Si të bëni një listë drop-down në Excel: 2 Metodat më të mira në 2023

Për t'i bërë detyrat e futjes së të dhënave të përsosura dhe të shpejta, duhet të mësoni se si të krijoni një listë rënëse në Excel.

Excel është një softuer i fuqishëm për futjen e të dhënave. Mund ta përdorni për nevoja personale dhe profesionale të futjes së të dhënave si krijimi i listave të furnizimeve të zyrës, krijimi i listave të furnizimeve shtëpiake, krijimi i një inventari për një biznes të vogël ose shtëpi, dhe shumë më tepër.

Në çdo punë të futjes së të dhënave, duhet të shkruani të dhëna të vogla si emrat, adresat, sasitë, vendndodhjet, çmimet, etj. Kur dikush auditon këtë bazë të dhënash, ai mund të dëshirojë të fusë komente si auditimi i audituar, në pritje, gabimi i gjetur, etj.

Nëse ju ose punonjësi juaj filloni ta bëni këtë me dorë, arritja e objektivit do të marrë ditë të tëra. Prandaj, duhet të automatizoni fletën Excel ku kapni të dhëna. Komanda e listës drop-down Excel është automatizimi bazë që mund ta përdorni pa mësuar kodimin e Visual Basic për Excel. Lexoni më tej për të mësuar se si të krijoni një listë në Excel me drop-down.

Çfarë është një listë rënëse në Microsoft Excel?

Si të krijoni një listë drop-down në Excel

Lista rënëse e Excel është një mjet i Validimit të të Dhënave i aplikacionit Excel. Kërkon që ju të zgjidhni një gamë ose listë të dhënash për listën rënëse. Më pas, thjesht aplikoni komandën "Vlerësimi i të dhënave" për listën Drop Down në qelizën e synuar ose intervalin e qelizave për të marrë sugjerime për futjen e të dhënave.

Listat drop-down eliminojnë supozimet nga detyra e futjes së të dhënave. Gjithashtu, do të bëni zero gabime shtypi dhe gabime të tjera kur përdorni veçorinë e listës rënëse të Excel. Është gjithashtu mjeti më i përdorur për automatizimin e futjes së të dhënave në Microsft Excel.

Kur mund të përdorni listat drop-down?

Këtu janë disa skenarë ku mund të aplikoni këtë komandë të Validimit të të Dhënave:

• Jeni duke krijuar një bazë të dhënash në Excel dhe keni nevojë që operatorët e hyrjes së të dhënave të shtypin të dhënat që ju nevojiten, pa mbeturina.
• Ju dëshironi që operatorët e futjes së të dhënave të përdorin vetëm të dhëna të kategorizuara kur futni informacione në një fletë pune në Excel.
• Jeni duke krijuar forma falas online ose offline në Excel dhe dëshironi që përdoruesi të fusë të dhënat e disponueshme vetëm në formular dhe asgjë tjetër.
• Baza juaj e të dhënave përfshin emra të përsëritur, numra telefoni, adresa, etj. Gjithashtu, në varësi të këtyre të dhënave, ju paguani fatura ose fatura. Prandaj, saktësia është shumë kritike për projektin. Në një rast të tillë, duhet të përdorni listat rënëse në Excel.
• Po krijoni një fletë Excel për furnizimet shtëpiake dhe dëshironi që anëtarët e familjes të bëjnë hyrje vetëm nga një listë e lejuar artikujsh.
• Ekipi juaj i futjes së të dhënave pëlqen të përdorë shumë shkurtore të tastierës, dhe për këtë, listat rënëse të Excel ofrojnë komoditet të pakrahasueshëm.
• Jeni duke bërë një bazë të dhënash për furnizime zyre ose kërkesa për blerje dhe dëshironi që punonjësit të krijojnë kërkesa blerjeje vetëm për artikuj shkrimi, pajisje IT ose pajisje shtesë të miratuara paraprakisht.

Si të krijoni një listë drop-down në Excel: Duke përdorur një gamë të dhënash

Ka dy mënyra për të krijuar një listë në Excel me shigjeta rënëse. Njëri përdor një gamë të dhënash të konfiguruar paraprakisht dhe tjetri i shtyp manualisht opsionet. Gjeni më poshtë hapat për menunë rënëse më të automatizuar në Excel:

• Krijo një fletë të re pune në Excel dhe emërtoje bazën e të dhënave .
• Tani, krijoni një kokë kolone në qelizën A1 sipas llojit ose ndonjë emri tjetër që ju pëlqen. Për shembull, unë po i jap listës së menusë rënëse një kokë kolone IT Hardware në këtë tutorial .
• Tani, kopjoni-ngjisni të dhënat nga diku tjetër ose shkruani manualisht për të mbushur qelizat poshtë kokës së kolonës me artikujt që dëshironi në menunë rënëse.
• Unë jam duke shkruar në opsionet e kërkesës për blerje pajisjesh IT si Monitor, Altoparlant, RAM, CPU, Case PC, GPU, PSU, etj.

Deri më tani, ju keni krijuar me sukses bazën e të dhënave nga e cila komanda Excel Data Validation do të shfaqë opsionet ose zgjedhjet e listës rënëse. Tani, le të krijojmë listën aktuale të lëshimit duke ndjekur hapat e përmendur këtu:

• Zgjidhni qelizën ku dëshironi të krijoni një listë rënëse në Excel.
• Tani, klikoni në skedën Të dhëna në menunë e shiritit të Excel .
• Në seksionin e komandës "Mjetet e të dhënave" , klikoni shigjetën rënëse " Vlerësimi i të dhënave ".
• Do të hapet një meny konteksti me disa opsione. Zgjidhni Validimin e të Dhënave .
• Tani, duhet të shihni mjetin e komandës "Vlerifikimi i të dhënave" në fletën e punës ku dëshironi të shtoni një listë rënëse për Excel.
• Ai përmban tre skeda. Këto janë mesazhet hyrëse, cilësimet dhe sinjalizimi i gabimit.
• Klikoni Cilësimet .
• Nën opsionin Kriteret e vlefshmërisë , klikoni listën rënëse poshtë menysë Lejo .
• Zgjidhni Lista nga drop-down.
• Si parazgjedhje, duhet të kontrollohet shenja e listës së lëshimit në qelizë dhe "Injoro bosh" . Nëse jo, kontrolloni ato.
• Klikoni shigjetën lart në fushën Burimi . Kutia e dialogut të Validimit të të Dhënave tani do të minimizohet në një shirit të hollë me një fushë të zbrazët.
• Shkoni te fleta e punës së bazës së të dhënave dhe zgjidhni gamën e qelizave në listën rënëse të Excel.
• Zgjidhni disa qeliza bosh poshtë artikullit të fundit. Do t'ju ndihmojë të zgjeroni listën pa e modifikuar përsëri Burimin.
• Excel do të plotësojë automatikisht të dhënat burimore për listën rënëse. Thjesht duhet të klikoni shigjetën poshtë në shiritin e hollë të Validimit të të Dhënave .
• Tani duhet të shihni përsëri kutinë e dialogut të zgjeruar të Validimit të të Dhënave. Por, këtë herë, do të shihni një gamë të të dhënave burimore në fushën Burimi .
• Thjesht klikoni OK, dhe jeni gati.

urime! Ju keni krijuar listën tuaj të parë rënëse në Excel. Tani, thjesht kopjojeni këtë kudo tjetër ku duhet të shfaqni të njëjtat artikuj kur një punonjës ose ndonjë përdorues tjetër plotëson të dhënat në një fletë të hyrjes së të dhënave.

Ju mund të dëshironi të kyçni fletën e punës së bazës së të dhënave në mënyrë që askush të mos mund të bëjë ndonjë ndryshim në listën e opsioneve në listat rënëse në fletën e punës për futjen e të dhënave. Ndiqni këto hapa të shpejtë për të siguruar artikujt e listës:

• Zgjidhni diapazonin e qelizave që duhet të kyçni.
• Klikoni me të djathtën dhe më pas zgjidhni Formati qelizat .
• Shkoni te skeda Mbrojtja dhe shënoni opsionin e kyçur .
• Klikoni OK për të aplikuar ndryshimet e Formatit të qelizave .
• Tani, shkoni te skeda Rishikimi në shiritin e Excel.
• Zgjidhni ikonën Protect Sheet .
• Në kutinë e dialogut Protect Sheet , futni një fjalëkalim në fushën bosh.
• Rifusni fjalëkalimin dhe Excel do ta bllokojë për mirë fletën e punës.

Tani e tutje, askush nuk mund t'i ndryshojë artikujt e listës së menysë rënëse.

Si të krijoni një listë drop-down në Excel: Përdorimi i artikujve të listës

Nëse dëshironi një meny të shkurtër rënëse, si Po/Jo, Audituar/Jo audituar, Caktuar/Hapur, E plotë/E paplotë etj., mund të përdorni listën manuale në vend të metodës së diapazonit të të dhënave. Kjo kursen kohë. Ja se si mund të krijoni një listë rënëse në Excel duke përdorur artikujt e listës:

• Klikoni një qelizë për të plotësuar një menu drop-down.
• Zgjidhni Validimin e të dhënave nga skeda e të dhënave të menysë së shiritit.
• Në menynë Lejo , klikoni Lista .
• Tani, thjesht shkruani listën e artikujve në fushën Burimi .
• Sigurohuni që të ndani çdo artikull me presje.
• Kliko OK për të aplikuar listën rënëse.

Kjo është metoda më e lehtë dhe më e shpejtë për të krijuar një listë të thjeshtë rënëse në Excel. Megjithatë, metoda e parë është më e besueshme kur do të përdorni me bollëk listat rënëse.

Si të krijoni një listë drop-down në Excel: Duke shfaqur mesazhin hyrës

Një listë bosh drop-down mund të mos u thotë shumë operatorëve të futjes së të dhënave. Ju duhet të shtoni udhëzime specifike, në mënyrë që ata të mos bëjnë asnjë gabim. Ja se si mund të shtoni një mesazh udhëzimi në listat rënëse në Excel:

• Klikoni çdo qelizë që përmban një komandë aktive të Validimit të të Dhënave .
• Tani, shkoni te skeda Të dhënat > Vleresimi i të dhënave > klikoni Vleresimi i të dhënave .
• Brenda kutisë së dialogut Vleresimi i të dhënave , klikoni në skedën "Mesazhi hyrës" .
• Shkruani një tekst të vogël për Titullin dhe më pas një mesazh të detajuar në fushën "Mesazhi hyrës" .
• Kliko OK për të aplikuar ndryshimet.

Tani, sa herë që një përdorues zgjedh një qelizë me një komandë me listën rënëse aktive të Validimit të të Dhënave, ai do të shohë një mesazh se si të mbushet qeliza duke përdorur artikuj nga lista rënëse.

Si të krijoni një listë drop-down në Excel: Shfaqni një alarm gabimi

Nëse dikush bën një gabim gjatë përdorimit të listave rënëse në fletën tuaj të hyrjes së të dhënave në Excel, mund të shfaqni gjithashtu një mesazh gabimi. Kjo do të sigurojë që përdoruesi të ndërmarrë veprime për të zgjidhur gabimin dhe të mos e kapërcejë qelizën. Këtu janë hapat për të aktivizuar shfaqjen e një alarmi gabimi:

• Ndiqni hapat e përmendur më parë derisa të merrni kutinë e dialogut të Validimit të të Dhënave .
• Tani, zgjidhni skedën Error Alert .
• Zgjidhni një stil gabimi nga tre opsione: Ndalo, Paralajmërim dhe Informacion.
• Më pas, shkruani një tekst të shkurtër për titullin e sinjalizimit për gabimin .
• Tani, futni një mesazh të detajuar në fushën e mesazhit të gabimit .

Pune e shkelqyer! Me aktivizimin e shfaqjes së një alarmi gabimi, fleta e punës do të shfaqë një kuti dialogu gabimi nëse dikush shkruan diçka tjetër përveç artikujve të përmendur në listën rënëse në Excel.

Lista Drop-down në Excel: Fjalët e fundit

Tani ju e dini se si të bëni një listë në Excel me drop-down në dy metoda të ndryshme. Mund të provoni mënyra për të krijuar lista zbritëse në Excel dhe për të krijuar formularë të futjes së të dhënave për të ndihmuar punonjësit tuaj.

Ju gjithashtu mund të krijoni një listë intuitive të furnizimeve të shtëpisë për sende ushqimore, pajisje, veshje, shërbime dhe më shumë duke përdorur listat rënëse në Excel.

Mos harroni të komentoni më poshtë nëse dini një mënyrë tjetër interesante për të krijuar një listë rënëse në Excel.

Më tej, mësoni të  zbuloni rreshtat ose kolonat në Excel  dhe disa  shabllone kalendarike Excel për çdo vit .