Έχετε χάσει ποτέ ένα σημαντικό email επειδή τα εισερχόμενά σας ήταν γεμάτα από προηγούμενα, αναπάντητα μηνύματα; Οι περισσότεροι άνθρωποι το έχουν βιώσει και σχεδόν όλοι γνωρίζουν την απόσπαση της προσοχής των πενήντα μη αναγνωσμένων email που απαιτούν την προσοχή σας μόλις ανοίξετε τα εισερχόμενά σας το πρωί.
Σύμφωνα με μελέτες, οι εργαζόμενοι περνούν έως και το 28% της εβδομάδας τους διαβάζοντας και απαντώντας σε email. Αυτό είναι περισσότερο από το ένα τέταρτο του συνόλου του χρόνου σας στη δουλειά. Πόσα περισσότερα θα μπορούσατε να πετύχετε αν δεν έπρεπε να χειρίζεστε έναν συνεχή καταιγισμό email;
Τι είναι το Inbox Zero;
Το Inbox Zero είναι μια ιδέα που αναπτύχθηκε από τον Merlin Mann, ειδικό σε θέματα παραγωγικότητας. Αν και οι περισσότεροι άνθρωποι ερμηνεύουν το «μηδέν» στο όνομα ως αναφορά στον αριθμό των email που έχει ένα άτομο, αρχικά αναφερόταν στον χρόνο που αφιερώνουν οι άνθρωποι σκεπτόμενοι το email. Εάν έχετε μηδέν email, ξοδεύετε σχεδόν μηδενικό χρόνο για να τα σκεφτείτε.
Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει στο πώς να διατηρήσετε τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας στο απόλυτο ελάχιστο χρησιμοποιώντας εργαλεία που έχετε στη διάθεσή σας στο Gmail, καθώς και πρακτικές που μπορείτε να εφαρμόσετε στην εργάσιμη ημέρα σας που θα σας βοηθήσουν να τιθασεύσετε το σμήνος των email που λαμβάνετε καθόλη την μέρα.
Βασικά στοιχεία διαχείρισης email
Το πρώτο βήμα για τη βελτίωση της παραγωγικότητας του email σας είναι να κλείσετε τα εισερχόμενά σας. Μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, αλλά είναι καλύτερο να δώσετε στον εαυτό σας καθορισμένες χρονικές περιόδους για να διαβάσετε και να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά να τα απευθυνθείτε κατά την άφιξή τους. Η έρευνα έχει δείξει ότι οι προθεσμίες, που επιβάλλονται από τον εαυτό τους ή όχι, βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα και μειώνουν τον χρόνο που αφιερώνεται σε ένα έργο.
Αφιερώστε πέντε λεπτά στην αρχή κάθε ώρας, ή ίσως είκοσι λεπτά στην αρχή και στο τέλος της ημέρας, για να απαντήσετε στα email . Διαγράψτε τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι σαφώς ανεπιθύμητα . Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί δύο λεπτά ή λιγότερο για να απαντηθεί, απαντήστε πρώτα σε αυτό.
Εάν ένα email απαιτεί περισσότερο χρόνο για να απαντηθεί, μετακινήστε το σε έναν ειδικά καθορισμένο φάκελο.
Χρήση του Gmail για πρόσβαση στο Inbox Zero
Το Gmail είναι ο πιο χρησιμοποιούμενος πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κόσμο, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν πόσο ευέλικτη είναι στην πραγματικότητα η πλατφόρμα. Το Gmail είναι γεμάτο από εργαλεία και προσαρμόσιμες επιλογές που σας δίνουν τεράστιο έλεγχο στην εμφάνισή του. Το Inbox Zero γίνεται πολύ πιο εφικτό όταν εκμεταλλεύεστε αυτά τα εργαλεία.
Χρησιμοποιήστε ειδικά αστέρια
Όλοι γνωρίζουν τη δυνατότητα "αστέρι" ενός email κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αστέρι – αλλά ξέρατε ότι υπάρχουν 12 διαφορετικά αστέρια που μπορούν να χρησιμοποιηθούν; Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις > Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων > Γενικά και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση μέχρι να δείτε την υποενότητα Αστέρια .
Υπάρχουν διαφορετικά χρώματα αστεριών, αλλά υπάρχουν επίσης εικονίδια όπως ένα θαυμαστικό, ένα βέλος γρήγορης προώθησης, ένα σημάδι επιλογής, ένα ερωτηματικό και ένα πεζό i. Από προεπιλογή, μόνο το κύριο αστέρι είναι ενεργό, αλλά μπορείτε να κάνετε κλικ και να σύρετε οποιοδήποτε από τα εικονίδια στην ενότητα Σε χρήση για να τα ενεργοποιήσετε.
Μόνο ένα σύμβολο θα εμφανίζεται στο Gmail. Κάντε κλικ σε αυτό πολλές φορές για να περιηγηθείτε σε όλα τα διαφορετικά αστέρια που έχετε επιλέξει. Επιλέξτε τουλάχιστον τέσσερα σύμβολα: το τυπικό αστέρι, το κόκκινο αστέρι, το πεζό i και το πράσινο σημάδι.
Ρύθμιση πολλαπλών εισερχομένων και φίλτρων
Μπορεί να είστε ήδη εξοικειωμένοι με αρκετές από τις καρτέλες που έχετε στη διάθεσή σας στο Gmail: Προσφορές, Προσωπικά, Κοινωνικά κ.λπ. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Εισερχόμενα και δίπλα στον Τύπο Εισερχόμενα, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο και επιλέξτε Πολλαπλά εισερχόμενα.
Εμφανίζεται μια νέα ενότητα που ονομάζεται Πολλαπλές ενότητες εισερχομένων. Μπορείτε να ονομάσετε έως και πέντε προσαρμοσμένες ενότητες για προβολή μαζί με τα κύρια εισερχόμενά σας, αν και δύο συμπληρώνονται από προεπιλογή. Η μία ενότητα είναι για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρι, ενώ η άλλη για πρόχειρα. Αυτές οι ενότητες προσδιορίζονται από τα ερωτήματα αναζήτησής τους, επομένως θα χρειαστεί να μάθετε πώς ονομάζεται κάθε ένα από τα ειδικά αστέρια, προκειμένου να διαθέσετε τμήματα για αυτά.
Αυτά είναι τα ονόματα κάθε αστεριού:
Το πεδίο ερωτήματος αναζήτησης αναγνωρίζει διαφορετικούς τελεστές, επομένως μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές OR/AND για να συμπεριλάβετε πολλά αστέρια στην ίδια ενότητα. Δίπλα στο πεδίο ερωτήματος αναζήτησης υπάρχει το πεδίο Όνομα ενότητας . Εισαγάγετε το συγκεκριμένο όνομα που θέλετε να ονομάζεται το πεδίο εδώ.
Για να επιτύχετε το Inbox Zero, είναι καλύτερο να ρυθμίσετε μερικές συγκεκριμένες ενότητες:
Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα πέμπτο τμήμα σύμφωνα με τις ανάγκες σας, αλλά αυτά τα τέσσερα θα χειριστούν τις πιο βασικές εργασίες.
Φτάνοντας στο Inbox Zero
Τώρα που αλλάξατε τις ρυθμίσεις σας στο Gmail, ήρθε η ώρα να τα κάνετε όλα πράξη. Πρώτα, ρυθμίστε τα φίλτρα σας. Εισάγετε τα ακόλουθα:
| Ερώτημα αναζήτησης | Όνομα ενότητας |
| έχει: κίτρινο-αστέρι | Χρειάζεται δράση/απάντηση |
| έχει: κόκκινο αστέρι | Χρειάζεται επείγουσα απάντηση |
| έχει: blue-info | Αναμονή απάντησης |
| έχει: πράσινο-τσεκ | Κατ 'εξουσιοδότηση |
Όταν λαμβάνετε ένα email, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αποφασίσετε εάν χρειάζεται απάντηση ή εάν πρέπει να το διαγράψετε. Εάν το email είναι ανεπιθύμητο ή απλώς δεν δικαιολογεί απάντηση, διαγράψτε το αμέσως ή αρχειοθετήστε το.
Εάν το email απαιτεί απάντηση και διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά, απαντήστε το. Εάν χρειάζεστε περισσότερα από δύο λεπτά, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι μία φορά. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι επείγον και θα πρέπει να είναι το επόμενο πράγμα στο οποίο θα απαντήσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο δύο φορές για να το επισημάνετε με έναν Ερυθρό Αστέρα.
Μόλις απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν περιμένετε μια απάντηση, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι τρεις φορές για να το ορίσετε ως "Αναμονή απάντησης". Εάν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χειρίζεται καλύτερα κάποιος άλλος, προωθήστε το στο κατάλληλο άτομο και κάντε κλικ στο εικονίδιο Αστέρι τέσσερις φορές για να το επισημάνετε ως "Ανάθεση".
Επιλέξτε πότε θέλετε να απαντήσετε στο email σας και επικεντρωθείτε στην εργασία μόνο εντός αυτών των χρόνων. Δίνοντας στον εαυτό σας προθεσμίες και ορίζοντας περιόδους για να χειριστείτε τα email, μειώνετε τον χρόνο που αφιερώνετε στα εισερχόμενά σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες. Εάν επιλέξετε να το αντιμετωπίσετε στην αρχή της ώρας, επικεντρωθείτε στην ανταπόκριση πρώτα σε τυχόν επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, χειριστείτε τα υπόλοιπα από εκεί.
Εφαρμόζοντας αυτές τις μεθόδους στην πράξη, μπορείτε σύντομα να επιτύχετε τον απόλυτο έλεγχο των εισερχομένων σας. Εάν είναι ήδη ένα χάος, αφιερώστε μισή ώρα την ημέρα για να ταξινομήσετε τα email που έχετε ήδη και να καθορίσετε αν είναι σημαντικά ή όχι. Απαντήστε σε αυτούς που το χρειάζονται, διαγράψτε αυτούς που δεν το χρειάζονται.
Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος, αλλά τα φίλτρα , τα καθορισμένα εισερχόμενα και άλλα εργαλεία θα σας βοηθήσουν να φτάσετε στο Inbox Zero – και θα βρείτε ποιες τεχνικές σας βοηθούν καλύτερα να παραμείνετε εκεί.
Το Google Drive μπορεί να είναι ο δωρεάν κατασκευαστής επαγγελματικών καρτών σας όταν το θέλετε κι εσείς. Δεν θα σας κατακλύσει όπως κάνουν άλλα εργαλεία σχεδίασης όπως το Adobe InDesign ή το Illustrator και τα αποτελέσματα μπορεί να είναι εξίσου καλά.
Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πώς η εγκατάσταση του Google Chrome φαίνεται να παραμένει πάντα ενημερωμένη και ενημερωμένη από μόνη της. Αυτό επιτυγχάνεται μέσω των ενσωματωμένων διαδικασιών του Google Chrome που απευθύνονται στους διακομιστές της Google και διασφαλίζουν ότι το πρόγραμμα περιήγησής σας είναι διορθωμένο και ασφαλές.
Κάθε φορά που ψάχνετε για κάτι στο διαδίκτυο, η Αναζήτηση Google είναι συνήθως η πρώτη επιλογή που επιλέγετε. Ωστόσο, εάν πρόκειται για ένα συγκεκριμένο μέρος για το οποίο κάποτε αναζητήσατε τις οδηγίες, το ιστορικό αναζήτησης των Χαρτών Google μπορεί να σας βοηθήσει.
Χρησιμοποιούσα το Google Toolbar με τον Firefox και τον Internet Explorer, επειδή είχε ορισμένες χρήσιμες λειτουργίες που χρησιμοποιούσα σε τακτική βάση και με κρατούσε συνδεδεμένο στον λογαριασμό μου Google. Ωστόσο, ήταν σαν πριν από μια δεκαετία.
Εάν χρησιμοποιείτε κοινά προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα εταιρικό περιβάλλον όπως το Outlook, μάλλον έχετε συνηθίσει να ορίζετε την απάντησή σας εκτός γραφείου. Γνωρίζατε ότι μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε απαντήσεις εκτός γραφείου και στο Gmail.
Ίσως χρειαστεί να αποκτήσετε πρόσβαση σε πολλούς ιστότοπους για εργασία, σχολείο ή έρευνα. Πριν το καταλάβετε, έχετε τόσες πολλές ανοιχτές καρτέλες που δεν μπορείτε να βρείτε αυτήν που θέλετε όταν τη χρειάζεστε.
Τα γραφήματα ράβδων μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμα όταν πρόκειται για την οπτικοποίηση δεδομένων. Μπορούν να εμφανίσουν ένα σύνολο δεδομένων ή να συγκρίνουν πολλαπλά σύνολα δεδομένων.
Υπάρχει μια περιοχή στη σελίδα Δραστηριότητα μου Google που είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. το ιστορικό τοποθεσίας σας. Είναι χρήσιμο γιατί, εάν ενεργοποιηθεί, παρακολουθεί κάθε τοποθεσία που έχετε επισκεφτεί από τότε που ξεκινήσατε να χρησιμοποιείτε τον λογαριασμό σας Google με κινητό τηλέφωνο.
Το Google Photos είναι μια καλή επιλογή αποθήκευσης cloud για τις φωτογραφίες σας, παρόλο που οι μέρες απεριόριστης αποθήκευσης έχουν περάσει. Τα 15 GB δωρεάν διαδικτυακού αποθηκευτικού χώρου που λαμβάνετε με έναν Λογαριασμό Google είναι πλέον κοινόχρηστα σε πολλές εφαρμογές όπως το Gmail και το Google Drive.
Εάν είστε χρήστης του Chrome, όπως θα έπρεπε, πιθανότατα έχετε παρατηρήσει ότι το Flash είναι αποκλεισμένο από προεπιλογή στο πρόγραμμα περιήγησης. Η Google δεν συμπαθεί το Flash λόγω των μεγάλων ελαττωμάτων ασφαλείας που ενυπάρχουν στο Flash και ως εκ τούτου κάνει ό,τι περνά από το χέρι της για να σας αναγκάσει να μην χρησιμοποιήσετε το Flash.
Το Google Voice είναι μια πραγματικά χρήσιμη (και δωρεάν) υπηρεσία Google που σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε και να λαμβάνετε τηλεφωνικές κλήσεις χωρίς να έχετε σταθερό ή κινητό τηλέφωνο. Μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες στο Google Voice είναι η λειτουργία τηλεφωνητή.
Όταν χρησιμοποιείτε συχνά το YouTube, ο αριθμός των προτάσεων και των ειδοποιήσεων που λαμβάνετε μπορεί να είναι υπερβολικός, ειδικά αν είστε εγγεγραμμένοι σε πολλά κανάλια που ανεβάζουν συχνά νέα βίντεο. Από προεπιλογή, όταν εγγραφείτε σε ένα νέο κανάλι, θα αρχίσετε να λαμβάνετε εξατομικευμένες ειδοποιήσεις.
Υπάλληλοι γραφείου, μην υποφέρετε πια --- δεν χρειάζεται να ξοδεύετε ώρες από τον χρόνο σας σε μια αποπνικτική αίθουσα συσκέψεων. Με τις υπηρεσίες κλήσεων συνδιάσκεψης όπως το Zoom και το Skype που είναι εύκολα διαθέσιμες σε πλατφόρμες φορητών υπολογιστών και επιτραπέζιων υπολογιστών, είναι πλέον ευκολότερο από ποτέ να ρυθμίσετε μια βιντεοκλήση για εργασία ή αναψυχή, είτε πρόκειται για μια κλήση με φίλους είτε για μια συνάντηση με το αφεντικό σας.
Οι λογαριασμοί Google αποτελούν μέρος της προσωπικής και επαγγελματικής σας ζωής, ειδικά με ενιαία σύνδεση (SSO) που σας βοηθά να συνδεθείτε σε σχεδόν οποιαδήποτε πλατφόρμα ή εφαρμογή με ένα κλικ. Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστεί να επιτρέψετε σε έναν φίλο ή μέλος της οικογένειάς σας την πρόσβαση στον υπολογιστή σας.
Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail σάς δίνει τη δυνατότητα να οργανώνετε τα εισερχόμενά σας χωρίς να διαγράφετε παλιά νήματα email. Εάν κάποιος ανανεώσει ένα παλιό νήμα στέλνοντας ένα νέο email, αυτό θα εμφανιστεί ξανά στα εισερχόμενά σας.
Όποιος χρησιμοποιεί το Ημερολόγιο Google σε υπολογιστή θα πρέπει να μάθει τουλάχιστον μερικές από τις εύχρηστες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Ημερολογίου Google. Θα εκτελέσουμε συντομεύσεις που σας επιτρέπουν να προβάλετε, να πλοηγηθείτε και να εργαστείτε με το ημερολόγιό σας πιο αποτελεσματικά.
Χρησιμοποιώντας έναν πίνακα στα Έγγραφα Google, μπορείτε να δομήσετε λεπτομέρειες εγγράφων για να παρέχετε στους αναγνώστες έναν ευκολότερο τρόπο πρόσβασης και κατανόησης των πληροφοριών που παρουσιάζετε. Αντί να μορφοποιείτε λίστες ή παραγράφους, μπορείτε να εισάγετε τα δεδομένα σας σε μορφή πλέγματος για μια τακτοποιημένη και καθαρή εμφάνιση.
Αν και τα Έγγραφα Google δεν είναι πραγματικά κατασκευασμένα για ζωγραφική, υπάρχουν επιλογές για χρήστες που θέλουν να προσθέσουν σχήματα στα έγγραφά τους. Οι περισσότεροι χρήστες θα χρησιμοποιήσουν τα Σχέδια Google σε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google για να το κάνουν αυτό, αλλά μπορείτε επίσης να εισαγάγετε εικόνες, να χρησιμοποιήσετε βασικούς πίνακες και να χρησιμοποιήσετε ειδικούς χαρακτήρες για να προσθέσετε σχήματα στο κείμενο.
Η Google χρησιμοποιεί διάφορες τεχνικές για να αποτρέψει την περιττή επισκεψιμότητα από την κατάχρηση της μηχανής αναζήτησής της. Μια τεχνική που μπορεί να προκαλέσει προβλήματα είναι το μήνυμα «ασυνήθιστης κυκλοφορίας» της Google που μπορεί να δείτε, για παράδειγμα, εάν έχετε πραγματοποιήσει πάρα πολλές αναζητήσεις σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Το Gmail είναι ένας αξιόπιστος πάροχος email στο 99% των περιπτώσεων, αλλά δεν είναι χωρίς προβλήματα. Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετωπίζετε με το Gmail είναι η μη λήψη νέων email.
Το Chrome, από προεπιλογή, δεν σας εμφανίζει την πλήρη διεύθυνση URL. Μπορεί να μην σας ενδιαφέρει πάρα πολύ αυτή η λεπτομέρεια, αλλά αν για κάποιο λόγο χρειάζεστε να εμφανίζεται η πλήρης διεύθυνση URL, Λεπτομερείς οδηγίες για το πώς να κάνετε το Google Chrome να εμφανίζει την πλήρη διεύθυνση URL στη γραμμή διευθύνσεων.
Το Reddit άλλαξε τον σχεδιασμό του για άλλη μια φορά τον Ιανουάριο του 2024. Ο επανασχεδιασμός μπορεί να δει από τους χρήστες του προγράμματος περιήγησης για επιτραπέζιους υπολογιστές και περιορίζει την κύρια ροή παρέχοντας συνδέσμους
Η πληκτρολόγηση του αγαπημένου σας αποσπάσματος από το βιβλίο σας στο Facebook είναι χρονοβόρα και γεμάτη λάθη. Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Google Lens για να αντιγράφετε κείμενο από βιβλία στις συσκευές σας.
Οι υπενθυμίσεις ήταν πάντα το σημαντικότερο σημείο του Google Home. Σίγουρα κάνουν τη ζωή μας πιο εύκολη. Ας κάνουμε μια γρήγορη περιήγηση σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας υπενθυμίσεων στο Google Home, ώστε να μην χάνετε ποτέ να αναλαμβάνετε σημαντικά καθήκοντα.
Μερικές φορές, όταν εργάζεστε στο Chrome, δεν μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε συγκεκριμένους ιστότοπους και εμφανίζεται το σφάλμα "Διόρθωση διεύθυνσης DNS διακομιστή δεν βρέθηκε στο Chrome". Εδώ είναι πώς μπορείτε να επιλύσετε το πρόβλημα.
Πώς να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας στην υπηρεσία ροής βίντεο Netflix χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης ή την εφαρμογή Android που προτιμάτε.
Εάν θέλετε να απαλλαγείτε από το μήνυμα Επαναφορά σελίδων στον Microsoft Edge, απλώς κλείστε το πρόγραμμα περιήγησης ή πατήστε το πλήκτρο Escape.
Η βαθιά σύνδεση είναι η μοντέρνα τεχνική ανακατεύθυνσης χρήστη. Μάθετε για τη σύνδεση σε βάθος εδώ για να τη χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την επισκεψιμότητα του ιστότοπού σας ή της εφαρμογής σας.
Το AR είναι το επόμενο μεγάλο πράγμα του Διαδικτύου για ψυχαγωγία, εργασία ή επιχείρηση. Μάθετε το cloud AR με λεπτομέρειες για να γίνετε ενημερωμένος χρήστης.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Edge Drop και μοιραστείτε εύκολα αρχεία και μηνύματα μεταξύ συσκευών ακολουθώντας αυτά τα βήματα που είναι φιλικά για αρχάριους.
