Перехід на безпаперовий режим сьогодні є чудовим кроком для багатьох офісів. Це не тільки екологічно чистий вибір для вашого бізнесу, але й чудовий крок для організації та догляду за певними документами в офісі. Ось кілька наших найкращих порад щодо переходу на безпаперовий режим.
Зміст
1. Повільно
Одна з найгірших речей, яку ви можете зробити тут, — це завершити передачу занадто швидко. Це має бути максимально повільним і методичним . Якщо ви будете занадто швидкі, є ризик, що щось може легко загубитися. Вам потрібно робити це повільно, щоб бути впевненим, що все було належним чином враховано.
Ви можете вирішити керувати відділами конверсії за відділами або будь-яким іншим способом, який вважаєте за потрібне. Однак, якщо ви вирішите це зробити, переконайтеся, що жоден документ не залишився позаду. Вам потрібно переконатися, що все конвертовано в безпаперовий формат. Це може бути неймовірно тривіально, а може бути одним із найважливіших файлів у вашому офісі. Усі вони заслуговують однакової турботи та уваги під час переходу на безпаперову систему.
2. Підготуйте відповідне програмне забезпечення
Перш ніж почати перетворення, вам потрібно переконатися, що у вас є правильне програмне забезпечення. Вибравши щось на кшталт програмного забезпечення CAFM , ви отримаєте все необхідне для безперебійного перетворення паперової копії в цифрову.
Це не так просто, як просто внести зміни, щоб стати безпаперовим. Вам потрібно переконатися, що у вас є відповідна інфраструктура, щоб замінити деякі процеси, які ви могли раніше виконувати на папері. Переконайтеся, що це програмне забезпечення є інтуїтивно зрозумілим і простим у використанні, і будьте готові навчити своїх співробітників цьому, щоб допомогти переміщенню пройти гладко.
3. Вирішіть, що архівувати
Те, що ви переходите на безпаперовий режим, не обов’язково означає, що ви збираєтеся знищити всі документи , які переходять на нову систему. Хоча ви будете оцифровувати багато з них, є деякі, які ви можете також зберегти в паперових копіях. Прикладами можуть бути важливі контракти або інші подібні документи.
При цьому важливо, щоб вони були належним чином заархівовані та збережені. Якщо ви вирішите знищити документ замість цього, переконайтеся, що ви робите це правильно, особливо якщо файл містить будь-яку конфіденційну інформацію.
Вибір переходу на безпаперовий офіс — це чудовий крок, але він вимагає багато уваги та планування. Витратьте час, щоб знайти правильний шлях і ритм для вашого бізнесу в цій справі, особливо якщо ви збираєтеся працювати як зазвичай, поки відбувається перетворення. Після великої наполегливої роботи ви незабаром закінчите і будете готові розпочати цю нову безпаперову главу в історії вашої компанії.
Від нашої розумної побутової техніки до мобільних додатків, незалежно від того, куди ми вступаємо, ШІ буквально навколо нас. Ось короткий список найновіших програм штучного інтелекту, які вам обов’язково потрібно мати на своєму смартфоні.
Шукаєте ідеальний трекер підписників Instagram для Android та iPhone? Ознайомтеся з цим списком, щоб знайти найкращі інструменти для вимірювання того, хто відписався від вас, заблокував вас, виміряти кількість підписників тощо.
Ознайомтеся з найкращими чохлами для iPad 10-го покоління в різних цінових діапазонах і чохлах із найкращими функціями, які вам потрібні.
Gmail завжди був нашим улюбленим місцем електронної пошти. Тож ось 9 корисних розширень Gmail, які підвищать вашу продуктивність і зроблять користування Gmail веселішим, ніж будь-коли!
Ви готові до цього Всесвітнього дня здоров’я? У нас є кілька порад, як покращити ваше здоров’я за допомогою телефону. Прочитайте та дізнайтеся більше про основні програми, які потрібно завантажити для кращого здоров’я.
Викривач Facebook Хауген заявив, що Цукерберг має піти з посади генерального директора. Щоб дізнатися більше про це, прочитайте цю статтю.
Вам знадобляться фінансові плани, які допоможуть вам відслідковувати все. Навчіться керувати своїми бізнес-витратами.
Дуже важливо застосовувати відеорекламу у своїй маркетинговій кампанії. Ми пояснимо процес маркетингу відеореклами.
Doordash, 3M і HP намагаються знімати фільми в цю епоху. Чому вони так роблять? Перегляньте цю статтю, щоб дізнатися більше про це.
Може бути гарною ідеєю постійно шукати способи покращити взаємодію Співробітників у робочий час.
