Ska du ta examen? Så här sparar du dina Office 365 skolkontofiler

Så här sparar du dina filer från ett Office 365-konto som tillhandahålls av skolan:

Använd OneDrive och File Explorer på en PC för att kopiera dina skolfiler till ditt personliga OneDrive-konto.

Använd OneNote.com för att spara kopior av alla OneNote Class Notebooks till ditt personliga OneDrive-konto.

Logga in på din personliga Outlook.com och klicka på Inställningar > E-post > Synkronisera för att importera din skolmail.

Det närmar sig examenstiden, vilket innebär att många elever snart kommer att förlora åtkomsten till sina Office 365-konton som tillhandahålls av skolan. Om du för närvarande använder Office 365 på din skola bör du överväga hur du ska ladda ner dina filer till ett personligt konto. Microsoft har tillhandahållit en handlingsplan för dig i sin nyligen publicerade guide "Ta dina filer med dig när du tar examen".

Filer

Du kommer att ha lagrat dina skolfiler i OneDrive-molnlagringen som följer med din pedagogiska Office 365. Det enklaste sättet att hålla dessa tillgängliga i molnet är att flytta dem alla till ett personligt OneDrive-konto.

Kom igång genom att se till att alla dina skolfiler har synkroniserats med din PC. I systemfältet representerar den vita OneDrive-ikonen ditt personliga konto, medan den blå är ditt skolkonto för Office 365. Om du ser blå synkroniseringspilar kan filer fortfarande laddas ner från molnet.

Om du inte har lagt till din skola OneDrive till din PC (du ser inte den blå ikonen), högerklicka på den vita och välj "Inställningar". Byt till fliken "Konto" i popup-fönstret som visas. Tryck på knappen "Lägg till ett konto" och ange inloggningsuppgifterna för din skola Office 365. Du kommer att tillfrågas vilka mappar du vill synkronisera; se till att välja dem alla om du vill behålla allt på ditt konto. Vänta nu tills synkroniseringsprocessen har avslutats, när de blå pilarna försvinner från OneDrive-ikonen.

Med alla dina skolfiler tillgängliga på din PC är det dags att flytta dem till din personliga OneDrive. Dubbelklicka på den personliga (vita) OneDrive-ikonen för att öppna din OneDrive-mapp. Skapa en ny mapp och döp den till "Skolfiler" eller ett valfritt namn.

Dubbelklicka sedan på din skola (blå) OneDrive-ikon för att öppna innehållet i din skolas OneDrive. Härifrån, kopiera och klistra in (Ctrl+C och sedan Ctrl+V) filerna till ditt personliga konto. Du måste vänta medan filerna laddas upp till din egen OneDrive; igen, när synkpilarna försvinner från OneDrive-ikonen är allt klart.

Det är allt som behövs. Naturligtvis kan du också kopiera dina filer till vilken annan destination som helst på din PC – du behöver inte använda OneDrive. Men att hålla dem i molnet säkerställer att de fortfarande är tillgängliga från alla dina enheter. Logga in på OneDrive på varje dator eller telefon du använder för att se dina filer.

E-post

Du kan också ha e-postmeddelanden från skolan som du vill behålla kopior av. Det enklaste sättet att behålla dessa är att importera dem alla till ditt eget e-postkonto.

Logga in på Outlook.com på webben. Klicka på kuggikonen Inställningar uppe till höger och klicka sedan på länken "Visa alla Outlook-inställningar" längst ned i rutan.

I det här popup-fönstret klickar du på knappen "Synkronisera e-post" i navigeringsfältet. Klicka på "Andra e-postkonton" under "Anslutna konton" och ange informationen för ditt skolkonto. Ge kontot visningsnamnet "Skola" och ange din skola Office 365-e-postadress och lösenord.

Du kan välja om du vill importera dina e-postmeddelanden från skolan direkt till din inkorg eller att behålla dem i en ny undermapp. Valet är ditt, även om vi rekommenderar att du håller fast vid standardinställningen och skapar en ny mapp – detta kommer att hålla din skola e-post separerad från dina personliga meddelanden.

Tryck på "OK"-knappen för att starta importprocessen.

OneNote-anteckningsböcker

Slutligen måste du kopiera alla OneNote-anteckningsböcker separat till dina vanliga filer. OneDrive-synkroniseringsklienten laddar inte automatiskt ned OneNote-anteckningsböcker, så du måste använda OneNote-webbappen.

Logga in på onenote.com med din skolmail. När OneNote-gränssnittet laddas hittar du den anteckningsbok du vill spara med hjälp av flikarna längst upp i menyn. Högerklicka på den anteckningsbok du vill använda och tryck på "Spara en kopia".

I dialogrutan som visas klickar du på "Spara till ett Microsoft-konto" och anger dina personliga kontouppgifter. Anteckningsboken kommer sedan att kopieras till din personliga OneDrive – den bör dyka upp i OneNote nästa gång du loggar in med ditt eget konto.

Du kan också ladda ner anteckningsböcker direkt från OneDrive med OneDrive.com – navigera till mappen som innehåller anteckningsboken, klicka på den och ta bort den.

Att migrera bort från din skolmail är inte alltför komplicerat, förutsatt att du har en plan för att hantera det. Om du fastnar vid något tillfälle kan det vara bra att konsultera Microsofts egen vägledning för examen . Alternativt kan du kontakta din skolas Office 365-administrationsteam, som bör kunna hjälpa dig att arkivera dina data – inklusive alla filer som skapats på skolans SharePoint-webbplatser som du kanske vill behålla.