på den for å se notatene.

Øvelse 5: Ta opp møtene dine (med tillatelse selvfølgelig!)

Det siste på listen vår over beste praksis er å ta opp et møte i Teams. Noe av det verste i møter er når du hele tiden må be kollegene dine om å gjenta ting om og om igjen fordi du ikke klarte å få det ned eller ta noen notater. Vel, hvis du har samtykke fra alle parter i møtene, kan du faktisk ta opp et møte live, som det skjer, for å sikre at du kan ha en kopi av møtet for referanse senere.

For å ta opp et møte kan du klikke på de tre prikkene ( . . . ) øverst på skjermen, etterfulgt av Start opptak-knappen. Derfra vil du se en ansvarsfraskrivelse om at møtet blir tatt opp. Du kan ignorere det, dette er bare for din kollegas sikkerhet. Når møtet er over, og du er klar til å stoppe, kan du klikke på samme meny og velge Stopp opptak.

Når opptaket er ferdig, får du en e-post som forteller deg at den er tilgjengelig i Microsoft Stream. Du kan klikke på koblingen i e-posten for å få tilgang til den, og til og med laste ned en fil, slik at du kan se den offline.

Sjekk ut våre andre tips

Selv om fokuset i denne artikkelen har vært noen av de beste fremgangsmåtene for Teams-møter, er det mye mer å vite om Microsoft Teams. I løpet av de siste månedene har vi dykket dypere inn i Teams. Emner inkluderer hvordan du kjører flere forekomster av Teams , hvordan du bruker bots , administrerer varsler og mye mer. Sjekk ut nyhetssenteret vårt her for mer , og gi oss beskjed hvis du har noen Teams-triks og -tips ved å sende oss en kommentar nedenfor.