Hur man skickar massmeddelanden med Mail Merge i Microsoft Word

Koppla brev är en funktion i Microsoft Office. Det gör det möjligt för användare att skicka massmeddelanden. Du kan skriva ett meddelande med Microsoft Office och sedan skicka det till många personer samtidigt.

Mail merge slipper du behöva skicka separata e-postmeddelanden för varje kontakt genom att använda Microsoft Outlook för att skicka mass-e-post. Det kan låta komplicerat, men när du väl vet hur man använder sammanslagning är det ganska enkelt.

För- och nackdelar med att använda Mail Merge för Word

Även om det är en användbar funktion överlag, finns det flera nackdelar när du använder Word-e-postsammanslagningen.

Det är tillrådligt att du kommer åt vilka e-postmeddelanden du kommer att kunna slå samman utan förlust i kvalitet och information, och som bör skräddarsys för antingen privat eller affärskorrespondens.

Fördelar

– Snabbare
– Lättare kvarhållning av leads
– Skicka mer data
– Bättre spårning

Nackdelar

– Mindre
anpassning – Icke-adaptiv formatering
– Ökad risk för felsändning

Du kommer att få MS Word i vilken MS Office-svit som helst. Du kan köpa ett aktiveringskort för från Amazon och få det skickat med post. Koden kommer att fungera för både Windows- och MacOS-användare.

Steg 1: Skriv e-postmeddelandet

Du kan skriva ditt meddelande i Microsoft Word. Microsoft Word är en del av Microsoft Office. Följ nu dessa steg för att skicka ett mass-e-postmeddelande.

1. Öppna Microsoft Word från skrivbordet. Du kan också öppna Microsoft Office från programmenyn. Välj nu Microsoft Word från Microsoft Office-programlistan.

2. Klicka på Arkiv nu klicka på Starta sammanfogning av brev.

3. Från de angivna alternativen, välj E-postmeddelande.

4. Microsoft Word kommer att ge dig e-postgränssnitt. Dokumentet kommer inte att ha några marginaler, till skillnad från ett vanligt dokument.

5. Följ det vanliga e-postformatet. Skriv in öppningshälsningarna och brödtexten i ditt e-postmeddelande.

6. Du kan även inkludera din e-postsignatur. För detta ändamål måste du kopiera din e-postsignatur från Microsoft Outlook.

7. Mail Merge låter dig också lägga till personligt innehåll i din e-post.

Steg 2: Skapa en mottagarlista

Därefter vill du sätta ihop din mottagarlista för din e-post. Du kan spara din lista som ett Microsoft Word-dokument eller göra den till en Microsoft Excel-fil. Alla Windows-stödda dokumentframställningsprogram fungerar.

Du kan också använda guiden Koppla dokument för att skapa en mottagarlista. Följ nu dessa enkla steg för att lägga till dina mottagare:

1. Klicka på knappen Mottagare på fliken Koppla dokument.

2. Klicka nu på Skriv en ny lista. Du kan också lägga till din befintliga mottagarlista.

3. I mottagarlistans fönster kan du lägga till relevant information. Som företagsnamn och adress.

4. Använd knappen Anpassa Du kan exkludera oönskade fält. Funktionen Byt namn är också tillgänglig. Spara dina ändringar i adresslistan. Din nyskapade adresslista hamnar i katalogen Mina dataresurser med . mdb

5. Klicka på Ok för att spara ditt arbete.

Steg 3: Slutför brevkopplingen

Nu när du har sammanställt ditt e-postmeddelande och din mottagarlista klar, följ dessa steg för att slutföra brevkopplingen.

1. Välj alternativet Mail Merge Field för att se rullgardinsmenyn. Välj de obligatoriska fälten i listan.

2. Nu kommer du att se en lista med fältkoder på din skärm. De kommer att se ut så här <> . Misshandla inte dessa fält.

3. Du kan se den faktiska e-posttexten i

4. Välj alternativet Slutför och sammanfoga på e-postfliken. Nu är din e-post redo att skickas.

5. Klicka på Ok i den sista dialogrutan för att slutföra sammanslagningen.

Så enkelt är det. Du är redo att skicka ut ett e-postmeddelande till en stor grupp mottagare. Du kommer att kunna se dina e-postmeddelanden när som helst.