Tots els consells per millorar la vostra experiència dusuari final de Microsoft Teams

Si sou un administrador d'equips, un campió o un usuari potent, és probable que part de la vostra funció ajudi a millorar l'experiència de l'usuari final de Microsoft Teams.

Heck, fins i tot si sou una persona amable que vol que la gent faci servir les seves eines de manera més productiva, voldreu fer-ho.

En aquesta publicació, repassem algunes eines i funcions clau per millorar l'experiència de l'usuari final de Microsoft Teams:

1 – Comença amb un pla d'adopció

Crear un pla d'adopció per als usuaris és molt diferent que crear un pla d'adopció per a tota l'organització.

Comenceu per identificar per què voleu utilitzar Microsoft Teams. A continuació, comuniqueu el pla, la ruta cap a l'adopció i els beneficis als vostres grups d'interès. Al seu torn, han de transmetre aquesta informació als seus propis usuaris.

A mesura que avanceu en el vostre llançament, mantingueu informats totes les parts interessades amb actualitzacions periòdiques. Si tothom sap què està passant (i quan), no serà tanta sorpresa.

Al llarg del viatge, molta gent demanarà materials tècnics, d'aprenentatge i d'adopció.

Per descomptat, podeu crear el vostre propi a partir de matisos interns. També hi ha molts materials de Microsoft disponibles.

Assegureu-vos d'incloure materials de formació com Microsoft 365 Learning Pathways, formació sobre l'experiència d'usuari final de Microsoft Teams dirigida per un instructor i seminaris web dirigits per enginyers d'Azure per a la formació de bitllets d'assistència.

També haureu de comunicar com voleu que els usuaris finals recaptin les entrades quan alguna cosa surti malament. L'últim que necessiteu és una safata d'entrada obstruïda un cop implementeu Teams.

Si voleu que les entrades es recaptin mitjançant un portal centralitzat, podeu fer ús dels serveis d'Azure. Tanmateix, primer, exploreu els plans de suport.

2 – Personalitzacions personals disponibles a Microsoft Teams

Una vegada que el vostre equip es senti còmode utilitzant Teams en el dia a dia, és important afegir-hi un toc personal.

Per exemple, hi ha un munt de funcions d'accessibilitat de Microsoft Teams esperant per ser descobertes. Però continuaran desconeguts tret que n'informeu els usuaris.

Les característiques d'accessibilitat inclouen:

• Traducció de xat: si la primera llengua dels vostres companys és diferent de la vostra, aquesta és una eina útil. La traducció de missatges en línia ajuda a tothom a ser ells mateixos ia comunicar-se de manera eficient.

• Missatges de veu: alguns missatges llargs es transmeten millor amb missatges de veu, ja que els gestos poden ajudar amb el context i el to. A més, un escriptor amb artritis o túnel carpià també trobarà útil aquesta eina, ja que poden escriure menys. Simplement manteniu premuda la icona de gravació, parleu pel micròfon i deixeu anar quan hàgiu acabat de gravar.

• Activa el mode TTY: aquesta és una altra funció que ajudarà les persones amb problemes de parla o amb problemes d'audició. Per activar Teletypewriter (TTY), seguiu aquest directori després de fer clic a la vostra foto de perfil: Configuració > Trucades.

• Subtítols en directe: obteniu subtítols en temps real a l'estil de subtítols a les reunions d'equips.

Enregistreu-los també per a un ús posterior.

Primer, assegureu-vos que Stream estigui cobert per la vostra llicència de Microsoft 365.

Activeu la gravació de subtítols en directe quan inicieu sessió a Stream. Seleccioneu el vostre vídeo i feu clic als tres punts per obrir el menú d'opcions.

Marqueu la casella "Genera automàticament un fitxer de subtítols".

• Mode fosc: aquesta funció es va introduir a Teams el 2018 i és útil per ajudar a reduir la fatiga visual i mantenir el focus.

Feu clic al botó dels tres punts i obriu Configuració. Immediatament a General, podeu veure les tres opcions de sistemes d'il·luminació per defecte, fosc i contrast alt.

Una altra part crucial de la personalització a Teams és el tipus i la freqüència de les notificacions que rebeu. 

Freqüència? Això està bé!

Tot i que no es pot fer res pel que fa al nombre de missatges que us envien les persones (tot i que més endavant en parlarem), podeu personalitzar quan i com rebeu les notificacions.

3 – Pràctiques recomanades per a les notificacions d'equips

És possible que us preocupin les notificacions si gestioneu diversos equips i canals al vostre compte de Teams.

O potser només sou membre d'aquests equips i canals.

La sobrecàrrega de notificacions i el cansament de les notificacions són coses reals que poden influir en la vostra sortida si no es gestionen correctament.

Aleshores, com podeu gestionar les notificacions d'equips?

És fàcil:

• Creeu una configuració de notificació personalitzada: això inclou desactivar les notificacions de recuperació i ajustar les vostres notificacions habituals per incloure només coses específiques com ara @mencions personals, respostes a les converses que vaig començar, etc.

• Deixeu projectes que ja no necessiten la vostra implicació: probablement hi hagi equips o canals que no siguin rellevants per a vosaltres o la feina que feu. Elimina el desordre deixant aquests projectes.

4 – Quan utilitzar els xats de grup vs els canals

Un cop hàgiu escollit els canals als quals us heu d'estar i ordenat la vostra estratègia de notificació, és important saber quan és millor utilitzar els xats de grup i quan els canals són més adequats.

Per als usuaris que són nous en plataformes de col·laboració com Teams, heu de recordar que aquesta és una experiència completament nova. Microsoft Teams no  és  una plataforma d'estil de missatgeria instantània com poden estar acostumats a utilitzar.

Pot ser tan senzill si voleu, però pot ser molt més per a la col·laboració dels vostres equips.

Els xats de grup són una extensió de les converses individuals per involucrar altres companys. Aquí, tots els membres del grup Teams poden compartir missatges, GIF, emojis, adhesius i fins i tot organitzar reunions.

Tanmateix, si necessiteu una mica més enllà de la col·laboració, podeu mantenir-ho tot organitzat als canals d'equips. Dues característiques importants distingeixen els canals d'equips dels xats de grup:

Fils de missatges: les converses dels xats de grup poden esdevenir desordenades i perdre el seu contingut durant les hores extres. Als canals, però, els membres de l'equip poden fer un seguiment dels missatges en el context en què es publiquen.

Això és possible mitjançant fils de missatges que condensen les converses en un únic bloc de xat. Pots veure totes les respostes i pots @ mencionar algú a sota de la resposta en fil.

2. Fitxers: a diferència dels xats de grup habituals, els canals tenen una pestanya de fitxers. Això és ideal per a la col·laboració de documents i tots els fitxers que pengeu també es sincronitzen amb SharePoint.

5 – Beneficis dels fils de missatges

Un dels majors avantatges d'utilitzar canals sobre xats de grup és que tens accés als fils de missatges.

Es tracta de la facilitat de col·laboració, oi?

Al cap i a la fi, és per això que un bon pla d'adopció i desfer-se de la sobrecàrrega de notificacions estan a la part superior de la nostra agenda.

Però fins i tot mentre treballeu, els fils de missatges també són una gran eina per optimitzar l'experiència de l'usuari final de Microsoft Teams.

Els fils donen el context del teu missatge, mostrant amb qui estàs parlant. 

Els beneficis d'alt nivell inclouen:

• Els fils conserven un context significatiu i organitzen converses.
• Un fil fomenta la discussió oberta sobre temes, sense distreure els altres.
• Els fils us ofereixen una manera d'obtenir més claredat, sense començar un nou DM.
• Els vostres fils faciliten el seguiment de la informació mirant converses específiques.
• Els fils mantenen els canals d'anuncis lliures de desordres addicionals.
• Els fils són enganxosos. Quan comparteixes un missatge, les respostes en fil també ho comparteixen.

Més concretament, amb els fils de missatges, obteniu asincronicitat a la missatgeria de Teams.

Això vol dir que els missatges del canal no s'han de sincronitzar; no cal que respongueu tots els missatges en temps real.

Encara que les vostres notificacions estiguin completament desactivades, podeu tornar a un fil de conversa per veure noves actualitzacions. En un xat de grup, normalment et preocuparia que puguis perdre la pista del que passa quan no estàs al grup.

Això vol dir que tindreu més temps per centrar-vos en altres coses i encara estar al corrent.

6 – Què podeu fer amb l'aplicació mòbil Teams

Molta gent utilitzarà Teams en moviment. En lloc d'haver de treure el seu ordinador portàtil cada vegada que necessiten xatejar amb algú a l'oficina o a casa, poden utilitzar l'aplicació mòbil Teams.

Alguns  dels vostres usuaris poden acabar utilitzant l'aplicació mòbil perquè prefereixen l'experiència d'enviament de missatges a la interfície d'usuari mòbil.

A continuació es mostren algunes altres funcions bones de l'aplicació mòbil Teams:

Gestos ràpids de lliscament: esborreu les notificacions del vostre feed d'activitat quan marqueu missatges com a llegits o no llegits amb només lliscar el dit.

Hores tranquil·les i dies tranquils: anoteu les hores i els dies específics en què prendreu PTO. Això us desactivarà les notificacions durant aquests moments.

Feu clic al vostre perfil i, a continuació, a Notificacions. Sota el segment Notificacions bloquejades, feu clic a Durant el temps de silenci.

Aquí tindreu l'opció d'activar i desactivar Hores tranquil·les i Dies tranquils, així com personalitzar altres configuracions pel vostre compte.

Lent d'oficina integrada: la facilitat per fer fotos ja és una característica fantàstica.

Tanmateix, Office Lens està integrat a l'aplicació per a mòbils de Teams perquè quan captureu una pissarra o un document, el reconegui automàticament.

Sigui quin sigui el mitjà, Office Lens optimitzarà automàticament la imatge, que podeu fer amb text o dibuixos.

Reordena la barra inferior: pots augmentar l'accessibilitat a les pestanyes més visitades dels equips reordenant la barra de navegació.

Feu clic a la icona de tres punts de sota i veureu l'opció d'arrossegar la finestra Edita la navegació a la pantalla completa. A continuació, podeu reordenar les pestanyes per satisfer millor les vostres preferències.

Fàcil transició del mòbil al portàtil: canvieu les trucades de conferència i les notificacions entre el vostre portàtil i el dispositiu mòbil en temps real.

Si necessiteu estar en moviment, però esteu en una conferència, podeu canviar al dispositiu mòbil sense interrompre la reunió.

També podeu configurar que les notificacions del vostre dispositiu mòbil s'apaguin un cop inicieu sessió a Teams a l'escriptori, la qual cosa redueix la sobrecàrrega de notificacions.

7 – Interoperabilitat de missatges

Quan només parles amb persones a Teams, no cal que hi hagi cap altra aplicació. 

Però, què passa quan treballes amb un contractista que utilitza Slack? O un client que insisteix a utilitzar Webex?

L'escenari més habitual? Baixeu la seva aplicació per mantenir-los feliços.

Però què significa això per a tu? Canvi constant entre aplicacions per gestionar els vostres contactes externs.

La interoperabilitat de missatges és el procés d'unir aquestes aplicacions perquè pugueu enviar un missatge des de Microsoft Teams al vostre contacte extern a Slack o Webex.

La interoperabilitat millora les comunicacions internes i permet una col·laboració interempresa real.

Si el vostre equip treballa amb persones que utilitzen programari de col·laboració diferent del vostre, la interoperabilitat us estalviarà el mal de cap d'haver de gestionar cada plataforma per separat, incloses les notificacions i les integracions.

Simplement et comuniques amb ells, sense sortir d'on ets. Això allibera temps que hauríeu perdut gestionant altres plataformes.

Més enfocament significa una millor comunicació i una millor productivitat per al vostre equip.

La interoperabilitat entre les plataformes de col·laboració més populars actuals és fàcil amb Mio. Si Mio està instal·lat al vostre inquilí d'equips, podeu enviar missatges a qualsevol membre del vostre equip i gaudir de les funcions i integracions a les quals ja esteu acostumats.

Instal·leu Mio a Microsoft Teams

Mio és senzill de configurar:

• Sincronitza totes les aplicacions de xat que fan servir els teus equips creant un Mio Hub
• Els membres de l'equip del vostre Mio Hub poden xatejar immediatament per missatges directes o grups amb membres d'altres plataformes
• S'admeten l'ús compartit de fitxers, els missatges connectats, les reaccions i la possibilitat d'editar i suprimir missatges
• Els nous canals o espais als quals es convida un empleat se sincronitzaran a la plataforma de xat principal que prefereix utilitzar.

Per obtenir més informació sobre la interoperabilitat de la plataforma de xat de Mio, visiteu m.io.

8- Interoperabilitat de vídeo

Les videotrucades entre membres de l'equip són tan essencials com els missatges en col·laboració en equip. 

Però, com les plataformes de missatgeria, sovint trobareu clients o fins i tot altres departaments que no utilitzen la mateixa plataforma de vídeo que vosaltres.

Això vol dir trobar solucions per a reunions quan la gent utilitza Webex, Zoom, Skype i totes les altres plataformes de vídeo que hi ha.

Introduïu Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI és una solució de tercers de Microsoft que resol el problema de la interoperabilitat de vídeo per a vostè i tercers externs mitjançant altres plataformes de col·laboració.

Amb CVI, els membres del vostre equip de tercers poden aprofitar l'experiència d'usuari final nativa de Microsoft Teams per compartir àudio, vídeo i contingut mitjançant solucions d'interoperabilitat certificades i dispositius de vídeo.

Els socis certificats de Microsoft CVI inclouen:

• Servei Poly Real Connect
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway de Verizon
• Integració de vídeo Cisco Webex

Com implementar una interoperació de vídeo al núvol

Hi ha cinc passos per implementar Cloud Video Interop perquè pugueu afegir usuaris que no siguin de Microsoft Teams a una reunió de Teams:

Pla: identifiqueu dispositius de vídeo i seleccioneu un soci certificat de Microsoft CVI adequat per donar suport al dispositiu d'un membre de l'equip col·laboratiu. El membre de l'equip implicat en aquesta reunió d'interoperabilitat de vídeo necessitarà una llicència de Microsoft perquè pugueu programar reunions d'interoperabilitat. Assegureu-vos que tant vosaltres com aquesta altra persona confirmeu els requisits de llicència del soci de CVI abans de seleccionar aquest soci per al desplegament.

Configuració: qualsevol persona que no utilitzi Microsoft Teams necessitarà documents de desplegament dels socis certificats de CVI que hagin escollit. Aquests documents contenen canvis de configuració per a les seves xarxes, així com altres paràmetres que potser cal actualitzar.

Prestació: Rebràs les llicències que el CVI del teu company et proporciona.

Programació: un cop habilitat, podeu programar reunions d'interoperabilitat mitjançant Teams o el complement de reunions d'equips per a Outlook.

Uniu-vos: els membres del vostre equip de tercers ara es poden unir mitjançant el mètode proporcionat pel seu soci CVI certificat de Microsoft.

9 – Consells per unir-se a reunions de Microsoft Teams

Quan us uniu a les reunions de Microsoft Teams, tingueu en compte el següent:

• Podeu unir-vos a una reunió fent clic a la icona de la càmera, omplint el nom de la reunió, fent clic a l'opció Troba ara i afegint persones a la reunió.

• També pots unir-te a una reunió que ja s'ha iniciat fent clic a la mateixa icona de la càmera i fent clic a Entra.
• Silencia el teu àudio amb la icona del micròfon quan no parles o hi hagi molt soroll de fons.
• Comparteix la teva pantalla fent clic a la icona de la pantalla.
• Podeu gravar la vostra pantalla quan feu clic a la icona de les el·lipses i seleccioneu l'opció Inicia la gravació. 

10 – Consells per allotjar reunions de Microsoft Teams

Com afegir membres a les reunions de Microsoft Teams

Hi ha diverses maneres d'afegir persones a una reunió a Microsoft Teams.

Per exemple, si teniu activada la Unió anònima, qualsevol persona pot unir-se a la conferència com a usuari anònim fent clic a la invitació de l'enllaç de la reunió. 

Podeu activar l'enllaç anònim visitant el centre d'administració de Microsoft Teams, fent clic a Reunions > Configuració de la reunió > Participants:

Si voleu més control sobre qui assisteix a les vostres reunions, desactiveu aquest interruptor i envieu invitacions als membres de l'equip individuals.

A més de convidar tots els d'un canal o una conversa a una reunió alhora, també podeu enviar invitacions per correu electrònic i números de telèfon. 

Abans d'una reunió, podeu utilitzar el quadre Convida persones quan inicieu la reunió per cercar persones i convidar a qui vulgueu.

Quan estigueu en una reunió, feu clic a la icona Mostra els participants que controla la vostra reunió per veure qui hi és, qui ha estat convidat i qui encara no hi és.

Per demanar a algú que s'uneixi a una reunió, podeu fer clic a Més opcions (…) i, a continuació, Demana que s'hi uneixi.

També podeu escriure el nom d'una persona al quadre de cerca (si és de la vostra organització) o el seu número de telèfon o adreça electrònica.

Controls a la reunió i què podeu fer amb Microsoft Teams

Com a administrador, podreu utilitzar la configuració de les reunions per controlar molts factors, inclòs si les persones anònimes poden unir-se als equips.

Tu pots:

• Permet l'àudioconferència: amb una llicència d'àudioconferència, les persones podran accedir a les vostres reunions des de més de 90 països diferents. 
• Configureu un vestíbul virtual: tots els assistents que no siguin de la vostra organització apareixeran en un vestíbul virtual de manera predeterminada amb Microsoft Teams. Això us permet triar qui ha de tenir accés a la conversa. 
• Silenciar els assistents: a les reunions grans, podeu fer clic a l'opció Silenciar al perfil d'un assistent per evitar que molestin altres persones del vostre grup. També pots activar-los més tard o silenciar-los a tothom menys a tu mateix. 
• Compartició de pantalla o aplicació: feu clic a la icona de pantalla de la vostra reunió de Microsoft Teams per compartir la vostra pantalla. Si només voleu compartir una finestra o aplicació específica, podeu triar exactament quant voleu compartir. 
• Resolució de problemes de manera interactiva: els equips us indicaran automàticament si detecta algun problema. Per exemple, rebràs una notificació si estàs intentant parlar amb el teu equip quan estiguis silenciat. 
• Accediu a les anàlisis i enregistraments de trucades: fent clic al botó... Més opcions d'Equips us permetrà gravar una reunió, que es pot enviar directament a la vostra safata d'entrada un cop finalitzada la discussió. Microsoft també ofereix una sèrie d'anàlisis per ajudar a resoldre problemes potencials amb les vostres reunions.

11- Ús d'esdeveniments en directe

Els esdeveniments en directe són una característica específica de Teams per a... esdeveniments en directe! Els esdeveniments en directe són similars a les reunions, però us permeten transmetre a una audiència en línia fora dels membres del vostre equip i en temps real.

A més de Microsoft Teams, també podeu organitzar esdeveniments en directe amb Stream i Yammer.

Aquest tipus d'esdeveniments en directe tenen el potencial de substituir les funcionalitats de les emissions de reunions d'Skype, que potser coneixeu.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Tanmateix, afegir 600 integracions és desfer tota la bona feina que hem fet fins ara per millorar la vostra experiència d'usuari a Teams.

En lloc d'això, seleccioneu de les nostres millors integracions de Microsoft Teams que poden millorar l'experiència de l'usuari final de Microsoft Teams.