Εμπειρία τελικού χρήστη του Microsoft Teams

Το Microsoft Teams έχει γίνει η προτιμώμενη πλατφόρμα συνεργασίας από τη Microsoft από τα τέλη του 2019. Εκτός από τη μετεγκατάσταση χρηστών του Skype για επιχειρήσεις στο Teams, η Microsoft έχει προσθέσει επίσης πολλές νέες δυνατότητες για χρήστες που άρχισαν να χρησιμοποιούν πλατφόρμες συνεργασίας από την έναρξη της πανδημίας COVID-19. Αυτό το λογισμικό είναι παρόμοιο με το Slack ή το Zoom, αλλά είναι στενά ενσωματωμένο με άλλα εργαλεία της Microsoft.

Το Teams διατίθεται ως βασικό μέρος της σουίτας Microsoft 365. Προορίζεται για χρήση ως πλατφόρμα all-in-one για τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται όλες τις εσωτερικές τους επικοινωνίες. Με πολλούς τρόπους, μπορεί να αντικαταστήσει τις τυπικές ροές εργασίας email και να χρησιμεύσει ως μια κεντρική πύλη συνεργασίας. Οι διαχειριστές μπορούν να δημιουργήσουν μοναδικούς χώρους εργασίας ομάδας που ο καθένας περιέχει αποκλειστικά κανάλια με βάση συγκεκριμένα θέματα, τμήματα ή επιχειρηματικές λειτουργίες.

Σε αυτήν την ανάρτηση, θα εξερευνήσουμε μερικές από τις μοναδικές δυνατότητες του Microsoft Teams και τη συνολική εμπειρία χρήστη. Η Microsoft ενημερώνει συνεχώς τις ομάδες με νέες δυνατότητες και διατηρεί ένα αποκλειστικό φόρουμ σχολίων πελατών στο UserVoice. Αυτό σας επιτρέπει να επικοινωνείτε απευθείας με τη Microsoft για να προτείνετε πρόσθετες λειτουργίες που μπορούν να ωφελήσουν τον οργανισμό σας.

Δυνατότητες & Οφέλη του Microsoft Teams

Στιγμιότυπο οθόνης μέσω του  Microsoft Teams

Το Microsoft Teams σχεδιάστηκε για να διευκολύνει την επικοινωνία της ομάδας και πολλές από τις κεντρικές λειτουργίες καλύπτουν αυτόν τον βασικό σκοπό. Ο βελτιωμένος πίνακας ελέγχου επιτρέπει στους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα και να έχουν πρόσβαση στα αρχεία, τα μηνύματα και τις πληροφορίες που χρειάζονται. Παρακάτω είναι μερικές από τις πιο σημαντικές δυνατότητες του Microsoft Teams.

Φωνητική συνομιλία και ανταλλαγή μηνυμάτων

Μια πλατφόρμα ομαδικής συνεργασίας θα πρέπει να παρέχει στους χρήστες γρήγορη και εύκολη πρόσβαση σε ολόκληρη την ομάδα τους. Στο Microsoft Teams, είναι δυνατό να ξεκινήσετε μια ιδιωτική συνομιλία ένας προς έναν ή μια κλήση ήχου από πολλά διαφορετικά μέρη. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με έναν συνάδελφο από τη βάση δεδομένων επαφών, μια σύσκεψη ή απευθείας από μια ανάρτηση στα κανάλια της ομάδας. Οι συνομιλίες και οι κλήσεις μπορούν επίσης να ξεκινήσουν ως ομαδικές συζητήσεις χωρίς να χρειάζεται να φιλοξενηθεί μια επίσημη συνάντηση. Οι χρήστες μπορούν επίσης να αποθηκεύσουν μηνύματα για μελλοντική αναφορά και να αποκρύψουν ή να θέσουν σε σίγαση τις συνομιλίες ανά πάσα στιγμή.

Συναντήσεις και συνομιλία μέσω βίντεο

Εκτός από τις φωνητικές κλήσεις, οι χρήστες μπορούν επίσης να ξεκινήσουν ιδιωτικές βιντεοκλήσεις ένας προς έναν με ένα απλό κλικ. Οι συναντήσεις είναι εύκολο να οργανωθούν και να προγραμματιστούν με μέγιστη χωρητικότητα έως 250 άτομα. Η Microsoft προσφέρει επίσης ένα προηγμένο πρόσθετο επικοινωνίας που αυξάνει τον αριθμό των συμμετεχόντων σε 1.000 ή ακόμα και σε 20.000 παθητικούς συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια ζωντανών εκδηλώσεων. Μια νέα προσθήκη από την εμφάνιση του COVID-19 είναι η λειτουργία Together Mode, η οποία δημιουργεί ένα απλό κοινόχρηστο περιβάλλον εργασίας. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να ενταχθούν στο χώρο για να συναναστραφούν ενώ εργάζονται και να προσαρμόσουν το φόντο και τις διατάξεις εικονικών δωματίων.

Εφαρμογές Microsoft 365

Ίσως το πιο χρήσιμο χαρακτηριστικό του Microsoft Teams είναι η πολύ στενή ενσωμάτωση με ολόκληρη την οικογένεια προϊόντων της Microsoft. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν, να ενημερώνουν και να μοιράζονται αρχεία χωρίς να χρειάζεται να πλοηγούνται μεταξύ πολλών παραθύρων. Όλα αυτά τα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων Word, PowerPoint και Excel, δημιουργούνται αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας στο περιβάλλον cloud του SharePoint. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να συνεργαστούν σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο. Το Microsoft Teams υποστηρίζει έλεγχο ταυτότητας με μία σύνδεση (SSO) και έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων ως μέρος ολόκληρης της σουίτας 365.

 Ενσωματώσεις τρίτων

Η Microsoft αναφέρεται στις ενσωματώσεις ως υποδοχές σύνδεσης και επί του παρόντος υποστηρίζει περισσότερες από 100 από αυτές για το Teams. Θα βρείτε υποστήριξη για πολλές δημοφιλείς εφαρμογές για επιχειρήσεις και συνεργασία, συμπεριλαμβανομένων των Zendesk, Mailchimp, SAP, Salesforce και Evernote. Με μια ενεργή κοινότητα προγραμματιστών, η Microsoft προσθέτει συχνά νέες εφαρμογές σύνδεσης και ενημερώνει τις δυνατότητες των υπαρχουσών προσφορών.

Εμπειρία τελικού χρήστη του Microsoft Teams

Η εμπειρία τελικού χρήστη στο Microsoft Teams επικεντρώνεται στην κύρια διεπαφή χρήστη. Αυτή η διεπαφή έχει παρόμοια εμφάνιση και αίσθηση σε σύγκριση με άλλες ανταγωνιστικές προσφορές όπως το Slack. Εκτός από τις λειτουργίες που αναφέρονται παραπάνω, αυτές είναι μερικές από τις μοναδικές ιδιότητες εμπειρίας χρήστη που κάνουν τις Ομάδες της Microsoft να ξεχωρίζουν.

Συμμετοχή και φιλοξενία συναντήσεων

Η κλήση σε μια συνάντηση μπορεί να είναι αγχωτική, ειδικά αν βιάζεστε ενώ εξισορροπείτε άλλες εργασίες και δεσμεύσεις. Το Microsoft Teams θα κάνει αυτόματα σίγαση της γραμμής σας όταν συμμετέχετε σε μια κλήση αργά, ώστε να μην διακόψετε ακούσια τη ροή της σύσκεψης. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε πολλές λειτουργίες πριν από την εγγραφή σας, όπως να απενεργοποιήσετε την κάμερά σας. Οι οικοδεσπότες μπορούν να μοιραστούν τις σημειώσεις τους απευθείας με όλους τους συμμετέχοντες και μια ηχογράφηση της σύσκεψης θα κοινοποιηθεί αυτόματα στο πλαίσιο συνομιλίας μετά την κλήση.

Mobile Ready

Η εφαρμογή Microsoft Teams για κινητά μοιάζει πολύ με πολλές δημοφιλείς εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων με διεπαφή που επισημαίνει τυχόν πρόσφατες συνομιλίες. Είναι εύκολο να αποκτήσετε πρόσβαση σε μεμονωμένα νήματα καναλιών και να στείλετε μηνύματα σε άλλους χρήστες με λίγα μόνο κλικ, πράγμα που σημαίνει ότι τα μέλη της ομάδας δεν θα σπαταλούν πολύτιμο χρόνο προσπαθώντας να βρουν έναν τρόπο να επικοινωνήσουν με έναν συνάδελφο όταν δεν βρίσκονται στην επιφάνεια εργασίας τους.

Συνεργασία

Η Microsoft έχει προσθέσει μια λειτουργία Tasks για την παρακολούθηση ατομικών και ομαδικών ενεργειών από την ίδια πλατφόρμα. Οι χρήστες μπορούν να δουν ενημερώσεις προόδου για οποιαδήποτε εργασία και να δημιουργήσουν προσαρμοσμένους πίνακες Kanban για κοινή χρήση με άλλους. Ένα άλλο εργαλείο, ο Λευκός Πίνακας της Microsoft, επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται και να συλλέγουν ιδέες χρησιμοποιώντας ένα διαδραστικό υπόβαθρο. Αυτές οι δυνατότητες βοηθούν στην υποστήριξη της απρόσκοπτης συνεργασίας μεταξύ των κατανεμημένων ομάδων και μπορούν να βοηθήσουν στη διευκόλυνση των προκλήσεων της μετάβασης σε απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας για όσους έχουν συνηθίσει να εργάζονται σε περιβάλλον γραφείου.

Το Microsoft Teams έχει γίνει ένα σημαντικό εργαλείο για πολλές επιχειρήσεις που αναγκάστηκαν να προσαρμοστούν ξαφνικά σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας. Με την ταχεία υιοθέτηση αυτών των πλατφορμών συνεργασίας, η Microsoft έχει τοποθετήσει το Teams ως σημαντικό παίκτη στην αγορά. Ως μέρος του βασικού πακέτου Microsoft 365, το Teams παραμένει μια προσβάσιμη και ισχυρή πλατφόρμα συνεργασίας.