Sådan tilføjes sporændringer til Excel-båndmenuen

Efter at have gennemgået de seneste softwareopdateringer til visse versioner af Microsoft Excel i sommeren 2017, tildelte Microsoft Track Changes som en ældre funktion. For at gøre det nemmere at bruge, kan du tilføje det til din Hurtig adgangsværktøjslinje for at spore hver fil. Alternativt kan du tilføje Excel-båndet via oprettelsen af ​​en ny gruppe og tilføje det til denne nye gruppe.

Ligesom med Word opdaterede Microsoft sit program med inklusion af en ny medforfatterfunktion for at muliggøre online-deling af projektmapper og ændringshistorik blandt kolleger, jævnaldrende, venner, familie osv. Delte projektmapper er designet til at give brugerne mulighed for at få adgang til og redigere sammen, når de modtager godkendelse.

Lad os for eksempel sige, at du har bedt nogen om at læse korrektur eller samarbejde om et Excel-projekt med dig. Det er en ret ligetil mekanisme, da Excel virtuelt giver dig mulighed for at markere stavefejl (og har en stavekontrol), indsætte kommentarer i margenen osv. elektronisk og relativt ens med et Word-dokument.

Den eneste undtagelse at tage til efterretning er, at Excel vil fremhæve de ændrede celler, mens du i Word vil observere ændringer af ord og sætninger. Der er dog to ting, der skal tages i betragtning, før vi begynder.

Hvis dit Excel-ark indeholder en tabel, nægter funktionen Spor ændringer at fungere i et regneark. For at tillade brugen skal du aktivere " Spor ændringer " på projektmapperne ved først at vælge den allerede eksisterende tabel, derefter vælge " Design Fane " og derefter vælge " Konverter til området ." Hvis du har brug for redigeringer fra andre brugere, skal projektmapperne deles på en gensidigt tilgængelig placering.

På grund af det faktum, at versioner er forskellige med hensyn til niveauet af opdateringer, så du muligvis ikke kan se denne funktion på standardbåndet. Men bare rolig. Du skal blot tilføje knappen " Spor ændringer " til båndmenuen ved at følge nedenstående trin:

På båndmenuen skal du bruge din mus til at højreklikke stort set hvor som helst og vælge pop op-muligheden " Tilpas båndet ".

Fra dialogskærmen " Tilpas båndet " skal du trække musen til ruten " Vælg kommandoer fra " i højre panel: en " rullemenu/liste " skulle fremkomme, hvorfra du skal vælge enten " Alle kommandoer " eller " Kommandoer ikke på båndet " mulighed.

Fra den parallelle " Tilpas båndet "-kommandoen kommer du ind i en rullemenu. Dette bør i sig selv indstilles til " Hovedfaner " allerede i standardtilstand (dvs. rullelisten, der er placeret nedenunder, skal vise hovedfanerne på forhånd). Efter denne bekræftelse skal du klikke på + -tegnet ved siden af ​​" Anmeld " på listen, fortsæt med at klikke på "Ny gruppe"-valget fra under listen. Dette vil resultere i tilføjelse af en ny gruppe til sektionen " Anmeldelse ".

Derefter, for at omdøbe denne nyoprettede gruppe, skal du blot højreklikke på linjen " Ny gruppe ", ændre den til det, du vil navngive den, og du er velkommen til endda at tilføje et ikon, hvis du ønsker det. For demonstrationens skyld ændrer vi det til " Spor ændringer ." (Excel vil i sig selv tilføje en " Custom "-etiket efter dit navn, dog kun når det kommer til denne liste.) Hvis du klikker og derefter trækker " XYZ-gruppen ", kan du flytte den til et andet område i gennemgangslisten.

Når du har fremhævet gruppen Spor ændringer, skal du fortsætte med at vælge to kommandoer fra kommandolisten, der er tilgængelig i venstre side:

• " Fremhæv ændringer "
• " Accepter / afvis ændringer "

For at flytte hver af kommandoerne til gruppen skal du klikke på knappen " Tilføj ".

Du vil bemærke, at når New Group nu er på båndet. Dernæst skal du:

Tryk på kommandoen " Fremhæv ændringer ".

" Spor ændringer under redigering " vises, brug musen til at klikke og tjek det. Gentag for " Fremhæv ændringer på skærmen ."

For at afslutte skal du klikke på " OK ".

Efter afslutningen af ​​disse opgaver vil hver eneste ændring, der er foretaget i det ønskede Excel-regneark, blive sporet og fremhævet via en unik blå kantindikator og i øverste venstre hjørne en lille blå trekant, der vises i de redigerede celler. For yderligere at imødekomme brugervenlighed, tildeler programmet en anden farve for at identificere brug af multi-bruger platform.

Ydermere, hvis du flytter musemarkøren over en allerede redigeret celle, får du adgang til følgende:

• Dato
• Forfatter
• Det tidspunkt, hvor dokumentet blev ændret
• Pop-up oversigt over sporede ændringer, som skal gennemgås, før der accepteres på revisioner foretaget permanent.

Du skal bemærke, at kun den seneste ændring vil blive arkiveret og præsenteret i denne pop-up oversigt.

Nu, efter at hver potentiel redaktør/deltager har fuldført deres del, kan du gå videre til at acceptere/afvise foreslåede ændringer af opgaven.

• Klik på " Gennemgå " fra den øverste del af menuen " Bånd " og klik på kommandoen " Accepter / Afvis ".
• Når Excel-pop-up genbekræfter med " Gem projektmappen "-sætningsfunktionen, skal du klikke på " OK ".
• Excel vil markere den oprindeligt redigerede celle og samtidig vise dialogboksen Vælg ændringer til " Accepter eller afvis " ved siden af ​​denne markering .
• Du vil være fortrolig med alle aktuelle ændringer, der foretages på den viste liste. Fra førnævnte kan du frit vælge enten den foretrukne redigerede version, eller du kan holde dig til den originale. Vælg hvad der giver mening for dig. Når du har besluttet dig, skal du klikke på " Accepter " efter at have valgt den bedste version fra listen.
  Men hvis du føler, at ingen af ​​de angivne versioner er til din smag, skal du gentage processen, men erstatte ved at klikke på " Afvis ". Efter beslutning, efter denne kommando, vil markøren automatisk gå videre til den næste redigerede celle for yderligere behandling.
• Hvis den ændring, du vælger, skal føre gennem hele regnearket (f.eks. ændres alle og-tegn til et bestemt format), skal du klikke på knappen " Accepter alle ". Med denne kommando bliver alle de valgte redigeringer rettet og accepteret i det øjeblik.
• Nu vil du måske vende tilbage til at slå funktionen " Spor ændringer " fra. For at gøre det skal du gå tilbage til " Gennemgangsgruppe " og gå til gruppen " Spor ændringer ". Klik på " Fremhæv ændringer " og fjern markeringen i det tidligere afkrydsede felt mærket " Spor ændringer under redigering ... "