7 aðdráttarpróf til að framkvæma fyrir næsta fund þinn

Að hitta samstarfsmenn þína með því að nota forrit eins og Zoom er hið nýja venjulega, en flestir eru samt aðeins að venjast því. 

Þó að hópmyndspjall hafi verið til í nokkurn tíma, þá eru góðar líkur á því að þú hafir aldrei haft neina ástæðu til að nota það hingað til. Sem þýðir að læra alveg nýjan gátlista yfir siðareglur og tæknilegan undirbúning.

Góðu fréttirnar eru að þú þarft ekki að hafa áhyggjur af slæmum andardrætti lengur, en þú ættir að reyna að gera eftirfarandi aðdráttarpróf fyrir næsta mikilvæga fund þinn. 

Undirbúðu umhverfi þitt

Þó að þú sért kannski ekki í sama líkamlega rými og samstarfsmenn þínir, tengir Zoom öll einstök rými þín saman. Sem þýðir líka að öll vandamál sem umhverfið þitt hefur geta orðið vandamál á fundi þínum. Hvers konar vandamál? Jæja, það fer eftir einstökum aðstæðum, en hér eru nokkur lykilráð:

• Gakktu úr skugga um að umhverfi þitt sé nægilega upplýst.
• Ef mögulegt er skaltu velja stað með aðgangsstýringu, eins og hurð sem hægt er að læsa.
• Reyndu að velja herbergi sem er ekki of viðkvæmt fyrir bergmáli. Einhvers staðar með teppi, þykkum gluggatjöldum og mjúkum húsgögnum er almennt gott.
• Athugaðu herbergið fyrir hávaða. Pípandi tæki, tístandi aðdáandi eða annað álíka mál mun rífa í taugarnar á öllum öðrum fundarmönnum.
• Athugaðu vandlega innrömmun myndbandsstraumsins. Er eitthvað óviðeigandi eða truflandi fyrir augum? Íhugaðu að færa þar sem þú situr eða færa þá hluti úr vegi.

Þetta er ekki tæmandi listi, svo skoðaðu umhverfið sem þú munt nota á Zoom fundinum þínum og reyndu að hugsa hvort eitthvað myndi valda vandræðum.

Íhugaðu að nota sýndarbakgrunn

Zoom býður upp á möguleikann á að skipta út bakgrunninum þínum fyrir sýndarmynd. Þetta virkar eins og hvaða "græna skjár" uppsetning, en þú þarft ekki sérstaklega grænan skjá. Svo lengi sem bakgrunnur þinn er einsleitur og jafnt upplýstur, ættir þú að ná góðum árangri. Sýndarbakgrunnur þinn þarf ekki að vera fullkominn, en þú getur prófað hann í Zoom stillingunum til að ganga úr skugga um að hann virki fyrir þig.

Ef þú ert ekki að ná frábærum árangri geturðu prófað að lýsa bakgrunninum jafnari eða fjárfest í grænum sprettiglugga. Það eru meira að segja til flottar hugmyndir eins og Webaround stólfestan græna skjáinn sem gerir það frekar auðvelt að ná yfir allan myndavélarrammann.

Hafa glósulausn

Þetta er undirbúningsábending sem á einnig við um raunverulega fundi, en þú ættir að hafa einhvers konar glósulausn. Það getur verið penni og pappír, spjaldtölva með penna eða sími með skjályklaborði. 

Sumir Zoom fundir eru teknir upp. Í því tilviki þarftu ekki að taka minnispunkta sem ætlaðir eru til viðmiðunar eftir að fundinum lýkur. Þess í stað eru athugasemdir gagnlegar til að skipuleggja spurningar þínar og endurgjöf. Það er eðli Zoom funda að þú munt líklega ekki hafa mikinn tíma til að tala þegar röðin kemur að þér. Að halda minnispunktum hjálpar þér að gera það besta úr tímanum sem þú hefur. 

Athugaðu hvort skjárinn þinn sé viðeigandi til að deila

Hvort sem þú ætlar að deila tölvuskjánum þínum með öðrum á fundinum eða ekki, vertu alltaf tilbúinn til að gera það með augnabliks fyrirvara. Hvað þýðir þetta? Gakktu úr skugga um að veggfóðurið þitt sé viðeigandi fyrir vinnuna, það er líklega best að breyta því í eitt af Windows innbyggðu valunum. Lokaðu öllum forritum sem eru opin og gætu birt einka- eða viðkvæmt efni. 

Ef þú ert líklegri til að nota vafra gætirðu viljað slökkva á sjálfvirkri leitarlokun eða nota færanlegan vafra án leitarferils þíns. Það síðasta sem þú vilt er að vefsíður eða leitarorð sem þú hefur heimsótt á þínum eigin persónulega tíma birtist á skjánum fyrir allan hópinn.

Keyra nethraðapróf

Þegar þú hefur fundið góðan stað fyrir fundinn þinn og hefur undirbúið umhverfið ættirðu að athuga hvort nethraðinn þinn sé fullnægjandi. Keyrðu nethraðapróf og athugaðu hvort þú hafir næga bandbreidd til að taka þátt í Zoom fundi.

Lágmarkskröfur fyrir Zoom hópmyndsímtal er um 1 Mbps af bandbreidd. Það er í báðar áttir. Andstreymisbandbreidd er mjög mikilvæg fyrir myndsímtöl. Ef internetið þitt er hægt að senda upplýsingar mun það hafa áhrif á upplifun annarra þátttakenda. Helst viltu 3 Mbps í báðar áttir til að tryggja hágæða HD myndbandsstraumspilun. 

Ef hraðaprófið sýnir að tengingin þín er ekki eins hröð og netpakkinn þinn ætti að vera, þá þarftu að leysa netafköst þín . Það þýðir að ganga úr skugga um að það sé nægur WiFi merkistyrkur og tryggja að þú sért ekki á dauðum stað. Skoðaðu leiðbeiningar okkar um að flýta fyrir þráðlausu interneti eða íhugaðu að nota Ethernet snúru, ef mögulegt er.

Gakktu úr skugga um að vefmyndavélin þín og hljóðneminn virki

Nú komum við að kannski mikilvægasta prófinu sem þarf að gera fyrir Zoom fundinn þinn: að tryggja að hljóðneminn og vefmyndavélin virki. Hér er það sem þú þarft að gera:

• Tengdu hljóðnemann þinn og vefmyndavél
• Ef beðið er um það gætirðu þurft að setja upp hugbúnað eða rekla fyrir þá. Venjulega er þetta plug-and-play upplifun
• Opnaðu Zoom
• Veldu stillingartandhjól
• Veldu Myndband
• Veldu rétta vefmyndavél af fellilistanum, ef við á
• Athugaðu forskoðunina til að sjá hvort hún lítur vel út (eða hvort hún birtist yfirleitt)
• Stilltu aðrar stillingar, svo sem HD gæði, að þínum þörfum
• Veldu Hljóð
• Gakktu úr skugga um að rétt hljóðtæki sé valið fyrir bæði hátalara og hljóðnema
• Veldu Prófa hátalara og Prófa hljóðnema hvort fyrir sig til að tryggja að þeir virki

Við mælum líka með því að þú merkir við reitinn „Slökkva á hljóðnemanum þegar ég er með í fundi“, því það er bara góður siður. Það kemur líka í veg fyrir að þú segir óvart eitthvað sem þú vilt ekki að aðrir á fundinum heyri, vegna þess að þú gleymdir að slökkva á hljóðnemanum þínum.

Fyrir nákvæmar leiðbeiningar um uppsetningu aðdráttar, skoðaðu Hvernig á að setja upp og nota aðdrátt – er það betra en Skype? fyrir sérfræðiráðgjöf.

Ef vefmyndavélin þín virkar ekki, farðu yfir í flýtileiðréttingar þegar myndavélin þín á aðdráttarfundinum virkar ekki til að koma þessu í lag á skömmum tíma.

Taktu þátt í próffundi

Síðasta skrefið í ferlinu áður en þú tekur þátt í Zoom fundinum þínum er að hringja í Zoom próffundaþjónustuna. Farðu bara á https://zoom.us/test og fylgdu leiðbeiningunum. Þú munt geta staðfest að allur búnaðurinn þinn virkar og hvort þú hljómar vel fyrir aðra þátttakendur á fundinum. Ef þú lendir í einhverjum vandræðum með hljóðnemann þinn, myndavél eða nettengingu hér þá geturðu einfaldlega farið í gegnum listann yfir athuganir hér að ofan aftur til að finna vandamálið.

Taktu þér tíma til að læra hvernig á að taka upp Zoom fund . Þú getur líka lært hvernig á að halda Zoom fundi .

Tæknileg vandamál gerast, svo gerist lífið

Við vonum að Zoom fundur þinn hafi gengið vel og án nokkurra áfalla, en það síðasta sem þú þarft að vita er að sumt er bara út af fyrir þig. Það er enginn undirbúningur eða öryggisafrit sem þú getur sett á sinn stað til að tryggja að fundur þinn gangi án áfalls. Tæknileg vandamál geta alltaf komið upp og þú ættir bara að rúlla með þeim.

Sama gildir um hluti sem eru ekki stranglega tæknilegir. Ef kötturinn þinn hoppar upp á skrifborðið og blokkar myndavélina, þá er það bara lífið. Það er ekki þess virði að rífast yfir því. Við erum öll manneskjur og við lifum öll við óeðlilegar aðstæður núna. Svo slakaðu á, njóttu fundarins og vertu viss um að þú hafir gert allt sem þú gætir með sanngjörnum hætti til að keyra réttu aðdráttarprófin fyrir fundinn þinn. Nú er allt sem þú þarft að gera er að læra hvernig á að falsa athygli í Zoom símtali .