Como mellorar o proceso de incorporación do teu empregado: a guía definitiva

Os empregados están máis comprometidos e produtivos durante os seus primeiros 6 meses no seu novo lugar de traballo. Polo tanto, este é o mellor momento para integralos na cultura e na ética laboral da túa empresa. Calquera formación, compromiso e creación de relacións que se realicen durante este tempo é probable que os acompañen no seu emprego contigo.

Desafortunadamente, moitos empregados perden a oportunidade de absorber novos empregados ao ter un mal proceso de incorporación. Despois de gastar moito tempo e diñeiro no proceso de contratación, os empresarios poden perder o candidato axeitado por ter unha mala incorporación dos empregados. O 40% dos empregados que renuncian faino nos primeiros 6 meses de traballo.

Por outra banda, o 91% das empresas cun programa de incorporación atractivo conservan a todos os empregados do primeiro ano. Polo tanto, ter un programa de incorporación eficaz é clave para a retención dos empregados.

Moitas empresas que teñen un programa de incorporación de empregados céntranse en completar o papeleo e revisar as regras e regulamentos. Aínda que é necesario marcar as caixas legais, a incorporación tamén debería ser un momento para que os empregados obteñan as ferramentas que necesitan para prosperar no seu traballo.

A Harvard Business Review descubriu que as principais razóns da alta rotación de empregados no seu primeiro ano son a falta de relacións laborais sólidas e a dificultade para integrarse na cultura corporativa.

Contidos

• 1 Como mellorar o proceso de incorporación dos seus empregados
  • 1.1 1. Saca do camiño o básico
  • 1.2 2. Comeza ben
  • 1.3 3. Crear oportunidades para que os novos empregados creen conexións
  • 1.4 4. Configurar un calendario de incorporación
  • 1.5 5. Crea interaccións estruturadas entre os novos empregados e os seus xestores
  • 1.6 6. Mantén accesibles os teus recursos
  • 1.7 7. Obter comentarios
  • 1.8 8. Aprende a mellorar o proceso de incorporación dos teus empregados

Como mellorar o proceso de incorporación dos seus empregados

Continúa lendo para ver a guía completa sobre como mellorar o proceso de incorporación do teu empregado.

1. Saca o básico do camiño

Os novos empregados deben cubrir os trámites regulamentarios, como información bancaria, datos do seguro, inscrición no plan de xubilación, etc. O mellor é facer todos os trámites o máis rápido e sen problemas posibles. Un software como este https://Workbright.com/employee-onboarding-software/ facilita que os empregados enchen de forma remota a documentación requirida.

Isto significa que os novos empregados poden utilizar o período entre a sinatura dunha carta de oferta e a súa data de inicio para completar os trámites necesarios. O software de incorporación adecuado dará instrucións e orientacións adecuadas sobre como enviar información para reducir os erros.

No momento en que o empregado se presenta ao traballo, toda a documentación e a formación sobre o cumprimento están completas. Entón, agora podes centrarte nos elementos máis difíciles da incorporación, como integralos no teu novo equipo.

Algunhas empresas compran software que lles permite realizar outros aspectos da incorporación previa ao emprego. Unha vez que o empregado asina a súa carta de oferta, os acordos de non divulgación e os contratos de traballo, non hai razón para que non poidas compartir a información básica da empresa con eles.

Se tes unha intranet ou sitio web para empregados, concédelle acceso antes da súa data oficial de inicio. Poden aprender os seus procedementos operativos permanentes, a historia e os valores da empresa, os sistemas tecnolóxicos, etc. Isto axudará a reducir o estrés ou a ansiedade do primeiro día que poidan ter.

2. Comeza moi ben

Nunca tes unha segunda oportunidade para causar unha gran primeira impresión. Impresiona aos teus novos empregados dándolles un "primeiro día" divertido e memorable. Asegúrate de que todos os membros do equipo saiban que o novo empregado comezará enviando un correo electrónico para toda a empresa.

O correo electrónico debe mencionar o seu nome, o posto e o equipo no que estarán e a súa experiencia previa. Tamén podes engadir calquera outra información persoal divertida que o novo empregado queira compartir. Para reducir a ansiedade que poida ter a túa nova contratación, fai que alguén do teu equipo chame ao novo empregado un día antes da súa data de inicio.

Durante a chamada, podes darlle ao novo contratado información sobre que esperar o seu primeiro día. Tamén podes responder a todas as preguntas que poidan ter sobre o teu proceso de incorporación. Asegúrese de que o posto de traballo do empregado estea limpo e totalmente configurado.

Calquera equipo que requira inicios de sesión e contrasinais tamén debe estar preparado e listo. No caso de que o empregado vaia vestindo uniforme ou EPI, faga con antelación as súas tallas para que estes tamén poidan estar listos para eles o primeiro día. O botín da empresa percorre un longo camiño para alegrar o primeiro día dun empregado, polo que se o teu orzamento o permite, dálle unha bolsa de benvida.

Programa unha gran variedade de actividades para o primeiro día. Por exemplo, podes facer unha visita á empresa para mostrar ao empregado o teu ambiente de traballo. Necesitarán saber rapidamente onde están as saídas de emerxencia, os baños, as máquinas expendedoras e as salas de descanso.

Tamén podes ter uns adestramentos de orientación no seu primeiro día. Un xantar de nova contratación é unha boa forma de presentar aos empregados o liderado do seu equipo ou da empresa. Fagas o que fagas, non sobrecargues ao teu empregado con papeles ou un aluvión de información. Mantén todo lixeiro e entrega calquera información en pequenas cantidades dixeribles.

Outra boa idea para que o seu novo contratado se sinta benvido no seu primeiro día é ter un equipo de benvida designado. Algunhas empresas teñen un grupo de empregados cuxa misión é dar a benvida aos novos empregados e axudalos a integrarse rapidamente na empresa. Este equipo encárgase de acondicionar o espazo de traballo do novo empregado e incluso de engadirlle toques como flores, agasallos, café, etc.

3. Crear oportunidades para que os novos empregados creen conexións

New employees need to build the right relationships and connections if they are to succeed in their new roles. Your employee onboarding process should create opportunities for your new hires to connect to the right people to build their careers. During their first week, the new employee should have a new hire lunch with their new team.

This will allow them to meet and know their colleagues in a relaxed setting. You could also schedule a team-building activity for the new hire’s team, department, or even companywide. This will give new employees a chance to build connections with established employees and learn how they work.

Team Building events are a great way for new employees to get integrated into their new company. Everyone gets to work together to resolve challenges, so all employees learn a lot about how to work best together. The hiring manager can also use employee onboarding to make strategic introductions between new employees and potential mentors or buddies.

The hiring manager should know the new hire’s career goals, and they already know other people in the organization. So it would be easier for them to pair up the new hire with suitable people. These individuals could help them succeed and thrive at their new place of work.

If you’re onboarding several new employees at one go, you can create a “new hires” group for them. Most companies have collaborative software such as Microsoft teams, Slack, or even WhatsApp, where the new hires can chat in an informal group setting and share any challenges. Their colleagues can then chip in and offer advice on how they overcome similar challenges. It can also be a forum to share opportunities, wins, and onboarding experiences.

If possible, the company should have a coach that can help new hires succeed at their new job. The coach would help the employees to identify a vision, goals, and strategies in line with the company vision and strategy. Monthly meetings with the coach would help the employee identify wins and build confidence to succeed in their new role.

When the employee faces challenges, the coach could help them identify ways to handle problems.

4. Set Up an Onboarding Calendar

Onboarding a new employee should ideally take a whole year. The first month would have most of the activities and training. You should have in-person (or in-video) orientation sessions, training on company policies and procedures, introductions to the top leadership, etc.

After the first month, plan check-in sessions, team building, training, and other activities over the rest of the year. To ensure that you don’t miss anything, it’s best to have an onboarding calendar with reminders for each activity. Schedule regular communication such as a one-to-one meeting or a call with someone from the HR team to find out how the employee is doing.

Durante as chamadas, podes obter comentarios sobre os retos aos que se enfronta o empregado para que estes poidan solucionarse. As comunicacións frecuentes coa nova contratación tamén che darán unha visión das áreas do teu proceso de incorporación que precisan mellorar.

5. Crea interaccións estruturadas entre os novos empregados e os seus xestores

O xestor ou supervisor directo dun empregado ten a maior influencia nos seus niveis de compromiso. Asegúrate de que un novo empregado se instale completamente na nova empresa animando aos seus xestores directos a interactuar con eles. Nos seus primeiros días, o xerente debería reunirse co empregado e informarlle o que espera.

Os obxectivos departamentais, os estándares de rendemento e os KPI pódense establecer para que o empregado saiba como se medirá o seu rendemento. O xestor pode ofrecer apoio a través da formación no traballo ou proporcionando calquera recurso que o empregado poida necesitar para ter éxito. Os xestores e supervisores obstrutivos e inaccesibles poden impedir en gran medida o éxito dunha nova contratación.

Para asegurarse de que os xestores se rexistren regularmente cos novos contratados, programe reunións individuais entre eles e os novos contratados. Facer un seguimento para asegurarse de que as reunións tiveron lugar e que se pecharon os puntos de actuación. Animar ao xestor a recoñecer as novas contratacións que fan ben o seu traballo.

O recoñecemento é unha excelente estratexia para aumentar os niveis de compromiso dos empregados. Ademais, anime aos xestores a interesarse no desenvolvemento dos empregados e no crecemento da carreira. Descubrirás que os xestores que mostran un interese afectuoso polo crecemento dos seus empregados informarán de niveis de retención máis altos.

6. Mantén accesibles os teus recursos

Asegúrate de que a túa nova contratación estea sempre apoiada mantendo accesibles os teus recursos. Todo o teu material de formación de incorporación debe cargarse na intranet do teu empregado. Isto permitirá aos empregados acceder a el sempre que queiran buscar algo.

Internet tamén permitiu ter cursos de formación en liña para que os empregados poidan ir a formación ao seu ritmo. Tamén debes dar aos teus novos empregados un "compañeiro" que poidan consultar sempre que teñan unha pregunta ou problema.

Os amigos son empregados actuais que traballan no mesmo departamento e poden proporcionar orientación sobre calquera aspecto do traballo. Tamén poden aconsellar sobre cuestións como onde mercar o xantar, que autobús coller para traballar, etc.

7. Obter comentarios

Unha das mellores formas de mellorar o teu programa de incorporación é obter comentarios dos empregados que pasaron polo proceso. Crea enquisas para consultar cos empregados 1 mes, 3 meses e 1 ano despois do seu emprego. Pregúntalles aos empregados que lles gustaría ver máis e menos.

Tamén podes realizar un cuestionario para comprobar o ben que integraron a cultura e os valores da túa empresa. Tamén debes pedirlles aos xestores e supervisores que participen no teu proceso de incorporación e formación. Traballan cos novos contratados, para que poidan ter unha visión única sobre o que deben incluír na incorporación do seu novo empregado.

Outra forma importante de obter comentarios é preguntarlles aos empregados por que deixaron o seu traballo anterior. Esta visión pode axudarche a evitar os erros que cometeu a súa empresa anterior. Tamén podes investigar como outras empresas realizan a incorporación dos empregados e compararche con elas. Ler artigos e investigar sobre a incorporación tamén pode darche excelentes ideas sobre como mellorar o teu programa.

8. Aprende a mellorar o proceso de incorporación do teu empregado

Moitos novos empregados experimentan estrés, ansiedade e frustración durante os seus primeiros meses nun novo traballo. Os novos contratados poden ter anos de experiencia laboral previa. Pero aínda non entenden o teu negocio, non teñen relacións laborais e non están seguros do que deberían facer.

Non é de estrañar que sen a orientación e o apoio adecuados, moitos empregados abandonen os novos traballos dentro dos 6 meses seguintes á sinatura do contrato. Os empresarios poden aumentar os seus niveis de participación e retención dos empregados tendo un programa de incorporación de empregados ben estruturado.

Os equipos de RRHH poden acelerar a aprendizaxe e a integración dos novos empregados a través de eventos de formación de equipos, formación específica no traballo, software de incorporación e introducións estratéxicas aos mentores axeitados.

Adopta algunhas destas prácticas para que a túa empresa mellore a experiencia dos empregados. Para obter máis información sobre a incorporación de empregados e o mellor software de incorporación, le o resto do noso blog.