Hvernig á að koma í veg fyrir vandræðaleg fundarstundir á netinu

Möguleikinn á að halda fjarfundi á netinu heima getur verið mjög þægilegur. En það kynnir líka heilan lista af tækifærum fyrir mjög vandræðalegar stundir.

Ef þú ert með börn, gæludýr, börn eða jafnvel glugga fyrir aftan þig sem sýnir útiveruna, hefurðu allt innihaldsefni uppskrift að hörmungum.

Í þessari grein munum við fjalla um nokkur algengustu vandamálin sem gætu leitt til vandræðalegra netfunda og hvernig á að koma í veg fyrir þau.

Netfundir: Hvað gæti hugsanlega farið úrskeiðis?

Eitt frægasta dæmið um svona vandræðalegt augnablik kom fyrir prófessor Robert Kelly þegar hann var í viðtali í beinni útsendingu í sjónvarpi hjá BBC.

Eitt af smábarnabörnum Kellys gekk inn á skrifstofuna hans í miðju viðtali og líka barnið hans í göngugrind. Að lokum hleypur ofsafenginn eiginkona hans inn í herbergið til að draga börnin út úr herberginu.

Þetta var ekki bara vandræðaleg fundarstund á netinu heldur var þetta ein sem átti sér stað í beinni útsendingu og var útvarpað um allan heim til milljóna áhorfenda.

Koma í veg fyrir vandræðalegar fundarstundir á netinu

Það eru leiðir sem þú getur sett upp vinnusvæðið þitt, tölvuna þína og fundinn sjálfan til að draga úr líkum á óheppilegum atburðum.

Ef þú fylgir öllum þessum leiðbeiningum geturðu verið viss um að allir netfundir þínir munu ganga snurðulaust fyrir sig og án nokkurra „eftirminnilegra“ augnablika.

Lokaðu myndavélinni þinni þegar hún er ekki í notkun

Það eru margar öryggisástæður fyrir því að þú ættir að halda vefmyndavélinni þinni hulinni nema hún sé í notkun. En fyrir utan öryggið, þá viltu heldur ekki sýna myndbandið þitt í upphafi netfundar áður en þú ert tilbúinn.

Það hafa verið sögur af fólki sem var gripið í að fara á klósettið á fundi vegna þess að vefmyndavél þeirra var vísað í átt að opinni baðherbergishurð. 

Þetta getur gerst af mörgum ástæðum.

• Vefmyndavélin kviknar sjálfkrafa á upphafstíma fundarins
• Þú gleymir því að kveikt er á myndavélinni á fundi
• Þú hélst að fundinum væri lokið en myndavélin er enn á meðan fólk er tengt

Auðveldasta leiðin til að koma í veg fyrir allar þessar aðstæður er að nota rennihlífina á vefmyndavélinni þinni ef hún er með slíka. Ef það gerist ekki, hafðu þá spólu við höndina til að halda yfir myndavélinni þegar hún er ekki í notkun.

Notaðu gluggatjöld á bakgrunnsgluggum

Gluggar gætu verið frábærir til að hleypa ljósi inn á skrifstofuna þína, en þegar þú ert á netfundi geta þeir valdið miklum vandræðum.

Það eru margar aðstæður sem geta leitt til vandræða með Windows, svo við skulum kanna þrjár helstu.

Þú lítur út eins og illmenni

Ímyndaðu þér að einhver birtist á fundi og hann birtist aðeins eins og skuggi í myrkvuðu herbergi. Hver myndi fyrsta sýn þín vera á viðkomandi?

Flestir myndu verða minntir á hvaða fjölda kvikmynda sem er þar sem illmenni situr í dýflissubæli og er að skipuleggja næstu vondu áætlun sína.

Ljós sem streymir inn um glugga spilar brögð með flestum vefmyndavélum og neyðir þær til að sía ljós sjálfkrafa, sem gerir allt herbergið mun dekkra en það er í raun.

Auðveldasta leiðin til að laga þetta mál er að klæða hvaða glugga sem er fyrir aftan þig í gluggatjöld og hafa gluggatjöldin eða gluggatjöldin alltaf lokuð meðan á fundum stendur.

Gæludýr elska glugga

Gæludýr elska líka glugga og gæludýr og netfundir fara sjaldan mjög vel saman.

Ef þú tekur eftir því að fólk á fundinum hlær eða hlær á meðan þú ert að tala gætirðu viljað kíkja fyrir aftan þig.

Líkurnar eru nokkuð góðar að kötturinn þinn sé ekki góður.

Ef þú ert tilbúinn að hefja netfund, farðu þá öll gæludýrin þín út úr herberginu svo þau leynist ekki á gluggakistunni tilbúin til að skammast þín á myndbandsráðstefnunni þinni.

Athugið: Að loka skrifstofuhurðinni (og læsa henni) getur haldið úti óæskilegum gæludýrum og öðrum óboðnum gestum.

Útiveran er ekki alltaf yndisleg

Annað vandamálið með gluggana er dótið sem gerist hinum megin við gluggana.

Viltu virkilega að vinnufélagar þínir eða aðrir fundarmenn sjái nágranna þinn slá grasið úti á náttfötunum? 

Þú veist aldrei hver eða hvað fer fram hjá glugganum, svo þetta er enn ein ástæðan til að ganga úr skugga um að gluggan fyrir aftan þig séu með gardínur og að þú notir þær.

Snúðu upp lýsingu

Talandi um lýsingu, vel upplýst skrifstofa gerir besta myndbandið á vefráðstefnu. Besta leiðin til að ná fram fullkominni lýsingu er að staðsetja skrifborðið þitt þannig að það sé gluggi (með gluggatjöldin opin) annað hvort fyrir aftan skjáinn sem þú snýr að eða til hliðar. 

Náttúrulegt ljós frá gluggum á hliðinni gerir hið gagnstæða en gluggi fyrir aftan þig. Í stað þess að neyða vefmyndavélina til að sía ljós, varpar hún náttúrulegu ljósi á þig sem myndavélin getur tekið upp.

Ef þú ert ekki með glugga rétt staðsettan á skrifstofunni þinni er næstbesta lausnin að kveikja á eins mörgum loftljósum og þú hefur.

Enn betra, notaðu Philips Hue ljós og stilltu þau á bjartustu stillingu.

Snyrti til fyrir fundi

Samkvæmt 2018 rannsókn frá háskólanum í Michigan komust sálfræðingar að því að fólk þróaði með sér neikvæðar skoðanir um fólk bara vegna stöðu skrifstofu þeirra.

Þessi niðurstaða kemur ekki á óvart. Hins vegar er það óheppilegt ef þú hefur verið að vinna hörðum höndum alla vikuna og hefur bara ekki haft tíma til að hreinsa til í rýminu í kringum þig fyrir þann myndbandsfund á netinu.

Auðveldasta lausnin er að skipuleggja að minnsta kosti 15 mínútur í dagatalinu þínu áður en myndbandsfundurinn hefst. Eyddu þeim tíma í að taka upp allt draslið á eftir þér. Að minnsta kosti hreinsaðu allt sem myndavélin getur séð.

Það þýðir kannski ekki að allt herbergið sé hreint, eða að skjáborðið þitt sé ekki ennþá ringulreið, en ef fólk sem situr fundinn getur ekki séð draslið vita það ekki betur.

Ó hljóðin sem við gerum

Hljóð getur verið versti óvinur þinn á myndbandsráðstefnu. Það eru alls kyns leiðir til að hljóðneminn þinn getur skammað þig. 

Íhugaðu bara að gleyma að kveikt er á hljóðnemanum og gera eitthvað af eftirfarandi:

• Borða franskar eða eitthvað annað krassandi og hátt
• Að muldra eitthvað neikvætt um vinnufélaga sem allir geta heyrt
• Að eiga persónulegt hliðarsamtal við maka þinn eða annan fjölskyldumeðlim
• Gefur frá sér vandræðaleg líkamshljóð

Allar þessar atburðarásir gætu verið allt frá vægast sagt fyndnum til sársaukafullar vandræðalegra. 

Hver er lausnin? Athugaðu alltaf hvort þú sért þaggaður í upphafi fundar nema þú þurfir að tala og fylgstu vel með hljóðnemastöðu þinni á meðan á fundinum stendur. 

Jafnvel betra, stilltu stillingar hugbúnaðarins fyrir myndbandsfund þannig að hljóðneminn haldist sjálfkrafa þöggaður þegar fundur hefst.

Í Skype geturðu fundið þessa stillingu í Stillingar valmyndinni, undir Hljóð og myndskeið . Gakktu úr skugga um að slökkt sé á Hljóðnemi fyrir símtöl .

Flest helstu myndfundaforrit hafa svipaða stillingu fyrir hljóðnemann.

Önnur gagnleg ráð

Með því að hafa öll ofangreind ráð í huga mun tryggja að myndbandsráðstefnurnar þínar gangi snurðulaust fyrir sig og án þess að hiksta. 

Það eru nokkur önnur ráð sem gætu hjálpað þér með myndsímtölin þín:

• Að deila skjám : Þegar þú deilir skjánum þínum skaltu ekki velja deilingarhnappinn áður en þú sérð réttan skjá auðkenndan. Öll helstu ráðstefnuforrit á netinu undirstrika skjáinn sem þú hefur valið svo þú veist alltaf hvaða skjá þú ætlar að deila. Að deila röngum skjá gæti leitt til þess að fólk sjái hluti sem þú vilt ekki að þeir sjái.
• Vandræðalegar tilkynningar : Það er ekkert verra en að samstarfsmaður sendi þér persónuleg skilaboð á meðan þú deilir skjánum þínum á fundi. Slökktu á Windows tilkynningum fyrir hvern myndfund.
• Gluggasetning : Algeng mistök sem fólk gerir er að setja spjallgluggann með andlitum allra á skjá fjarri vefmyndavélinni. Í staðinn skaltu setja það á sama skjá þannig að það lítur út fyrir að þú sért að horfa beint á fólk.
• Sýndarbakgrunnur - Flest forrit eins og Zoom og Skype leyfa þér nú að velja sýndarbakgrunn. Þú getur annað hvort valið eitthvað úr forstillingunum eða þú getur halað niður þinni eigin mynd og notað hana sem bakgrunn. Sum forrit leyfa þér að gera bakgrunninn óskýran, þannig að ef þú ert fastur með slæmt bakgrunn fyrir símtalið þitt skaltu fá þér sýndarbakgrunn.

Hefur þú einhvern tíma átt vandræðaleg augnablik á meðan á myndbandsráðstefnunum stendur? Við viljum gjarnan heyra sögu þína í athugasemdahlutanum hér að neðan.