Hogyan nézheti meg, kik tekintették meg a Google-dokumentumot

A Google Dokumentumok kiváló eszköz az együttműködéshez, mivel lehetővé teszi több ember számára, hogy egy dokumentumot egyidejűleg szerkeszthessenek és dolgozzanak rajta anélkül, hogy elveszítenék a csapat különböző tagjai által végrehajtott változtatásokat. Végül is, ha tudja, ki milyen dokumentumot tekintett meg és mikor, akkor hasznos lehet, ha Ön vagy szervezete használja a Google Dokumentumokat. Attól kezdve, hogy mindenki elolvassa a tervezetet, megtekinti a feltételeket, a legutóbbi beadványt, az irányelveket és eljárásokat vagy más fontos dokumentumot, elengedhetetlen, hogy lássa, ki mit és mikor csinált.

Megjegyzés: A Google tevékenység-irányítópult csak a Google Workspace-fiókok vagy a fiókban található fájlokhoz hozzáféréssel rendelkező személyek számára érhető el. Ez nem választható a személyes fiókokhoz.

Egészen a közelmúltig nem láthatta, kik tekintették meg a Google-dokumentumokat. Láthattad, hogy ki szerkesztette, de azt nem, hogy ki olvasta. Ha nem mentették, nem szerkesztették vagy nem hagytak megjegyzést, akkor fogalma sem volt arról, hogy egy adott személy elolvasta-e a dokumentum legújabb verzióját. Ezenkívül, mivel megoszthatja a Google Dokumentumokat csak olvasási engedéllyel, megoszthatja a dokumentumot néhány személlyel, azzal a szándékkal, hogy áttekintsék, de ne módosítsanak.

A Google Dokumentumok jelenlegi verziói lehetővé teszik a beállítások konfigurálását annak megtekintéséhez, hogy kik tekintették meg a Google Dokumentumokat. Nézzük meg, hogyan teheti ezt meg saját maga.

A G Suite Activity Monitor

A G Suite-ot jellemzően olyan szervezetek használják, amelyekben elengedhetetlen az együttműködés. Ha a G Suite segítségével rendszeresen együttműködik másokkal, az Activity Monitor segítségével megtekintheti bármely Google Dokumentumok-fájl megtekintési előzményeit.

Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Nyisson meg egy Google-táblázat-fájlt
   
2. Kattintson a felfelé ívelő nyíl ikonra a jobb felső részben, vagy lépjen az Eszközök legördülő menübe.
   
3. Nyissa meg a Tevékenység-irányítópultot .
   
4. Kattintson a Minden néző elemre a szervezete lapon.
   

Ez a folyamat lehetővé teszi a dokumentum összes nézetének nyomon követését, beleértve az egyes csapattagok utolsó nézetének dátumát és időpontját.

Ha nem látja az Activity Monitor opciót a Google Dokumentumban, akkor valószínűleg egy személyes Google Dokumentumokba jelentkezett be, nem pedig a G Suite verziójába.

A nézők és a megjegyzések trendjei

Amellett, hogy láthatja, kik tekintették meg a Google Dokumentumokat, az Activity Monitor azt is lehetővé teszi, hogy megtekintse a trendeket, amikor az emberek megtekintették vagy megjegyzést fűztek a dokumentumhoz.

Nézői trend: Ez egy oszlopdiagram mutatja az egyedi megtekintők számát egy meghatározott időn belül, hét naptól minden időkig.

Megjegyzéstrend: Ez a megjegyzések trendjének oszlopdiagramjait jeleníti meg hét naptól minden időkig.

Kapcsolja ki a Megtekintési előzményeket a Google Dokumentumokban

Ha bármilyen okból ki szeretné kapcsolni egy dokumentum megtekintési előzményeit, ezt is megteheti az alábbi gyors lépések végrehajtásával:

1. Nyissa meg a Google-táblázatot.
   
2. Kattintson a felfelé ívelő nyílra a dokumentum jobb felső sarkában, vagy lépjen az Eszközök elemre a legördülő menüből.
   
3. Nyissa meg a  Tevékenység-irányítópultot .
   
4. Válassza az Adatvédelmi beállítások lehetőséget .
   
5. A Dokumentum beállítása alatt kapcsolja ki a Megtekintési előzmények megjelenítése ehhez a dokumentumhoz kapcsolót.
   

Ez a lehetőség a Google Dokumentumok személyes vagy ingyenes verziójában is elérhető. Kikapcsolhatja a megtekintési előzményeket, ha éppen egy dokumentumon dolgozik, de nem szeretné, hogy együttműködői értesüljenek róla, amíg nem áll készen a végső változatok megosztására.

1. Kezdje a Google Táblázatok megnyitásával , és kattintson a Beállítások elemre .
2. A Beállítások menüben kikapcsolhatja a megtekintési előzményeket a tevékenységi irányítópult beállításaival. Kattintson az OK gombra a változtatások mentéséhez, miután kikapcsolta ezt a beállítást.

Hogyan nézheti meg, ki módosította a Google-dokumentumot

A verzióellenőrzés elengedhetetlen, elsősorban akkor, ha szabályozott iparágban dolgozik. A Google Dokumentumok verziókezelése egy ideje jól működik. A Dokumentumok megmutatja, hogy ki szerkesztett, mentette vagy osztotta meg a dokumentumot. Ez nem csak a G Suite-tal működik, hanem a személyes Google Dokumentumokkal is.

Ha érdekli a verziókezelés, vagy meg akar győződni arról, hogy senki nem végzett olyan változtatásokat, amelyeket a fájl zárolása nélkül nem kellett volna, az alábbi lépések végrehajtásával megtudhatja:

1. Nyissa meg a nyomon követni kívánt Google-táblázatot .
   
2. Válassza a Fájl- és verzióelőzmények lehetőséget .
   
3. Válassza a Verzióelőzmények megtekintése lehetőséget .
   
4. A képernyő jobb oldalán meg kell jelennie egy ablaknak, amely a kérdéses dokumentum minden mentését és szerkesztését mutatja.
   

Ezen az ablakon belül lehetőséget kell biztosítani arra is, hogy megtekintse a dokumentum előző verzióját a szerkesztések előtt.

Ez elengedhetetlen a verziókezeléshez, mivel rendelkezik egy audit nyomvonallal arról, hogy milyen változtatásokat, mikor és kik hajtották végre. Akkor is hasznos, ha változtatásokat hajtott végre, aludt rajta, meggondolta magát, vagy vissza akarja vonni azokat.

Hogyan nézheti meg, ki osztotta meg az Ön Google-dokumentumát

Azt is láthatja, hogy ki és mikor osztotta meg Google-dokumentumát. Ezenkívül a megosztási beállítások jobb szabályozást biztosítanak a dokumentumokhoz való hozzáféréshez.

1. Nyissa meg a drive.google.com webhelyet .
   
2. Kattintson a Saját meghajtó elemre a bal oldalon.
   
3. Kattintson a jobb felső sarokban található kis i gombra.
   
4. Most kattintson a Tevékenység elemre .
   
5. Kattintson az egyes fájlokra vagy mappákra külön-külön, vagy tekintsen át mindent a görgetősáv segítségével. Ez megmutatja, ki osztotta meg a dokumentumát.
   

A Megosztás kiválasztásával a dokumentumon belül is ellenőrizheti. Néhány személy neve megjelenik a felugró ablakban. Ha a felsoroltnál több felhasználóval osztotta meg a fájlt, kattintson egy névre, és megjelenik az összes személy listája.

Végső gondolatok

Ha nem tud hozzáférni egy G Suite-fiókhoz, korlátozott a lehetősége annak meghatározására, hogy ki nézte, osztotta meg és szerkesztette a dokumentumait; azonban még mindig vannak módok néhány alapvető információ megszerzésére.

Az ebben az útmutatóban található lépések követésével gyorsan és egyszerűen megtekintheti, hogy kik tekintették meg, szerkesztették vagy módosították bármilyen módon a Google Dokumentumok dokumentumát. Kérdése, tapasztalata vagy tippje van a Google Dokumentumokban végzett tevékenységek megtekintésével kapcsolatban? Hagyjon megjegyzést az alábbi részben.