Моята пивотна таблица не работи - пет възможни решения

Обикновено, пивотните таблици са един от най-надеждните начини за организиране и представяне на Excel данни, но те не са перфектни. От време на време можете да се сблъскате с проблем, при който пивотната таблица не работи правилно. Това може да бъде или таблицата да не представя правилните данни, или да показва грешка. Ето някои от най-често срещаните начини за отстраняване на проблема.

Съдържание

• 1 Решение 1 - Премахнете старите елементи
• 2 Решение 2 - Елемент от пивотния списък не показва правилния резултат
• 3 Решение 3 - Пивотният списък не се актуализира с нови редове
• 4 Решение 4 - Пивотната таблица не работи с външен модел на данни
• 5 Решение 5 - Полеви данни в пивотната таблица празни или неинтуитивни

Решение 1 - Премахнете старите елементи

Ако сте модифицирали пивотната таблица до такава степен, че някои категории са били напълно заменени, може да срещнете "фантоми" на старите данни в падащите списъци и филтри, които могат да се пренесат в пивотната таблица. Има проста настройка, която можете да активирате, за да премахнете това.

Стъпка 1. Щракнете с десния бутон на всяка клетка в пивотната таблица, включително заглавията.

Стъпка 2. Изберете "Опции за пивотна таблица." Ще се появи изскачащ прозорец с опции.

Стъпка 3. Отидете на таба "Данни".

Стъпка 4. За "Брой елементи, които да се запазят в полето" изберете "Никакви".

Стъпка 5. Щракнете на "ОК" и затворете прозореца.

Решение 2 - Елемент от пивотния списък не показва правилния резултат

По подразбиране, пивотната таблица трябва да показва суми на категориите. Обаче, в някои случаи, можете да получите вместо това брой на елементите. Това е сравнително лесно решение.

Стъпка 1. Щракнете с десния бутон на полето, което показва грешния резултат.

Стъпка 2. От контекстното меню изберете функцията, която искате от списъка.

Можете да използвате настройката "Повече опции", за да отидете на разширени опции и да персонализирате функцията, с която искате да изчислите.

Решение 3 - Пивотният списък не се актуализира с нови редове

Понякога, пивотният списък не се актуализира автоматично, когато нови редове бъдат добавени под текущия набор от данни. Обикновено, това идва от фиксирания източник на таблицата, който не взема предвид новите редове.

Стъпка 1. Изберете пивотната таблица (щракнете на всяка клетка вътре в нея) и отидете на таба Анализ на пивотна таблица в основния инструментариум.

Стъпка 2. Щракнете на "Избор на източник на данни" и отидете на "Избор на източник на данни" отново под него.

Стъпка 3. Ще получите изскачащо меню, което съдържа поле "Таблица/Обхват". Можете да щракнете на малката стрелка в полето и да плъзнете над района, който искате да използвате като нов източник, след което натиснете Enter. Алтернативно, заменете стойността на полето, за да включите добавените редове.

Стъпка 4. Натиснете "ОК", и таблицата трябва да се актуализира.

Решение 4 - Пивотната таблица не работи с външен модел на данни

Ако вашата пивотна таблица или набор от данни извлича данни от друг файл, връзката между двата файла може да бъде нарушена, което причинява пивотната таблица да спре да се актуализира.

В този случай обаче, не изглежда да има лесно решение на проблема. В някои случаи, деактивирането на автоматичното запазване на OneDrive и повторното създаване на пивотната таблица може да разреши проблема. В други случаи, просто ръчно опресняване на пивотната таблица актуализира данните.

За да се уверите, че пивотната таблица е актуализирана, можете да я настроите да се опреснява, когато отворите файла.

Стъпка 1. Щракнете с десния бутон на пивотната таблица.

Стъпка 2. Изберете "Опции за пивотна таблица" в долната част на контекстното меню.

Стъпка 3. Отидете на таба "Данни".

Стъпка 4. Проверете полето "Опреснявайте данните при отваряне на файла".

Стъпка 5. Щракнете на "ОК" и затворете изскачащото меню.

Решение 5 - Полеви данни в пивотната таблица празни или неинтуитивни

Има няколко основни причини, поради които поле в пивотната таблица може да липсва правилни данни. Първите две обикновено са сравнително лесни решения:

• Празни клетки: Ако имате празно поле в колона, Excel автоматично ще се опита да преобразува цялата информация от колоната в текстови стойности, което ги прави практически неизползваеми за анализ.
• Текстови стойности: Когато Excel срещне текстови стойности, функцията за автоматично сумиране, която таблицата обикновено изпълнява, ще бъде заменена с функция за брой.

За да поправите тези клетки, вмъкнете числови стойности в колоната. Може да се наложи да изградите отново пивотната таблица, за да може Excel да приложи повторно функцията за автоматично сумиране. Алтернативно, в секцията за полета на пивотната таблица, плъзнете елементите "Брой на X" извън областта "Стойности" и поставете "Сума на X" вместо това.

За групираните стойности, трябва да разгрупирате стойностите и след това да изградите отново пивотната таблица по същия начин, както преди.