A keni humbur ndonjëherë një email të rëndësishëm sepse kutia juaj hyrëse ishte plot me mesazhe të mëparshme pa përgjigje? Shumica e njerëzve e kanë përjetuar këtë dhe pothuajse të gjithë e dinë shpërqendrimin e pesëdhjetë emaileve të palexuara që kërkojnë vëmendjen tuaj sapo hapni kutinë tuaj hyrëse në mëngjes.
Sipas studimeve, punëtorët shpenzojnë deri në 28 për qind të javës së tyre duke lexuar dhe duke iu përgjigjur emaileve. Kjo është më shumë se një e katërta e gjithë kohës suaj në punë. Sa më shumë mund të arrini nëse nuk do t'ju duhej të trajtonit një breshëri të vazhdueshme emailesh?
Çfarë është Inbox Zero?
Inbox Zero është një koncept i zhvilluar nga Merlin Mann, një ekspert i produktivitetit. Megjithëse shumica e njerëzve e interpretojnë "zero" në emër për t'iu referuar numrit të emaileve që një person ka, ai fillimisht referonte se sa kohë shpenzojnë njerëzit duke menduar për emailin. Nëse keni zero email, shpenzoni pothuajse zero kohë duke menduar për to.
Ky artikull do t'ju tregojë se si të mbani numrin e emaileve të palexuara në kutinë tuaj hyrëse në një minimum absolut duke përdorur mjetet e disponueshme për ju brenda Gmail, si dhe praktikat që mund të aplikoni në ditën tuaj të punës që do t'ju ndihmojnë të zbutni tufën e emaileve që merrni. gjatë gjithë ditës.
Bazat e menaxhimit të postës elektronike
Hapi i parë për të përmirësuar produktivitetin tuaj të emailit është mbyllja e kutisë suaj hyrëse. Mund të tingëllojë kundërintuitive, por është më mirë t'i jepni vetes periudha të caktuara kohore për të lexuar dhe për t'iu përgjigjur emaileve sesa t'i adresoni ato kur mbërrijnë. Hulumtimet kanë treguar se afatet, të vetë-imponuara ose jo, përmirësojnë efikasitetin dhe zvogëlojnë kohën e shpenzuar për një projekt.
Lini mënjanë pesë minuta në fillim të çdo ore, ose ndoshta njëzet minuta në fillim dhe në fund të ditës, për t'iu përgjigjur emaileve . Fshini çdo email që është qartësisht i padëshiruar . Nëse një email kërkon dy minuta ose më pak për t'u përgjigjur, përgjigjuni fillimisht.
Nëse një email kërkon më shumë kohë për t'u përgjigjur, zhvendoseni atë në një dosje të caktuar posaçërisht.
Përdorimi i Gmail për të arritur në Inbox Zero
Gmail është klienti i emailit më i përdorur në botë, por shumica e njerëzve nuk e kuptojnë se sa e gjithanshme është në të vërtetë platforma. Gmail është plot me mjete dhe opsione të personalizueshme që ju japin një kontroll të jashtëzakonshëm mbi pamjen e tij. Inbox Zero bëhet shumë më i arritshëm kur përfitoni nga këto mjete.
Përdorni yje specialë
Të gjithë e dinë për aftësinë për të "yllëzuar" një email duke klikuar ikonën Ylli – por a e dini se ka 12 yje të ndryshëm që mund të përdoren? Klikoni Cilësimet > Shihni të gjitha cilësimet > Të përgjithshme dhe më pas lëvizni derisa të shihni nënseksionin Yjet .
Ka ngjyra të ndryshme të yjeve, por ka edhe ikona si një pikëçuditëse, një shigjetë e shpejtë përpara, një shenjë kontrolli, një pikëpyetje dhe një shkronja të vogla i. Si parazgjedhje, vetëm ylli kryesor është aktiv, por ju mund të klikoni dhe tërhiqni ndonjë nga ikonat në seksionin Në përdorim për t'i aktivizuar ato.
Vetëm një simbol i vetëm do të shfaqet në Gmail. Klikoni atë disa herë për të kaluar nëpër të gjithë yjet e ndryshëm që keni zgjedhur. Zgjidhni të paktën katër simbole: yllin standard, yllin e kuq, i-në me shkronja të vogla dhe kontrollin e gjelbër.
Vendosni kuti dhe filtra të shumëfishtë në hyrje
Ju mund të jeni tashmë të njohur me disa nga skedat e disponueshme për ju në Gmail: Promocione, Personale, Sociale, etj. Shkoni te Settings > Inbox dhe pranë llojit të Inbox, klikoni në kutinë rënëse dhe zgjidhni Kuti të shumta hyrëse.
Shfaqet një seksion i ri i quajtur Seksione të shumëfishta të kutisë hyrëse. Mund të emërtoni deri në pesë seksione të personalizuara për t'i parë krahas kutisë suaj kryesore hyrëse, megjithëse dy janë plotësuar si parazgjedhje. Një seksion është për emailet me yll, ndërsa tjetri është për draftet. Këto seksione përcaktohen nga pyetjet e tyre të kërkimit, kështu që do t'ju duhet të mësoni se si quhet secili prej yjeve të veçantë në mënyrë që të ndani seksione për ta.
Këta janë emrat e secilit yll:
Fusha e pyetjes së kërkimit njeh operatorë të ndryshëm, kështu që ju mund të përdorni komandat OR/AND për të përfshirë shumë yje brenda të njëjtit seksion. Pranë fushës së pyetjes së kërkimit është fusha e emrit të seksionit . Futni emrin specifik që dëshironi që fusha të quhet këtu.
Për të arritur Inbox Zero, është më mirë të konfiguroni disa seksione specifike:
Ju mund të zgjidhni të krijoni një seksion të pestë sipas nevojave tuaja, por këto katër do të trajtojnë detyrat më themelore.
Arritja në Inbox Zero
Tani që keni ndryshuar cilësimet tuaja të Gmail, është koha për të vënë gjithçka në veprim. Së pari, vendosni filtrat tuaj. Futni sa vijon:
| Pyetja e kërkimit | Emri i seksionit |
| ka: yll i verdhë | Nevojë për Veprim/Përgjigje |
| ka: yll i kuq | Ka nevoj per pergjigje urgjente |
| ka: blu-info | Në pritje të përgjigjes |
| ka: çeqe jeshile | I deleguar |
Kur merrni një email, gjëja e parë që duhet të bëni është të vendosni nëse kërkon një përgjigje apo nëse duhet ta fshini. Nëse emaili është i padëshiruar ose thjesht nuk garanton një përgjigje, fshijeni menjëherë ose arkivoni.
Nëse emaili kërkon një përgjigje dhe do të marrë më pak se dy minuta, përgjigjuni. Nëse ju duhen më shumë se dy minuta, klikoni një herë ikonën Yll . Nëse emaili është urgjent dhe duhet të jetë gjëja tjetër të cilës i përgjigjeni, klikoni dy herë ikonën për ta shënuar me Yll të Kuq.
Pasi t'i përgjigjeni një emaili, nëse jeni duke pritur për një përgjigje, klikoni tre herë ikonën Yll për ta caktuar atë si "Në pritje të përgjigjes". Nëse merrni një email që trajtohet më mirë nga dikush tjetër, përcillni atë te personi i duhur dhe klikoni ikonën Yll katër herë për ta shënuar si "Të deleguar".
Zgjidhni kur dëshironi t'i përgjigjeni emailit tuaj dhe përqendrohuni të punoni vetëm brenda atyre kohërave. Duke i dhënë vetes afate dhe duke caktuar periudha për të trajtuar emailet, ju reduktoni sasinë e kohës që shpenzoni në kutinë tuaj hyrëse në mënyrë që të mund të përqendroheni në detyra më të rëndësishme. Nëse zgjidhni të merreni me të në fillim të orës, përqendrohuni së pari në përgjigjen ndaj çdo emaili urgjent, pastaj trajtoni pjesën tjetër nga atje.
Duke i vënë në praktikë këto metoda, së shpejti mund të arrini kontrollin total të kutisë suaj hyrëse. Nëse tashmë është një rrëmujë, lini mënjanë gjysmë ore në ditë për të renditur emailet që keni tashmë dhe për të përcaktuar nëse ato janë të rëndësishme apo jo. Përgjigjuni atyre që kanë nevojë, fshini ata që nuk kanë nevojë.
Mund të marrë pak kohë, por filtrat , kutitë hyrëse të caktuara dhe mjetet e tjera do t'ju ndihmojnë të arrini Inbox Zero – dhe do të gjeni se cilat teknika ju ndihmojnë më mirë të qëndroni atje.
Google Drive mund të jetë krijuesi falas i kartave të biznesit tuaj kur ju dëshironi. Nuk do t'ju mbyt si mjetet e tjera të dizajnit si Adobe InDesign ose Illustrator, dhe rezultatet mund të jenë po aq të mira.
A e keni pyetur ndonjëherë veten se si instalimi juaj i Google Chrome gjithmonë duket se qëndron i përditësuar dhe i rregulluar më vete. Kjo realizohet nëpërmjet proceseve të integruara të Google Chrome që arrijnë te serverët e Google dhe sigurojnë që shfletuesi juaj të jetë i rregulluar dhe i sigurt.
Sa herë që jeni duke kërkuar për diçka në internet, "Kërkimi me Google" është zakonisht opsioni i parë që zgjidhni. Por, nëse është një vend specifik për të cilin dikur keni kërkuar udhëzimet, historia juaj e kërkimit të Google Maps mund të ndihmojë.
Dikur përdorja Google Toolbar me Firefox dhe Internet Explorer sepse kishte disa veçori të dobishme që i përdorja rregullisht dhe më mbante të lidhur me llogarinë time të Google. Megjithatë, kjo ishte si një dekadë më parë.
Nëse përdorni klientë të zakonshëm të postës elektronike në një mjedis të korporatës si Outlook, ndoshta jeni mësuar të vendosni përgjigjen tuaj jashtë zyrës. A e dini se mund të konfiguroni edhe përgjigjet jashtë zyrës edhe në Gmail.
Mund t'ju duhet të përdorni disa faqe interneti për punë, shkollë ose kërkime. Përpara se ta kuptoni, keni aq shumë skeda të hapura sa nuk mund ta gjeni atë që dëshironi kur ju nevojitet.
Grafikët me shirita mund të jenë jashtëzakonisht të dobishëm kur bëhet fjalë për vizualizimin e të dhënave. Ata mund të shfaqin një grup të dhënash ose të krahasojnë grupe të shumta të dhënash.
Ekziston një zonë në faqen tuaj "Aktiviteti im në Google" që është veçanërisht e dobishme; historia juaj e vendndodhjes. Është i dobishëm sepse, nëse aktivizohet, mban gjurmët e çdo vendndodhjeje që keni vizituar që nga fillimi i përdorimit të llogarisë tuaj Google me një telefon celular.
Google Photos është një opsion i mirë i ruajtjes së resë kompjuterike për fotot tuaja, edhe pse ditët e tij të ruajtjes së pakufizuar kanë mbaruar. 15 GB hapësirë ruajtëse falas në internet që merrni me një llogari Google tani ndahet në disa aplikacione si Gmail dhe Google Drive.
Nëse jeni përdorues i Chrome, siç duhet të jeni, me siguri keni vënë re se Flash është bllokuar si parazgjedhje në shfletues. Google nuk e pëlqen Flash për shkak të të metave të mëdha të sigurisë të natyrshme në Flash dhe për këtë arsye bën gjithçka në fuqinë e tij për t'ju detyruar të mos përdorni Flash.
Google Voice është një shërbim vërtet i dobishëm (dhe falas) i Google që ju lejon të bëni dhe të merrni telefonata pa pasur një telefon fiks ose celular. Një nga veçoritë më të dobishme në Google Voice është veçoria e postës zanore.
Kur përdorni shpesh YouTube, sasia e rekomandimeve dhe njoftimeve që merrni mund të jetë dërrmuese, veçanërisht nëse jeni të abonuar në shumë kanale që ngarkojnë shpesh video të reja. Si parazgjedhje, kur abonoheni në një kanal të ri, do të filloni të merrni njoftime të personalizuara.
Punonjës zyre, mos vuani më --- nuk keni nevojë të kaloni orë të tëra nga koha juaj në një dhomë mbledhjesh të mbytur. Me shërbimet e telefonatave të konferencës si Zoom dhe Skype të disponueshme lehtësisht në platformat celulare dhe desktop, tani është më e lehtë se kurrë të konfigurosh një telefonatë video për punë ose kënaqësi, qoftë një telefonatë me miqtë ose një takim me shefin.
Llogaritë e Google janë pjesë e jetës suaj personale dhe profesionale, veçanërisht me një hyrje të vetme (SSO) që ju ndihmon të identifikoheni në pothuajse çdo platformë ose aplikacion me një klik. Ndonjëherë, mund t'ju duhet të lejoni një mik ose një anëtar të familjes qasje në kompjuterin tuaj.
Arkivimi i email-eve në Gmail ju jep mundësinë të organizoni kutinë tuaj hyrëse pa fshirë temat e vjetra të postës elektronike. Nëse dikush rinovon një temë të vjetër duke dërguar një email të ri, ai do të rishfaqet në kutinë tuaj hyrëse.
Kushdo që përdor "Kalendarin Google" në një kompjuter duhet të mësojë të paktën disa nga shkurtoret e dobishme të tastierës "Kalendari Google". Ne do të kalojmë nëpër shkurtore që ju lejojnë të shikoni, navigoni dhe punoni me kalendarin tuaj në mënyrë më efikase.
Duke përdorur një tabelë në Google Docs, ju mund të strukturoni detajet e dokumentit për t'u ofruar lexuesve një mënyrë më të lehtë për të hyrë dhe kuptuar informacionin që po prezantoni. Në vend që të formatoni listat ose paragrafët, mund t'i futni të dhënat tuaja në një format rrjeti për një pamje të pastër dhe të pastër.
Ndërsa Google Docs nuk është krijuar vërtet për vizatim, ka mundësi për përdoruesit që kërkojnë të shtojnë forma në dokumentet e tyre. Shumica e përdoruesve do të përdorin Google Drawings brenda një dokumenti të Google Docs për ta bërë këtë, por ju gjithashtu mund të futni imazhe, të përdorni tabela bazë dhe të përdorni karaktere speciale për të shtuar forma brenda tekstit.
Google përdor disa teknika për të parandaluar trafikun e panevojshëm nga abuzimi me motorin e tij të kërkimit. Një teknikë që mund të shkaktojë probleme është mesazhi "trafiku i pazakontë" i Google që mund të shihni, për shembull, nëse keni kryer shumë kërkime në një hapësirë të shkurtër kohe.
Gmail është një ofrues i besueshëm email 99% të rasteve, por nuk është pa probleme. Një nga problemet më të mëdha që do të hasni me Gmail është mosmarrja e ndonjë emaili të ri.
A po kërkoni për një mundësi të zbatueshme për pritjen e faqes në internet? Mësoni ndryshimin midis një serveri të dedikuar kundrejt një serveri të përbashkët pritës.
Më pëlqen t'i argëtoj fqinjët e mi duke ndryshuar rrjetin tim Wi-Fi me emra të ndryshëm qesharak. Nëse po kërkoni ide për një emër qesharak Wi-Fi, këtu
Lidhja e thellë është teknika në trend e ridrejtimit të përdoruesit. Mësoni rreth lidhjes së thellë këtu për ta përdorur atë për të rritur trafikun e faqes suaj të internetit ose aplikacionit.
AR është gjëja tjetër e madhe e internetit për argëtim, punë ose biznes. Mësoni renë AR në detaje për t'u bërë një përdorues i informuar.
Gmail është padyshim një nga shërbimet më të mira të postës elektronike të disponueshme sot, duke ofruar një sërë veçorish mbresëlënëse që e bëjnë komunikimin më efikas dhe
Lundrimi në internet shpesh ndihet si një udhëtim në oqeanin e pakufishëm të dijes, me faqet e internetit dhe faqet tuaja të preferuara që shërbejnë si të njohura
Kur krijoni një Fjalëkalim Primar Firefox, ju shtoni një shtresë shtesë sigurie në fjalëkalimet tuaja të ruajtura. Ja se si ta aktivizoni dhe ndryshoni atë.
Modaliteti i fshehtë i Google Chromes është një veçori e dobishme që ju lejon të shfletoni internetin pa u ruajtur historiku juaj i shfletimit. Megjithatë, një pengesë
Shihni sa e lehtë është të ruani dhe ndani rrugët në Google Maps në kompjuterin tuaj dhe në Android. Shikoni këto hapa miqësorë për fillestarët.
Të kesh një emër përdoruesi Discord është thelbësor për disa arsye, pasi shërben si identifikuesi juaj unik në platformë dhe ju mundëson të ndërveproni me të tjerët
