Як запобігти незручним моментам онлайн-зустрічі

Можливість проводити віддалені онлайн-зустрічі вдома може бути дуже зручною. Але це також представляє цілий список можливостей для дуже незручних моментів.

Якщо у вас є діти, домашні тварини, немовлята або навіть вікно позаду вас, яке демонструє вулицю, у вас є всі інгредієнти рецепту катастрофи.

У цій статті ми розглянемо деякі з найпоширеніших проблем, які можуть призвести до незручних онлайн-зустрічей, і як їм запобігти.

Онлайн-зустрічі: що може піти не так?

Один із найвідоміших прикладів саме такого незручного моменту трапився з професором Робертом Келлі, коли він брав у прямому ефірі телевізійне інтерв’ю BBC.

Один із маленьких дітей Келлі увійшов до його офісу під час співбесіди, як і його дитина в ходунках. Нарешті його несамовита дружина вбігає в кімнату, щоб вивести дітей з кімнати.

Це був не тільки незручний момент онлайн-зустрічі, але й момент, який відбувся в прямому ефірі та транслювався по всьому світу для мільйонів глядачів.

Запобігання незручним моментам онлайн-зустрічі

Є способи, якими ви можете налаштувати робоче місце, комп’ютер і саму зустріч, щоб зменшити ймовірність будь-яких нещасних подій.

Якщо ви дотримуєтесь усіх цих вказівок, ви можете бути впевнені, що всі ваші онлайн-зустрічі пройдуть гладко та без «пам’ятних» моментів.

Блокуйте свою камеру, коли вона не використовується

Є багато міркувань безпеки, чому ви повинні тримати свою веб-камеру закритою , якщо вона не використовується. Але крім безпеки, ви також не хочете показувати своє відео на початку онлайн-зустрічі, перш ніж ви будете готові.

Були історії про людей, яких ловили під час зустрічі у ванну, тому що їхня веб-камера була спрямована на відкриті двері ванної кімнати. 

Це може статися з кількох причин.

• Веб-камера вмикається автоматично під час початку зустрічі
• Ви забуваєте, що камера включена під час зустрічі
• Ви думали, що зустріч закінчилася, але камера все ще ввімкнена, поки люди підключені

Найпростіший спосіб запобігти всім цим сценаріям — використовувати по��зунок на веб-камері, якщо він є. Якщо ні, тримайте під рукою скотч, щоб прикривати камеру, коли вона не використовується.

Використовуйте штори на фоні вікон

Windows може бути чудовою для освітлення вашого офісу, але під час онлайн-зустрічі вони можуть спричинити багато проблем.

Існує кілька сценаріїв, які можуть призвести до збентеження з windows, тому давайте розглянемо три основні.

Ви виглядаєте як лиходій

Уявіть, що хтось з’являється на зустрічі, і він виглядає лише тінню в затемненій кімнаті. Яке ваше перше враження про цю людину?

Більшість людей нагадали б безліч фільмів, де лиходій сидить у лігві підземелля, будуючи свій черговий злий план.

Світло, що проходить через вікно, обманює більшість веб-камер і змушує їх автоматично фільтрувати світло, завдяки чому вся кімната виглядає набагато темнішою, ніж вона є насправді.

Найпростіший спосіб вирішити цю проблему — завісити будь-які вікна позаду вас і завжди тримати штори чи штори закритими під час зустрічей.

Домашні тварини люблять вікна

Домашні тварини також люблять вікна, а домашні тварини та онлайн-зустрічі рідко дуже добре поєднуються.

Якщо під час вашої розмови ви помітили, що учасники зустрічі сміються або сміються, озирніться за собою.

Цілком ймовірно, що ваш кіт буде поганим.

Якщо ви готові почати онлайн-зустріч, виведіть усіх своїх домашніх тварин із кімнати, щоб вони не ховалися на підвіконні, готові збентежити вас під час відеоконференції.

Примітка: якщо зачинити двері офісу (і замкнути їх), можна уникнути небажаних домашніх тварин та інших непроханих гостей.

На природі не завжди приємно

Інша проблема з вікнами — це те, що відбувається по той бік цих вікон.

Ви справді хочете, щоб ваші колеги чи інші учасники зустрічі бачили, як ваш сусід косить газон у піжамі? 

Ніколи не знаєш, хто або що пройде повз вікно, тому це ще одна причина переконатися, що на вікні за тобою є штори, і використовувати їх.

Збільште освітлення

Говорячи про освітлення, добре освітлений офіс забезпечує найкраще відео під час веб-конференції. Найкращий спосіб досягти ідеального освітлення — розташувати стіл так, щоб було вікно (з відкритими шторами) або за монітором, до якого ви дивитесь, або збоку. 

Природне світло з вікон збоку діє навпаки, ніж вікно позаду вас. Замість того, щоб змушувати веб-камеру фільтрувати світло, вона проливає природне світло на вас, щоб камера могла його вловити.

Якщо у вашому офісі немає вікна, розташованого правильно, найкращим рішенням буде увімкнути стільки верхніх світильників, скільки у вас є.

А ще краще скористайтеся лампами Philips Hue і встановіть для них найяскравіші налаштування.

Прибирання перед зустрічами

Згідно з дослідженням Мічиганського університету 2018 року , психологи виявили, що люди формують негативну думку про людей лише через стан свого офісу.

Це відкриття не є дивним. Однак прикро, якщо ви наполегливо працювали весь тиждень і просто не встигли прибрати простір навколо себе перед цією онлайн-відеозустрічею.

Просте рішення — запланувати принаймні 15 хвилин у своєму календарі до початку відеозустрічі. Витратьте цей час, збираючи весь безлад за собою. Принаймні очистіть все, що може побачити камера.

Це може не означати, що вся кімната чиста або що ваш робочий стіл все ще не захаращений, але якщо люди, які відвідують нараду, не бачать безладу, вони не знатимуть про це.

О звуки, які ми створюємо

Звук може бути вашим найлютішим ворогом під час відеоконференції. Ваш мікрофон може збентежити вас різними способами. 

Просто забувайте, що ваш мікрофон увімкнено, і виконайте одну з наведених нижче дій.

• Їсть чіпси чи щось інше хрустке та голосне
• Бурмотіння щось негативне про колегу собі під ніс, щоб усі могли почути
• Особиста розмова з вашим чоловіком або іншим членом сім’ї
• Видавати незручні звуки тіла

Усі ці сценарії можуть варіюватися від помірно жартівливих до болісно збентежених. 

Яке рішення? Завжди перевіряйте, чи вимкнено звук на початку зустрічі, якщо вам не потрібно говорити, і уважно стежте за станом мікрофона під час зустрічі. 

Ще краще, налаштуйте параметри програмного забезпечення для відеоконференції так, щоб мікрофон автоматично залишався вимкненим під час початку зустрічі.

У Skype це налаштування можна знайти в меню « Налаштування » в розділі « Аудіо та відео » . Просто переконайтеся, що функцію «Увімкнути звук для вхідних дзвінків » вимкнено.

Більшість основних програм для відеоконференцій мають подібні налаштування для мікрофона.

Інші корисні поради

Дотримуючись усіх наведених вище порад, ви гарантуєте, що ваші відеоконференції пройдуть гладко та без збоїв. 

Є ще кілька порад, які можуть допомогти під час відеодзвінків.

• Спільний доступ до екранів : під час спільного доступу до екрана не натискайте кнопку «Поділитися», поки не побачите правильний екран виділеним. Кожна велика програма для онлайн-конференцій виділяє вибраний вами екран, щоб ви завжди знали, яким екраном збираєтеся поділитися. Показ неправильного екрана може призвести до того, що люди побачать те, що вам не потрібно.
• Незручні сповіщення : немає нічого гіршого, ніж колега надсилає вам особисте повідомлення, поки ви ділитеся своїм екраном під час зустрічі. Вимкніть сповіщення Windows перед кожною відеоконференцією.
• Розташування вікна : поширеною помилкою людей є розміщення вікна чату з обличчями всіх на екрані подалі від веб-камери. Замість цього розмістіть його на тому самому екрані, щоб виглядало, ніби ви дивитеся прямо на людей.
• Віртуальний фон – більшість програм, таких як Zoom і Skype, тепер дозволяють вибрати віртуальний фон. Ви можете вибрати щось із попередніх налаштувань або завантажити власне зображення та використовувати його як фон. Деякі програми також дозволяють розмити фон, тож якщо у вас поганий фон для дзвінка, придбайте віртуальний фон.

Чи були у вас колись незручні моменти під час відеоконференцій? Ми хотіли б почути вашу історію в розділі коментарів нижче.