Hogyan lehet megelőzni a kínos online találkozó pillanatait

Az otthoni, távoli online megbeszélések nagyon kényelmesek lehetnek. De egy egész sor lehetőséget kínál a nagyon kínos pillanatokra.

Ha gyerekek, háziállatok, csecsemők vagy akár egy ablak is van mögötte, amely a szabadban látható, akkor a katasztrófa receptjének minden összetevője megvan.

Ebben a cikkben bemutatunk néhány olyan leggyakoribb problémát, amelyek kínos online találkozókhoz vezethetnek, és bemutatjuk, hogyan lehet megelőzni őket.

Online találkozók: mi romolhat el?

Az egyik leghíresebb példa egy ilyen kínos pillanatra Robert Kelly professzorral történt, amikor a BBC élő televíziós interjút készített vele.

Kelly egyik kisgyermekkorú gyermeke besétált az irodájába, közben meghallgatásra került, és a babája is bement egy sétálóba. Végül eszeveszett felesége berohan a szobába, hogy kihozza a gyerekeket a szobából.

Ez nem csak egy kínos online találkozási pillanat volt, hanem élőben is zajlott, és világszerte több millió néző számára közvetítették.

A kínos online találkozási pillanatok megelőzése

Vannak olyan módszerek, amelyekkel beállíthatja a munkaterületet, a számítógépet és magát a találkozót, hogy csökkentse a szerencsétlen események esélyét.

Ha betartja ezeket az irányelveket, biztos lehet benne, hogy minden online találkozója zökkenőmentesen és „emlékezetes” pillanatok nélkül fog lezajlani.

Blokkolja a fényképezőgépet, ha nem használja

Számos biztonsági ok miatt érdemes lefedni a webkamerát, hacsak nincs használatban. A biztonságon kívül azonban ne szeretnéd a videódat egy online megbeszélés elején megjeleníteni, mielőtt készen állsz.

Voltak történetek arról, hogy az emberek egy megbeszélés közben elmentek a mosdóba , mert webkamerájukat egy nyitott fürdőszobaajtó felé mutatták. 

Ez több okból is megtörténhet.

• A webkamera automatikusan bekapcsol az értekezlet kezdetekor
• Elfelejti, hogy a kamera be van kapcsolva egy értekezlet alatt
• Azt hitted, hogy a találkozó véget ért, de a kamera még mindig be van kapcsolva, amíg az emberek kapcsolatban vannak

A legegyszerűbb módja ennek a forgatókönyvnek az, ha a webkamerán lévő csúszka fedelét használja, ha van ilyen. Ha nem, akkor tartson kéznél ragasztószalagot a fényképezőgép felett, amikor nem használja.

Használjon függönyöket a háttérablakokon

Lehet, hogy a Windows nagyszerűen beengedi a fényt az irodájába, de ha online értekezleten vesz részt, sok problémát okozhat.

Számos forgatókönyv létezik, amely zavarhoz vezethet az ablakokkal kapcsolatban, ezért nézzük meg a három fő forgatókönyvet.

Úgy nézel ki, mint egy gazember

Képzeld el, hogy valaki megjelenik egy találkozón, és csak árnyékként jelenik meg egy elsötétített szobában. Mi lenne az első benyomásod erről a személyről?

A legtöbb embernek számtalan olyan film jut eszébe, ahol egy gazember ül a börtönben, és a következő gonosz tervét tervezgeti.

Az ablakon át beáramló fény trükköket játszik a legtöbb webkamerával, és arra kényszeríti őket, hogy automatikusan szűrjék a fényt, így az egész szoba sokkal sötétebbnek tűnik, mint amilyen valójában.

A probléma megoldásának legegyszerűbb módja, ha a mögötte lévő ablakokat függönybe öltözteti, és az értekezletek során mindig zárva tartja a függönyöket vagy árnyékolókat.

A háziállatok szeretik az ablakokat

A háziállatok is szeretik az ablakokat, és a házi kedvencek és az online találkozók ritkán jönnek össze nagyon jól.

Ha azt veszi észre, hogy a megbeszélésen résztvevők kuncognak vagy kuncognak, miközben beszél, érdemes lehet egy pillantást vetni maga mögé.

Nagyon jók az esélyek, hogy a macskája nem jó.

Ha készen áll egy online értekezlet indítására, vigye ki az összes háziállatát a szobából, hogy ne az ablakpárkányon bújjanak el, hogy megszégyenítsék a videokonferencia során.

Megjegyzés: Az iroda ajtajának becsukása (és bezárása) távol tarthatja a nem kívánt háziállatokat és más hívatlan vendégeket.

A szabadban nem mindig szép

A másik probléma az ablakokkal az, ami az ablakok másik oldalán történik.

Tényleg azt szeretné, hogy a munkatársai vagy a találkozó más résztvevői lássák, ahogy a szomszéd pizsamában nyírja a füvet? 

Soha nem tudhatod, ki vagy mi fog elhaladni az ablak mellett, ezért ez egy újabb ok arra, hogy megbizonyosodj arról, hogy az ablak mögött van függöny, és használd is azokat.

Hajtsa fel a világítást

Ha már a világításról beszélünk, a jól megvilágított iroda a legjobb videót nyújtja egy webkonferencia során. A tökéletes világítás megvalósításának legjobb módja, ha az íróasztalt úgy helyezi el, hogy legyen egy ablak (nyitott függönyök mellett) a monitor mögött, vagy oldalt. 

Az oldalsó ablakok természetes fénye az ellenkezőjét kelti, mint a mögötte lévő ablak. Ahelyett, hogy fényszűrésre kényszerítené a webkamerát, természetes fényt vet rád, hogy a kamera érzékelje.

Ha nincs megfelelő ablak az irodájában, a következő legjobb megoldás az, ha annyi felső lámpát kapcsol fel, amennyi van.

Még jobb, ha Philips Hue lámpákat használ, és állítsa őket a legfényesebbre.

Tegyen rendet az ülések előtt

A Michigani Egyetem 2018-as tanulmánya szerint a pszichológusok azt találták, hogy az emberek negatív véleményt alkotnak az emberekről már csak az irodájuk állapota miatt.

Ez a megállapítás nem meglepő. Nem szerencsés azonban, ha egész héten keményen dolgozott, és egyszerűen nem volt ideje kitakarítani a körülötte lévő teret az online videomegbeszélés előtt.

Az egyszerű megoldás az, ha legalább 15 percet ütemez be a naptárába a videomegbeszélés kezdete előtt. Töltsd ezt az időt azzal, hogy összeszedd magad mögött a rendetlenséget. Legalább mindent tisztíts meg, amit a kamera lát.

Lehetséges, hogy ez nem azt jelenti, hogy az egész terem tiszta, vagy hogy az asztala még mindig nem zsúfolt, de ha az értekezleten részt vevő emberek nem látják a rendetlenséget, akkor nem fognak jobban tudni.

Ó, a hangok, amelyeket kiadunk

A hang lehet a legnagyobb ellensége egy videokonferencia során. A mikrofonja mindenféle módon zavarba hozhatja Önt. 

Fontolja meg, hogy elfelejtette bekapcsolni a mikrofont, és tegye a következők valamelyikét:

• Chips vagy valami más ropogós és hangos evés
• Valami negatívat motyogni az orrod alatt egy munkatársról, amit mindenki hall
• Személyes mellékbeszélgetés a házastársával vagy más családtagjával
• Zavarba ejtő testi hangok kiadása

Mindezek a forgatókönyvek az enyhén humorostól a fájdalmasan kínosig terjedhetnek. 

Mi a megoldás? Mindig ellenőrizze, hogy el van-e némítva az értekezlet elején, hacsak nem kell beszélnie, és az értekezlet alatt folyamatosan figyelje a mikrofon állapotát. 

Még jobb, ha konfigurálja a videokonferencia-szoftver beállításait úgy, hogy a mikrofon automatikusan elnémuljon az értekezlet kezdetekor.

A Skype-ban ezt a beállítást a Beállítások menü Hang és videó pontjában találja meg . Csak győződjön meg arról , hogy a némítás feloldása bejövő hívásokhoz ki van kapcsolva.

A legtöbb nagyobb videokonferencia-alkalmazás hasonló mikrofonbeállítással rendelkezik.

Egyéb hasznos tippek

A fenti tanácsok szem előtt tartásával biztosíthatja, hogy videokonferenciái zökkenőmentesen és zökkenőmentesen menjenek. 

Van még néhány tipp, amely segíthet a videohívásokban:

• Képernyők megosztása : A képernyő megosztásakor ne válassza ki a megosztás gombot, amíg a megfelelő képernyőt nem látja kiemelve. Minden nagyobb online konferencia-alkalmazás kiemeli a kiválasztott képernyőt, így mindig tudja, melyik képernyőt fogja megosztani. A rossz képernyő megosztása azt eredményezheti, hogy az emberek olyan dolgokat láthatnak, amelyeket Ön nem szeretne.
• Zavarba ejtő értesítések : Nincs annál rosszabb, mint amikor egy munkatárs személyes üzenetet küld Önnek, miközben Ön megosztja a képernyőjét egy értekezleten. Minden videokonferencia előtt tiltsa le a Windows értesítéseit .
• Ablak elhelyezése : Az emberek által elkövetett gyakori hiba az, hogy a csevegőablakot mindenki arcával a webkamerától távolabb lévő képernyőre helyezik. Ehelyett helyezze el ugyanarra a képernyőre, hogy úgy tűnjön, mintha közvetlenül az embereket nézné.
• Virtuális hátterek – A legtöbb alkalmazás, például a Zoom és a Skype lehetővé teszi a virtuális háttér kiválasztását. Választhat valamit az előre beállított értékek közül, vagy letöltheti saját képét és használhatja háttérként. Egyes alkalmazások lehetővé teszik a háttér elhomályosítását is, ezért ha rossz a háttér a híváshoz, szerezzen be egy virtuálisat.

Volt már kínos pillanata a videokonferenciája során? Szeretnénk hallani történetét az alábbi megjegyzések részben.