Як створювати та використовувати паперові шаблони Dropbox

Dropbox може не мати блиску Microsoft Office або Google Drive. Але ви можете перетворити його на спритне робоче місце в хмарах. Терабайти пам’яті захищають ваші файли, але що, якщо вам потрібен документ, щоб зв’язати все разом? 

Dropbox Paper — це інструмент для спільної роботи над документами, який може допомогти вам створити повну базу знань. Шаблони — додаткова допомога, яка допоможе розпочати роботу.

Шаблони Dropbox Paper, як і всі шаблони, є готовими будівельними блоками, які економлять час. Ви також можете перетворити будь-який документ на шаблон одним клацанням миші. Отже, давайте вивчимо обидва процеси та оцінимо, наскільки легко це зробив Dropbox.

Як вибрати попередньо розроблені паперові шаблони в Dropbox

У Dropbox є хороший вибір попередньо розроблених шаблонів. Ці шаблони підходять для галузей промисловості та їхніх повсякденних вимог. Деякі шаблони, як-от шаблони нотаток зустрічі, є універсальними та стандартними для будь-якої колекції шаблонів. Ви можете вибрати шаблон і додати власний вміст або навіть налаштувати дизайн відповідно до своїх потреб.

Ось як почати документ із шаблоном.

1. Відкрийте Dropbox Paper .

2. На головному екрані перейдіть праворуч і замість того, щоб клацати « Створити новий документ », виберіть « Створити за допомогою шаблонів » .

3. Відкриється спадне вікно з вибором трьох стандартних шаблонів (мозковий штурм, нотатка зустрічі, план проекту). Ви можете використовувати будь-який із шаблонів, одним клацанням миші на ескізах і запуску документа.

4. У вікні шаблону відображаються всі шаблони. Клацніть стрілку спадного меню поруч із пунктом Усі , і ви зможете відфільтрувати шаблони, якими володієте ви, або ті, якими з вами поділилися ваші співавтори. Будь-які створені вами шаблони також відображатимуться тут.

5. Як і всі шаблони, цей документ є просто схемою. Ви можете налаштувати його відповідно до своїх потреб, змінивши будь-які поля, заголовки або текст покажчика місця заповнення. Закінчивши документ, перемістіть його у визначену папку.

У Dropbox також є бібліотека паперових шаблонів із добре класифікованим набором інших шаблонів. Перейдіть до потрібного, переглянувши категорії. Клацніть мініатюру потрібного шаблону та виберіть « Використати шаблон , щоб почати документ».

Як створити власний шаблон із чистого документа

Будь-який пустий документ можна перетворити на шаблон. Створіть документ і відформатуйте його за допомогою інструментів, які надає Dropbox.

Форматування шаблону Dropbox Paper відбувається так само, як форматування документа. Ви можете додавати таблиці, часові шкали, медіафайли, блоки коду тощо до свого шаблону. Ви навіть можете додати текст-заповнювач, який може діяти як мітки для опису того, що хтось інший може заповнити в полях або прогалинах. Пам’ятайте, що Dropbox автоматично зберігає всі зміни.

Потім просто відкрийте меню « Більше » (три горизонтальні крапки) у верхньому правому куті та клацніть « Шаблон » у спадному меню. 

Шаблон буде створено, і у верхній частині сторінки з’явиться заголовок « Шаблон редагування ». Після створення шаблону будь-які зміни, які ви вносите в нього, не вплинуть на вихідний документ. 

Ви навіть можете додати текст-заповнювач , вибравши текст, клацнувши піктограму тексту в меню форматування.

Порада: Ви також можете розглянути документ To-Do і перетворити його на шаблон. Справа прихована, доки ви не натиснете кнопку « Показати справи » у верхньому правому куті. Коли ви відкриєте його, ви зможете працювати над ним як із звичайним документом і навіть зробити його частиною іншого документа. Але щоб зробити його кориснішим, внесіть у нього будь-які зміни та перетворіть на шаблон.

Наприклад, ви можете перетворити його на контрольний список, який можна використовувати для перегляду документа або проекту. Звичайно, ви також можете використовувати шаблон контрольного списку команди в бібліотеці.

Редагування паперових шаблонів Dropbox

Ви можете редагувати лише створені вами шаблони. Якщо ви хочете редагувати спільний шаблон, створений кимось іншим, створіть документ із цього шаблону. Далі створіть шаблон , щоб створити власну копію.

Але що робити, якщо жоден із вбудованих шаблонів не відповідає вашим потребам? Dropbox Paper дозволяє легко створювати шаблони лише кількома клацаннями.

Спільне використання паперового шаблону Dropbox

Спільний доступ до шаблону допомагає кожному члену команди почати з однієї основи. Наведіть вказівник миші на шаблон, який ви хочете використати, і клацніть значок редагування (схожий на олівець). Натисніть Поділитися .

Ви також можете запросити співавторів працювати над новим шаблоном разом з вами. Робочий процес такий самий, як і для будь-якого спільного документа до створення його шаблону.

Створюйте паперові шаблони Dropbox із мобільного додатку

Ви не повинні бути прив'язані до робочого столу. Використовуйте спеціальну мобільну програму Dropbox Paper, щоб створювати документи та керувати ними в дорозі. Процес такий же.

1. Відкрийте Dropbox Paper на iOS або Android .

2. На екрані « Огляд » клацніть знак «плюс» угорі та виберіть шаблон зі списку, який з’явиться на екрані.

У мобільному додатку все ще є деякі обмеження. Ви поки що не можете отримати доступ до бібліотеки шаблонів. Крім того, відсутній метод «шаблонування» документа. Сподіваємось, Dropbox включить його в наступні ітерації програми.

Dropbox — це більше, ніж хмарне сховище

Dropbox є улюбленим місцем у хмарах. Заощаджуйте час і зусилля за допомогою цих порад, щоб ефективніше використовувати Dropbox . Витончена елегантність Dropbox Paper доводить, що він перетворюється на повноцінний набір продуктів. Написання документів або спільна робота над файлами – це лише один із способів використовувати наявний у вас простір.