12 tips for å administrere Google Meet-deltakere effektivt

Google Meet tar fart ettersom det fortsetter å rulle ut oppdateringer for å prøve å konkurrere med dagens store videokonferanseapper. Med sin siste oppdatering kan Google Meet nå inneholde opptil 250 brukere (krever Enterprise-plan). Google Meet blir også gratis , men vi har ennå ikke funnet ut hvor mange brukere som vil tillates i gratisversjonen, og hva som vil vare på møtene.

Google Meet saksøkes også tungt for utdanningsformål, hvor det å ha en god grad av kontroll over deltakerne (studenter, du vet!) er av største betydning for avslutningen av et vellykket møte. For å understreke dette, her er de beste tipsene for å administrere Google Meet-deltakere under et møte.

► Slik bruker du Google Meet fra Gmail

Innhold

• 1. Fest en deltaker
• 2. Slå av og på lyden for en deltaker
• 3. Fjern en deltaker
• 4. Chat med deltakere under et møte
• 5. Legg til deltakere i et arrangement
• 6. Legg til deltakere i et pågående møte
• 7. Hold kontakten med deltakerne mens du presenterer
• 8. Opprett organisasjonsenheter (OU)
• 9. Hold et øye med chattene dine mens du presenterer
• 10. Hindre deltakere fra å opprette et møte uten deg
• 11. Hindre deltakere fra å bli med på et møte igjen etter at du har forlatt
• 12. Tillat interoperabilitet

Fest en deltaker

Pin-funksjonen i Google Meet lar brukere bestemme hvem som forblir i midten av skjermen og opptar mest plass. Som standard starter Google Meet et videomøte i "Auto"-oppsettet. Dette oppsettet lar Google Meet velge det beste alternativet for møtets videofeed, avhengig av presentasjoner, aktive foredragsholdere osv.

Men hvis du ønsker å beholde en bestemt deltaker festet til midten av skjermen, uavhengig av oppsettet som brukes, kan du overstyre standarden og "Fest" dem.

Når den er festet, vil denne deltakeren forbli uthevet i midten av skjermen til de løsnes.

Hvordan feste en deltaker

På en PC : Hold markøren over deltakerens miniatyrbilde i videofeeden og klikk på "Pin"-ikonet.

På en telefon : Vri telefonen horisontalt til liggende modus. Trykk nå på deltakerens miniatyrbilde i videofeeden og trykk på "Pin"-ikonet.

Hvordan løsne en deltaker

Når du fester en deltaker, vil du også få løsne-ikonet i stedet for nål-ikonet, som du kan bruke til å løsne deltakeren.

Slå av og på lyden for en deltaker

Møteverter kan dempe andre deltakere mens de snakker, for å skape en bedre flyt. Men når dem er dempet, må deltakerne slå på dem selv. Dette betyr at hvis en vert demper deg, kan de ikke slå på lyden for deg, med mindre du slår på dem selv.

Google opplyser at dette er en sikkerhetsfunksjon som er satt på plass for å forhindre at andre (verten) slår på mikrofonen din uten din tillatelse. Følg denne veiledningen for å finne ut hvordan du ignorerer en deltaker i et Google Meet-møte.

Hvordan dempe en deltaker (som vert)

Hvis du er vert og ønsker å dempe en deltaker eller deltakere, følg denne veiledningen.

Trinn 1: Klikk på deltakerens navn på filmstripen ved siden av videofeeden.

Trinn 2:  Klikk på mikrofonknappen som vises ved siden av navnet deres. Når du har klikket på den, blir mikrofonen grå, noe som indikerer at deltakeren nå er dempet.

Hvordan slå på lyden for en deltaker (som vert)

Du kan ikke gjøre det selv på grunn av personvernhensyn. Bare en bruker selv kan slå på lyden for seg selv. Så du må be deltakeren om å slå på lyden selv.

Hvordan dempe og slå på dem selv

Som deltaker kan du bestemme om du vil ha mikrofonen aktiv eller ikke.

• For å dempe deg selv, klikk på mikrofonknappen nederst i videofeeden. Knappen blir rød for å indikere at mikrofonen din nå er dempet. Hvis knappen allerede er rød, betyr det at du har blitt dempet av en vert.
• For å slå på lyden for deg selv, klikk på den røde mikrofonknappen igjen. Knappen blir nå hvit.

Merk: Hvis du bruker en telefon til å ringe inn i møtet, kan du slå *6 på talltastaturet for å dempe eller oppheve demping (avhengig av hvilken tilstand mikrofonen er i) selv i et møte.

Fjern en deltaker

I april 2020 lanserte Google Meet en oppdatering som tillot BARE verten/vertene for møtet å fjerne andre deltakere hvis de ønsket det. Dette var på grunn av flere klager på brukere som misbrukte fjerningsfunksjonen.

Hvordan fjerne en deltaker

På en PC: For å fjerne en deltaker fra et møte, klikk først på 'Tilbake'-knappen for å gå tilbake til deltakerens skjerm. Hold musepekeren over deltakerens navn og klikk på 'Fjern'- knappen. 

På en smarttelefon: Velg deltakeren og trykk på navnet. Trykk på 'Fjern'- knappen.

Når de er fjernet, kan ikke deltakere bli med i samtalen på nytt med mindre verten/vertene er eksplisitt invitert fra samtalen.

Chat med deltakere under et møte

Under en videosamtale kan deltakerne sende meldinger som er synlige for alle i samtalen. Disse meldingene forblir bare så lenge samtalen varer. Når samtalen avsluttes, slettes alle meldinger som sendes under samtalen automatisk. Bruk meldingsfunksjonen til å sende lenker, Google-dokumenter osv.

Hvordan sende en chat-melding

På en PC:  Hold musepekeren over videostrømmen og klikk på "Chat"-knappen øverst til høyre på skjermen. Dette åpner et sidefelt der du kan se og sende chatmeldinger til gruppen.

På en smarttelefon:  Trykk på "Chat"-knappen under videostrømmen for å åpne chattevinduet.

Merk: Deltakere kan ikke se meldinger som ble sendt før de ble med i samtalen.

Legg til deltakere i et arrangement

Nye deltakere kan legges til en hendelse selv etter at den er opprettet. Når du har lagt til, vil du motta et alternativ for å sende ut invitasjoner til de nye invitasjonene. Hvis du velger det, vil invitasjoner kun bli sendt til deltakerne som ble lagt til på det tidspunktet, ikke hele listen. Følg veiledningen nedenfor for å legge til nye deltakere.

Trinn 1:  Åpne arrangementet i Google-kalenderen din. Klikk på "Rediger hendelse"-knappen.

Trinn 2:  Under "Gjester"-fanen til venstre, begynn å skrive inn navnene på deltakerne du vil legge til. Hvis du ønsker å legge til en deltaker ved å bruke deres e-post-ID, skriver du bare inn hele e-post-ID-en og trykker Enter.

Trinn 3:  Klikk "Lagre". Du vil nå få opp en popup som spør deg om du vil sende ut invitasjoner til de nye deltakerne.

Legg til deltakere i et pågående møte

Du kan til og med legge til nye deltakere til et pågående møte, rett fra selve møtet. Disse deltakerne vil motta en invitasjonslenke som de kan klikke på for å bli omdirigert til møtet.

Følg veiledningen nedenfor for å legge til nye deltakere i et møte.

Trinn 1: Klikk på "Folk"-fanen øverst til høyre på skjermen.

Trinn 2:  Klikk "Legg til personer" og begynn å skrive inn navnet på personen. Hvis du ønsker å legge til en deltaker ved å bruke deres e-post-ID, skriver du bare inn hele e-post-ID-en og trykker Enter.

Alternativt kan du klikke på møtets kallenavn nederst til venstre på skjermen og klikke på "Kopier deltakelsesinformasjon". Lim inn den kopierte informasjonen i en e-post og send den til brukerne du vil legge til.

Hold kontakten med deltakerne mens du presenterer

Vil du ikke holde et øye med elevene mens du presenterer? Dessverre, når du begynner å dele skjermen, kan du ikke lenger se på deltakerne. Heldigvis lar Google Meet deg logge på flere enheter med samme legitimasjon. På denne måten kan du bruke en enhet til å presentere og en annen til å se på klassen.

Følg denne enkle veiledningen for å sette den opp.

Trinn 1:  Logg på og start et møte på enheten 1. Klikk 'Presenter nå' nederst på skjermen og velg fanen/vinduet du vil presentere.

Trinn 2: Bruk en annen enhet (mobiltelefon, bærbar PC, nettbrett), logg på med din egen legitimasjon. Du kan nå se rutenettvisningen til gruppen. Du kan bruke den flislagte layouten (opptil 16 deltakere), eller bruke den uoffisielle Google Grid Chrome-utvidelsen for å se alle brukerne.

► Slik løser du et problem som ikke fungerer med Google Meet Grid View

Opprett organisasjonsenheter (OU)

Organisasjonsenheter hjelper til med å tildele forskjellige privilegier til forskjellige brukere. Dette kommer godt med når du ønsker å begrense brukerne som kan opprette møter, dempe andre osv.

Oppretting og redigering av organisasjonsenheter trenger administratorrettigheter. Følg disse trinnene nedenfor for å opprette en ny organisasjonsenhet.

Trinn 1:  Logg på Google Admin Console med legitimasjonen din.

Trinn 2:  Velg "Innstillinger"-knappen og klikk på Katalog > Organisasjonsenhet.

Trinn 3:  Klikk på det lille +-tegnet for å legge til en ny organisasjonsenhet. Gi enheten et navn og klikk "Opprett".

Hvordan utpeke OU-er til brukere

Nå som du har en organisasjonsenhet, må du legge til brukere i enheten. Alle brukere som legges til en bestemt enhet vil ha de samme rettighetene. Følg trinnene nedenfor for å legge til brukere i den nye organisasjonsenheten.

Trinn 1: Logg på Google Admin Console med legitimasjonen din.

Trinn 2:  Gå til fanen "Brukere" og velg brukerne du vil legge til i den nye organisasjonsenheten. Når du er valgt, klikker du på "Mer" øverst på siden, og deretter "Endre organisasjonsenhet".

Trinn 3:  Velg OU du opprettet og trykk "Endre".

Hold et øye med chattene dine mens du presenterer

Når du skal presentere i et Google Meet-møte, har du muligheten til å dele hele skjermen, en bestemt nettleserfane eller et spesifikt vindu. Når skjermdelingen begynner, oppdateres bare den valgte fanen/vinduet på videostrømmen. Dette betyr at hvis du ønsker å lese chat-fanen, må du fortsette å bytte mellom faner. Heldigvis finnes det en løsning!

Følg denne enkle guiden for å holde et øye med chattene dine mens du presenterer.

Trinn 1:  Ikke del hele skjermen når du presenterer. Ved å velge enten en nettleserfane eller et vindu får du mer kontroll over personvernet ditt.

Trinn 2:  Hvis du bruker et program med vinduer, skaler du ned programmet slik at det passer inn i Google Meet-vinduet uten å dekke chat-kolonnen.

På samme måte, hvis du deler en fane i en nettleser, må du først skille fanen til en ny nettleser. Skaler nå ned nettleseren slik at den passer inn i Google Meet-vinduet uten å dekke chat-kolonnen.

Du kan nå presentere og holde et øye med chat-spalten din for spørsmål og andre diskusjoner.

Hindre deltakere fra å opprette et møte uten deg

Som vert, når du forlater et møte, kan brukere fortsatt være i møtet. Hvis de riktige innstillingene ikke er på plass, kan de til og med gjenbruke det gamle møterommet uten deg.

Dette er et problem med pedagogiske kontoer siden lærere ikke vil at elevene skal bruke rommet med dem i det. Det første som må gjøres er å opprette separate organisasjonsenheter for lærere og elever.

Trinn 1: Følg veiledningen ovenfor for å opprette nye organisasjonsenheter.

Trinn 2: Når de er opprettet, skilles elevene og lærerne inn i de 2 OU-ene.

Trinn 3:  I Meet-administrasjonskonsollen, velg 'studentenes OU' og gå til 'Meet-videoinnstillinger'. Slå av "Videosamtaler"-alternativet nederst.

Studenter vil fortsatt kunne bli med i Meet-videosamtaler, men vil ikke kunne opprette dem. Dessuten, når alle forlater et rom, vil rommet utløpe og kan ikke gjenbrukes.

Hindre deltakere fra å bli med på et møte igjen etter at du har forlatt

Dette er et annet problem som brukere står overfor. Google Meet lar brukere være tilbake i et møte selv etter at verten har forlatt. Dette kommer ned til hvordan møtet ble opprettet.

Når du starter et møte, får du muligheten til å legge til et kallenavn. Hvis du ikke legger til et kallenavn og bare klikker "Fortsett", vil Google Meet automatisk tilordne en PIN-kode til møtet ditt. Denne PIN-koden utløper ikke når du forlater et møte.

Følg denne enkle veiledningen for å sette opp et møte som utløper når verten drar.

Trinn 1:  Logg på Google Meet, og klikk på "Bli med eller opprett et møte".

Trinn 2: Legg til et kallenavn til møtet og trykk "Fortsett".

Trinn 3: Send dette kallenavnet til deltakerne. De trenger bare å skrive inn kallenavnet for å komme inn i møtet.

Nå når du forlater møtet, utløper kallenavnet, og møtet avsluttes med deg.

Tillat interoperabilitet

Google Meet støtter interoperabilitet med andre tredjeparts videokonferansesystemer som Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business osv. ved å la brukere fra disse tjenestene bli med i et Meet-videomøte. Interoperabilitetsfunksjonen krever at brukere laster ned og konfigurerer Pexip Infinity-gatewayen .

For en fullstendig liste over kompatible tredjepartsapplikasjoner og -enheter, sjekk ut Pexip.com-nettstedet . Pexip fungerer som en gateway for å tillate brukere å ringe til et Google Meet-møte uten å bruke en Google Meet-klient.

For å laste ned og lære hvordan du setter opp Pexip, sjekk lenken nedenfor.

► Konfigurer interoperabilitet på Google Meet

Selv om dette fortsatt er langt fra tilpasningsmulighetene til andre videokonferanseapper som Zoom, er det et velkomment skritt i riktig retning. Google opplyser at de satser på å forbedre Gsuite-opplevelsen for Education-kontoer. Vi håper å se mye mer innsats i bedriftsregnskapet også. 

Har du prøvd noen av disse tipsene? Har du egne tips? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.