Lihtsad, kuid tõhusad näpunäited oma meilide haldamiseks

Me kõik saame hulgaliselt e-kirju. Alates juhtidest kuni nende töötajate, kolleegideni, uudiskirjadeni erinevatest teenustest, mida olete tellinud, ja mida mitte!

Selliste mahukate meiliandmete sõelumine on aja ja energia raiskamine. Miks mitte uuesti hinnata, kuidas oma e-kirju tõhusalt hallata.

Kas teadsite, et saate oma e-kirju ajastada mõne lihtsa nipiga?

• Vabane rämpsust

Oletame, et saate keskmiselt sada meili päevas, millest ainult pooled kirjad on olulised ja ülejäänud on rämps. Kui teil on korduvaid rämpsposti/rämpsposti juhtumeid, kasutage rämpsposti kogumiseks suurema osa rämpspostist ja skannige seda kaks korda päevas, et vabaneda soovimatutest meilidest. See vähendab kolmkümmend protsenti teie postkastist pärinevast prügist.

Vaadake ka:  kuidas kasutada Outlook 2016, 2013, 2010 ja 365 kontorivälise assistenti

• Seadistage nutikad kaustad

Kui avate oma postkasti, märkate, et neljandik meilidest on eripakkumised, sooduspakkumised, edastatud naljad või reklaamiteatised. Põhimõtteliselt meiliturunduse värk. See on müügitrikk, et meelitada rohkem kliente. Seega seadke oma meilid alamkategooriatesse prioriteediks, et postkasti korras hoida. Hädaolukorras on lihtne e-kirju leida või mitu meili korraga kustutada.

• Lülitage kõik meiliteatised välja

E-post ei ole vahetu suhtlusvahend. Kasutame selleks mobiiltelefone ja kiirsõnumeid. E-post sobib hästi ettevõtetele, kus te ei vaja kohest vastust. Seega ärge lubage teistel teie tööd takistada. Meilimärguanded ja piiksud segavad teie keskendumist, võivad teid koosolekutele ja vestlustele suunata. Lülitage iga uue meili puhul välja telefoni vibratsioon või helisignaal.

• Loobuge soovimatute reklaammeilide tellimusest

Te ei tahaks kunagi lugeda kõiki reklaam- ja reklaammeile. Loobuge mittevajalike tellimistest. See on lihtne ja kiire protsess. Et loobuda uudiskirjade tellimusest, mida te ei soovi, logige sisse oma e-posti kontole ja otsige kirjadest "tühista tellimus". Vaadake otsingutulemused üle ja otsustage, millise meiliga soovite jätkata. Võite külastada ka veebisaiti www.unroll.me ja loobuda uudiskirjadest, mille soovite prügikasti visata . See korraldab postkasti erinevate kategooriate ja kaustadega.

• Planeerige  oma aeg meilide lugemiseks ja neile vastamiseks

Hoiatuse või märguande saamine muudab teid oma kohustustele keskendumatuks. Kuigi oma e-kirjade planeeritud aja järgi arvestamine aitab teil nii kiiret abi kui ka koosolekute kalendrit säilitada ja ajakohastada.
Hädaolukorras saate koostada ka oma e-kirja, värskendades oma kontaktnumbrit ja pakkudes sobiva aja teiega ühenduse võtmiseks. Suure töökoormuse tõttu saate oma e-kirju kontrollida ka iga tunni järel kümne-viieteistkümne minuti jooksul või 3-4 korda päevas, näiteks hommikul pärastlõunal ja õhtul.

Lugege ka:  Kuidas seadistada e-posti rakenduses Outlook for Android

• Meilide sortimine kategooriate järgi

Kui saate koos palju e-kirju, võite unustada olulistele meilidele tähelepanu pöörata või mõnikord kustutate need kogemata, lugemata. See juhtub siis, kui saate kõik kirjad oma postkasti ning meili vastavatesse kaustadesse paigutamiseks pole kaustu ja kategooriaid. Mõnikord, kui kustutate oma postkastist rämpsposti, kustutate tööga seotud meilid. Siiski saate need prügikastist taastada, kuid mõnikord ei tea te, kas olete seda teinud!

Teile võib meeldida ka:  Outlooki kasutamine Gmailiga

Igaühel on oma viis oma asjadega ümber käia. See on lihtsalt soovitus, kuidas oma e-kirju tõhusalt hallata ja kuidas seda teha. Siiski võite leida teie jaoks sobiva süsteemi.