Ekipet e Microsoft: Si të organizoni skedarët tuaj

Nëse filtroni dhe organizoni me kujdes skedarët tuaj, do t'i gjeni shpejt dokumentet që po kërkoni. Një avantazh tjetër është se do t'i mbani dosjet tuaja pa rrëmujë.

Nëse keni marrë qindra skedarë përmes Microsoft Teams dhe nuk keni pasur një plan të qartë që në fillim, gjërat mund të duken paksa të çorganizuara tani. Përdoruesit shpesh ndihen të mbingarkuar nga detyra e organizimit të skedarëve të tyre, kështu që ata preferojnë ta shtyjnë atë përsëri dhe përsëri. Në të vërtetë, organizimi i skedarëve tuaj është një detyrë që kërkon shumë kohë, por avantazhet që sjell ia vlen të mundoheni.

Për ta bërë më të lehtë të gjithë procesin për ju, ne krijuam këtë udhëzues. Ne do të ndajmë një sërë këshillash dhe trukesh të dobishme për t'ju ndihmuar të organizoni më mirë skedarët tuaj të MS Teams.

Praktikat më të mira për organizimin e skedarëve tuaj në ekipet e MS

Zgjidhni Shërbimin tuaj kryesor të ruajtjes në renë kompjuterike

Microsoft Teams përdor shërbime të ndryshme ruajtjeje për të ruajtur skedarët dhe dokumentet tuaja. Si parazgjedhje, skedarët tuaj ruhen në OneDrive dhe SharePoint. Skedarët që keni ndarë në grupet e grupeve ruhen në SharePoint. Të gjithë skedarët që shkëmbeni në biseda ruhen në OneDrive.

Por ju gjithashtu mund të shtoni manualisht një shërbim të ruajtjes së cloud me të cilin jeni njohur tashmë.

Sinkronizoni skedarët me OneDrive

Ne sugjerojmë përdorimin e shërbimit të ruajtjes së cloud të Microsoft për të ruajtur skedarët e Teams. Të dy shërbimet janë zhvilluar nga Microsoft dhe nuk ka probleme me integrimin ose përputhshmërinë mes tyre.

Duke sinkronizuar skedarët e Teams me OneDrive, mund t'i qaseni drejtpërdrejt nga File Explorer. Me fjalë të tjera, nuk keni më nevojë të hapni Ekipet për t'i parë ato skedarë.

Krijo dosje specifike

Pavarësisht nga shërbimi i ruajtjes së resë kompjuterike që përdorni për të ruajtur skedarët e ekipeve, është e rëndësishme të krijoni dosje specifike. Pastaj shtoni të gjithë skedarët tuaj në dosjet e duhura. Gjëja më e rëndësishme është të vendosni për një strukturë dhe t'i përmbaheni asaj.

Për shembull, mund të krijoni një dosje individuale për çdo person me të cilin ndërveproni shpesh. Dhe ruani skedarët që keni marrë prej tyre në dosjen përkatëse. Ose mund të përdorni emra përshkrues për skedarët tuaj si Raporte, Kontrata, Detyra, Marketing, Financa, Prezantime, etj.

Ju gjithashtu mund të organizoni dosjet tuaja sipas projektit, klientit, datës, afatit, etj.

Përdorni emra të pastra dhe specifikë të kanaleve

Të gjithë skedarët që lidhen me ekipet ruhen në SharePoint. Sa herë që krijoni një ekip të ri në Microsoft Teams, një sajt i ri i ekipit të SharePoint krijohet automatikisht. Kur krijoni një kanal, SharePoint krijon automatikisht një bibliotekë të re dokumentesh për atë kanal.

Biblioteka është emëruar sipas emrit të kanalit. Pra, sigurohuni që të zgjidhni emra të veçantë kanalesh për të shmangur paqartësitë.

Përdorni filtrat e skedarëve

Microsoft Teams ka një seri filtrash që mund t'i përdorni për të renditur skedarët tuaj në një renditje të caktuar. Për shembull, mund t'i rendisni skedarët sipas rendit kronologjik. Ose mund t'i filtrosh me emrin e personit që i ka modifikuar.

Gozhdoni në krye

Ju gjithashtu mund të vendosni një skedar në krye. Kjo veçori ju lejon të shënoni skedarë që janë ose shumë të rëndësishëm ose urgjentë. Në këtë mënyrë, ju do të dini saktësisht se ku mund ta gjeni atë skedar.

Së pari, duhet të shënoni skedarin dhe më pas të klikoni në  opsionin Pin to top .

Këshilla të shpejta për të organizuar me sukses skedarët tuaj

• Mos i ruani skedarët tuaj në desktop. Një desktop i rrëmujshëm duket konfuz dhe krijon zhurmë vizuale.
• Ruani skedarët tuaj sapo t'i merrni. Mos prisni derisa të merrni skedarë 5o për të filluar organizimin e tyre. Vendosini ato në dosjen e duhur menjëherë pasi t'i keni marrë.
• Përdorni emra të qartë dhe përshkrues për skedarët tuaj. Përdorimi i emrave gjenerikë si "Files", "Documents", "Stuff" nuk ndihmon aspak.

Cilat këshilla dhe truket përdorni për të organizuar skedarët tuaj të Microsoft Teams? Ndani ato në komentet më poshtë.