Виконайте ці кроки, щоб краще керувати своїми цифровими активами

Коли справа доходить до ведення бізнесу, ви незабаром виявите, що багато аспектів потребують особливої ​​уваги та аналізу. Управління цифровими активами відноситься до процесу організації цифрового майна компанії. Це включає логотип, зображення, технічні документи, тематичні дослідження та кілька інших типів вмісту. Оскільки вони є цінними для бізнесу, дуже важливо зберігати та контролювати їх. Ось чому ми збираємося познайомити вас з кількома дивовижними порадами щодо управління цифровими активами.

Зміст

• 1 1. Створіть бібліотеку
• 2 2. Тримайте безпеку на першому місці в контрольному списку
• 3 3. Зробіть навігацію легкою
• 4 4. Використовуйте шаблони, схвалені компанією
• 5 5. Позбавтеся від старого вмісту
• 6 6. Проконсультуйтеся зі своєю командою
• 7 7. Головне – обслуговування

1. Створіть бібліотеку

Знайти важливі файли може бути важко, якщо у вас немає централізованої папки, в якій зберігаються всі необхідні дані. Крім того, це також підвищує ймовірність неправильного розміщення документів, які містять важливу інформацію. Отже, бренди повинні створити бібліотеку і тримати все в одному місці. Однак, якщо ви хочете зробити процес ще більш спрощеним, краще використовувати мантру «менше — більше». Таким чином, ви можете надати обмежений доступ до даних різним співробітникам.

2. Тримайте безпеку на першому місці в контрольному списку

Будь то візитна картка чи PDF-файл компанії, кожен цифровий актив однаково цінний. Тому дуже важливо їх захистити. Переконайтеся, що ви витрачаєте достатньо часу на надання захищеного паролем доступу до ваших файлів і папок. Крім того, регулярно змінюйте паролі. Це гарантує, що колишні співробітники не мають сліду інформації про вашу компанію.

3. Зробіть навігацію легкою

Найчастіше працівникам доводиться витрачати багато часу на переміщення сотень файлів і папок, щоб знайти одне зображення. Тому, щоб уникнути плутанини, переконайтеся, що ви керуєте вмістом і сортуєте його найпростіше.

Без конкретної системи управління цифровими активами конфіденційні дані вашої компанії можуть бути під загрозою. Тому важливо стежити за працівниками, які мають доступ до файлів. Якщо ви хочете керувати активами свого бренду , то найкращий спосіб зробити це – інвестувати в програмне забезпечення, яке значно полегшує навігацію в цьому процесі. Ви побачите, що в Інтернеті є надійні варіанти, які ви повинні розглянути.

Це включає додавання дат, тегів, ключових слів і створення оптимальної ієрархії папок, що полегшує персоналізацію вмісту. Пізніше цим можуть скористатися й інші члени команди.

4. Використовуйте шаблони, схвалені компанією

Будь то презентація PowerPoint чи документ Word, кожна компанія чи компанія має сувору структуру, якої потрібно дотримуватися. Найкраще в цих структурах те, що вони попередньо побудовані, і тому вашим співробітникам не доведеться знову і знову їх переробляти. Це також утримує їх від скоєння серйозних помилок.

Незважаючи на те, що шаблон схвалений компанією, завжди є місце, щоб додати трохи повороту та персоналізувати презентації чи документи.

5. Позбавтеся від старого вмісту

Важливо оновлювати поточні активи та тримати їх у доступності. Однак багато компаній не відчувають потреби позбавлятися від застарілої інформації. Вони перевантажують системи, що в кінцевому підсумку позначається на продуктивності їхніх співробітників.

Основна мета системи управління цифровими активами — допомогти вашій команді швидко знайти дані . Але коли система перевантажена небажаними даними, це може виявитися величезним бар’єром, коли справа доходить до виконання термінів і виконання завдань. Крім того, він також займає багато місця, що ще більше сповільнює ефективність пошуку.

6. Проконсультуйтеся зі своєю командою

Перш ніж запускати систему DAM для вашої організації, краще поговорити про неї зі своїми співробітниками. Це прояснить їхні сумніви, і вони матимуть краще уявлення про те, як це працює. Крім того, ознайомтеся з будь-якими інструкціями, які спонукатимуть їх працювати розумно під час використання спільних папок. Розкажіть їм, хто може отримати доступ до різних файлів і папок, щоб уникнути плутанини.

7. Технічне обслуговування – це ключ

Після того, як ваша система управління цифровими активами налаштована на роботу, вам потрібно підтримувати її. Це допомагає виявити незначні проблеми і не дає їм перетворитися на величезний безлад. Оскільки цифрові активи ніколи не припинятимуть рости, ми також радимо залишатися в курсі технологій та можливих загроз.

Система управління цифровими активами допомагає організаціям контролювати важливі дані в режимі реального часу. Це дає змогу надавати правильний контент потрібним людям. Крім того, співробітники можуть легко відстежувати та перевіряти, чи працює система ефективно. Якщо ви думаєте інтегрувати його у свою організацію, скористайтеся наведеними вище кроками.