Як фільтрувати в Google Таблицях

Коли ви працюєте з великими наборами даних, корисно знати, як фільтрувати в Google Таблицях.

Це можна зробити двома способами. Ви можете використовувати перегляди фільтрів у меню Google Таблиць, що дає змогу налаштувати певні способи фільтрації даних у аркуші, які можна використовувати повторно. Більш динамічний метод фільтрації даних у Google Таблицях – це використання функції FILTER.

У цій статті ви дізнаєтеся, як використовувати обидва методи.

Створіть перегляд фільтра в Google Таблицях

У цьому методі ви дізнаєтесь, як застосувати фільтр, який відображатиме лише дані з великого набору даних, які ви хочете переглянути. Цей фільтр приховає всі інші дані. Ви також можете комбінувати параметри фільтрів для більш розширених переглядів фільтрів.

Як створити перегляд фільтра

Як приклад, уявіть, що у вас є набір даних, який включає покупки продуктів, зроблені клієнтами. Дані містять імена, адреси, електронні адреси, номери телефонів тощо.

Для цього прикладу припустімо, що ви хочете бачити лише клієнтів із Playa Vista, Каліфорнія, і лише клієнтів, які мають адресу електронної пошти «.gov». 

1. Щоб створити цей фільтр, виберіть у меню піктограму Створити фільтр . Цей значок виглядає як воронка. 

2. Праворуч від заголовка кожного стовпця з’являться маленькі значки фільтрів. Виберіть цей значок воронки вгорі поля «Адреса клієнта», щоб налаштувати фільтр для цього поля. 

3. Відкриється вікно, де можна налаштувати параметри фільтра. Виберіть стрілку ліворуч від Фільтрувати за значеннями . Виберіть Очистити , щоб скасувати вибір усіх записів у цьому полі. 

Примітка : це важливий крок, оскільки він скидає перегляд із усіх записів до жодного. Це готує Excel до застосування фільтра, який ви збираєтеся створити на наступних кроках.

4. Введіть у поле нижче текст, за яким потрібно відфільтрувати поле. У цьому прикладі ми використаємо «Playa Vista» та виберемо значок пошуку, щоб побачити лише ті записи, які містять цей текст. Виберіть усі записи, які відображаються у списку результатів. Це налаштовує ваш фільтр таким чином, що в електронній таблиці відображатимуться лише вибрані вами елементи.

4. Після того, як ви натиснете кнопку OK , ви побачите дані на аркуші, відфільтровані таким чином, що відображатимуться лише клієнти Playa Vista.

5. Щоб відфільтрувати друге поле, виберіть піктограму фільтра у верхній частині цього поля. Повторіть описаний вище процес, щоб створити фільтр. Очистіть усі записи, введіть текст «gov», щоб відфільтрувати всі адреси електронної пошти, які не містять «gov», виберіть ці записи та натисніть OK .

Тепер ви налаштували свій фільтр так, щоб відображалися лише ті записи в наборі даних, який вас цікавить. Щоб вам не довелося повторювати цей процес кожного разу, коли ви відкриваєте електронну таблицю, настав час зберегти фільтр.

Збереження та перегляд фільтрів

Завершивши налаштування фільтра, ви можете зберегти його як перегляд фільтра, який можна ввімкнути будь-коли.

Щоб зберегти перегляд фільтра, просто виберіть стрілку спадного меню поруч із піктограмою фільтра та виберіть Зберегти як перегляд фільтра . 

Ви побачите відкрите темно-сіре поле у ​​верхній частині електронної таблиці. Це покаже вам вибраний діапазон, до якого застосовується фільтр, і назву поля. Просто виберіть поле поруч із « Назва» та введіть ім’я, яке ви хочете застосувати до цього фільтра. 

Просто введіть назву та натисніть Enter .

Ви помітите, що праворуч від сірої панелі є значок шестірні. Виберіть цей значок, щоб переглянути параметри фільтра. 

Доступні варіанти:

• Перейменуйте фільтр
• Оновіть діапазон, до якого застосовується фільтр
• Скопіюйте фільтр, щоб оновити його, не впливаючи на оригінальний фільтр
• Видаліть фільтр 

Ви можете будь-коли вимкнути ввімкнений фільтр, просто вибравши піктограму фільтра знову.

Зауважте, що коли будь-який фільтр увімкнено, значок фільтра стане зеленим. Коли ви вимкнете фільтри, цей значок знову стане чорним. Це швидкий спосіб переглянути весь набір даних або чи якийсь фільтр видалив дані з поточного перегляду.

Пізніше, якщо ви захочете знову ввімкнути будь-який зі створених вами фільтрів, просто виберіть стрілку спадного меню поруч із піктограмою фільтра. Ви побачите, що в меню з’являться збережені фільтри. Просто виберіть цей фільтр, щоб увімкнути його будь-коли.

Це знову відфільтрує перегляд за допомогою налаштованих параметрів фільтра.

Використання функції FILTER

Ще один варіант фільтрування в Google Таблицях – це використання функції FILTER.

Функція FILTER дозволяє фільтрувати набір даних на основі будь-якої кількості вибраних умов. 

Давайте розглянемо використання функції FILTER на тому ж прикладі Customer Purchases, що й у попередньому розділі.

Синтаксис функції FILTER такий:

FILTER(діапазон; умова1; [умова2; …])

Необхідні лише діапазон і одна умова для фільтрації. Ви можете додати скільки завгодно додаткових умов, але вони не є обов’язковими.

Параметри функції FILTER такі:

• діапазон : діапазон клітинок , які потрібно відфільтрувати
• умова1 : стовпець або рядки, які ви хочете використовувати для фільтрації результатів 
• conditionX : інші стовпці або рядки, які ви також хотіли б використовувати для фільтрації результатів

Майте на увазі, що діапазон, який ви використовуєте для своїх умов, повинен мати таку ж кількість рядків, як і весь діапазон.

Наприклад, якщо ви хочете створити той самий фільтр, що й у першій частині цієї статті, скористайтеся такою функцією FILTER .

=ФІЛЬТР(F1:J20;ПОШУК(“Playa Vista”;H1:H20);ПОШУК(“gov”;I1:I20))

Це захоплює рядки та стовпці з вихідної таблиці даних (F1:J20), а потім використовує вбудовану функцію ПОШУК для пошуку в стовпцях адреси та електронної пошти текстових сегментів, які нас цікавлять.

Функція ПОШУК потрібна, лише якщо ви хочете шукати сегмент тексту. Якщо вас більше цікавить точна відповідність, ви можете просто використати це як оператор умови:

I1:I20=” [email protected] ”

Ви також можете використовувати інші умовні оператори, наприклад > або < if="" you="" want="" to="" filter="" values="" larger="" than="" or="" less= "" than="" a="" fixed="">

Після натискання клавіші Enter ви побачите результати функції FILTER у вигляді таблиці результатів.

Як бачите, повертаються лише стовпці в діапазоні, який ви вибрали в першому параметрі функції. Тому важливо розмістити функцію FILTER у комірці, де є місце (достатньо стовпців) для відображення всіх результатів.

Використання фільтрів у Google Таблицях

Фільтри в Google Таблицях – це дуже потужний спосіб переглядати дуже великі набори даних у Google Таблицях. Функція FILTER дає вам можливість зберігати вихідний набір даних на місці, але виводити результати в іншому місці.

Вбудована функція фільтра в Google Таблицях дозволяє змінювати подання активного набору даних будь-яким способом, який вам цікавий у будь-який момент. Ви можете зберігати, активувати, дезактивувати або видаляти фільтри як завгодно.

У вас є якісь цікаві поради щодо використання фільтрів у Google Таблицях? Поділіться ними в розділі коментарів нижче.