En guide til at starte med Zoom Breakout Rooms

Zoom er en webkonferenceapp til video- og/eller lydkonferencer og også et af de bedste samarbejdsværktøjer til fjerntliggende teams . Appen giver dig mulighed for at holde ubegrænsede møder, foretage ubegrænsede telefonopkald og optage dine opkald eller møder .

En af de mindre kendte funktioner i Zoom, som du ikke finder i Microsoft Teams eller Google Meet , er Zoom Breakout Rooms. Breakout-rummene fungerer som breakout-grupper i et fysisk seminar eller workshop ved at give dig mulighed for at opdele dit Zoom-møde i separate sessioner.

I denne guide vil vi lede dig gennem processen med at konfigurere Zoom Breakout Rooms for at hjælpe dig med at forstå funktionen i sin helhed.

Hvad er et Zoom Breakout Room?

Zoom breakout-rum er separate grænseflader, som Zoom-mødets vært opretter manuelt eller automatisk for at rumme flere møder i én session.  

Hvis du for eksempel er vært for et nationalt delegeretmøde på Zoom, kan du oprette Breakout Rooms for forskellige provinser eller amter. Du kan flytte de delegerede til flere mindre grupper baseret på amtet eller provinsen, de repræsenterer.

En mødevært kan oprette op til 50 breakout-sessioner i det centrale Zoom-mødelokale. Brugere kan deltage i et Zoom-møde og Breakout Rooms fra enhver kompatibel enhed eller større platforme, herunder Windows, Mac, Linux, Android og iOS.

Før du tilmelder dig et breakout-rum, skal du kontrollere, om du bruger en enhed, der er kompatibel med Zoom-software, og at et breakout-rum er aktiveret i dine indstillinger.

Sådan opsætter du et Zoom Breakout Room

1. Log ind på Zoom for at starte et breakout-rum i Zoom.

1. Klik på Indstillinger i sektionen Personlig i venstre rude.

1. Gå til I møde (avanceret) under fanen Møde i højre side.

1. Klik på indstillingen Breakout Room , og bekræft, at den er aktiveret. Hvis det er deaktiveret, skal du skifte til kontakten for at aktivere det.

1. Hvis du vil forhåndstildele deltagere til breakout-rum, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Tillad værten at tildele deltagere til breakout-rum ved planlægning af denne mulighed. 

1. For at aktivere Breakout Rooms for medlemmer af en bestemt gruppe skal du logge på Zoom som administrator og klikke på Brugeradministration > Gruppestyring i navigationsmenuen.

1. Klik på gruppenavnet og tryk eller klik derefter på Indstillinger . Under fanen Møde skal du kontrollere, at indstillingen Breakout Room er aktiveret. Du kan også tillade mødeværter at forhåndstildele deltagere til Breakout Rooms.  

Bemærk : Du kan aktivere funktionen Breakout Rooms til dit eget brug ved at bruge de samme trin ovenfor. Men hvis Breakout Room-indstillingen er nedtonet, er den sandsynligvis låst på konto- eller gruppeniveau. I dette tilfælde skal du kontakte din Zoom-administrator for yderligere hjælp.

Sådan opretter og administrerer du et Zoom Breakout Room

Når indstillingen Zoom Breakout Room er aktiveret, kan du administrere rummene og forhåndstildele deltagere til Breakout Rooms.

Bemærk : Kun Zoom-mødets vært kan tildele deltagere til Breakout Rooms. Hvis du er medvært, kan du kun deltage i og forlade et breakout-rum, som værten har tildelt dig. En vært kan oprette op til 50 Breakout Rooms med op til 200 deltagere forudtildelt til værelserne. 

Dog er antallet af deltagere pr. lokale begrænset til mødets kapacitet, antal oprettede Breakout Rooms, og hvis deltagerne er forhåndstildelt eller tildelt under mødet.

Sådan opretter du et Zoom Breakout Room i Windows/Mac

1. Start et Zoom-møde – øjeblikkeligt eller planlagt – og klik på Breakout Rooms .

1. Vælg det antal rum , du vil oprette, og hvordan du vil tildele deltagerne til lokalerne. Hvis du vælger at tildele deltagere automatisk , vil Zoom opdele dem ligeligt i hvert rum. Vælger du den manuelle metode, har du mere kontrol over, hvilken deltager du vil gå ind i hvert rum.

1. Klik på Opret grupperum .

1. Breakout-rummene vil blive oprettet, men de starter ikke med det samme. Du kan administrere rummene, før de starter, ved at klikke på Indstillinger for at se flere muligheder for Breakout Room. Vælg de muligheder, du vil bruge til Breakout Rooms:

• Flyt automatisk alle deltagere ind i Breakout Rooms.
• Tillad deltagerne til enhver tid at vende tilbage til hovedsessionen.
• Breakout Rooms lukker automatisk efter x minutter.
• Giv mig besked, når tiden er gået.
• Nedtælling efter lukning af Breakout Rooms.

1. Klik på Åbn alle rum for at starte breakout-rummene.

1. Hvis du valgte den manuelle metode til at tildele deltagere til grupperum, skal du klikke på Tildel ud for det rum, du vil tildele dem til.

1. Vælg de deltagere, du vil tildele det pågældende rum, og gentag derefter handlingen for hvert Breakout-rum, du har oprettet. Når du har tildelt en deltager, vil knappen Tildel blive erstattet med antallet af deltagere i lokalet.

Efter at have tildelt deltagere til Breakout Rooms, kan du omarrangere deltagerne. Alle deltagere, der ikke blev tildelt et lokale, forbliver i det større møde, når lokalerne starter. Du kan også flytte eller bytte deltagere mellem rum, genskabe rum, tilføje nye breakout-rum eller slette værelserne.

Bemærk : Hver deltager vil modtage en prompt om at deltage i Breakout-rummet, og når de alle flytter til deres respektive Breakout Rooms, forbliver værten i hovedmødet. Hvis du er værten, kan du manuelt deltage i eller forlade et hvilket som helst igangværende breakout-rum.

1. En vært kan også stoppe værelser efter 60 sekunders nedtælling ved at klikke på Luk alle rum .

1. Du (vært) kan også udsende en besked til alle Breakout Rooms for at dele flere oplysninger eller tidsregistrerende advarsler, mens værelserne er i gang. For at udsende en besked skal du gå til Mødekontrol og klikke på ikonet Breakout Rooms .
2. Klik på Udsend en besked til alle .

1. Klik på den blå Broadcast- knap. Meddelelsen vises til alle deltagere i deres respektive Breakout Rooms.

Sådan forudtildeler du deltagere til breakout-rum

Som vært for et Zoom-møde kan du forhåndstildele deltagere til Breakout Rooms, mens du planlægger mødet.

Bemærk : Deltagere skal være logget ind på deres Zoom-konti for at blive forhåndstildelt til et breakout-rum. Deltagere, der tilmelder sig fra webklienten, vil ikke blive forhåndstildelt til et Breakout Room. Hvis du har aktiveret tilmelding til Zoom-mødet, og der er tilmeldt eksterne deltagere til mødet, kan du tildele dem til Breakout Rooms under mødet.

Du kan bruge webportalen eller en CSV-fil til at forhåndstildele deltagere til Breakout Rooms in Zoom.

Sådan bruger du webportalen til at forhåndstildele personer til at zoome ind i grupperum

1. Log ind på Zoom-webportalen, klik på Møder og planlæg et møde.

1. Vælg Breakout Room pre-assign under Mødeindstillinger .

1. Klik på Opret lokaler .

1. I pop op-vinduet skal du klikke på plusikonet ud for Rum for at tilføje et rum.

1. Hvis du vil omdøbe et breakout-rum, skal du holde markøren over navnet på rummet og klikke på blyantikonet . Søg efter deltagere efter navn eller e-mailadresse i tekstfeltet Tilføj deltagere , og tilføj dem til Breakout-rummet. Du kan tilføje interne brugere med den samme konto, ændre rækkefølgen af ​​deltagere i rummet, flytte eller fjerne deltagere og slette et breakout-rum.

1. Klik på Gem .

Sådan bruger du en CSV-fil til at forhåndstildele personer til at zoome grupperum

1. Log ind på Zoom-webportalen, klik på Møder og planlæg et møde. 
2. Vælg Breakout Room pre-assign i sektionen Mødeindstillinger , og klik på Importer fra CSV .

1. Download en eksempel-CSV-fil , som du kan udfylde ved at klikke på Download - indstillingen.

1. Åbn CSV-filen, og udfyld kolonnen Pre-assign Room Name med Breakout Rooms navn. Kolonnen E-mail-adresse vil indeholde e-mailadresserne på de tildelte deltagere.

1. Gem filen. Træk og slip det i Zoom-webportalen, og Zoom vil bekræfte, at e-mailadressen har en Zoom-konto.
2. Du kan redigere de opgaver, du allerede har forhåndstildelt til Breakout Rooms, før du starter mødet. Log ind på Zoom-webportalen, klik på Møder , og vælg det møde, du vil redigere.

1. Klik på Vis detaljer i afsnittet Breakout Room.

1. Rediger grupperum efter dine præferencer, og klik derefter på Gem .

1. Start mødet med deltagere, der på forhånd er tildelt Breakout Rooms, ved at gå til mødekontrollerne og klikke på Breakout Rooms. Klik på Åbn alle rum for at starte breakout-rummene.

Bemærk : Du kan tildele deltagere manuelt ved at bruge kontrolelementerne til mødelokale, der er nævnt i afsnittet Sådan opretter og administrerer du et Zoom Breakout Room ovenfor. Du kan også starte en tavlesession i Breakout Rooms og invitere deltagere til at se og kommentere.

Afhold gruppemøder uden besvær

Zoom Breakout Rooms er en gratis tjeneste fra Zoom, der fungerer til flere tilfælde, især hvor et møde har mange deltagere. Sådanne møder omfatter fokusgrupper, klassemøder for forskellige årgange eller afdelingsmøder.

Har du været vært for et Zoom-møde og brugt funktionen Zoom Breakout Rooms? Del din oplevelse i kommentarerne.